ある PDF ツールから別の PDF ツールに切り替えることは、サブスクリプションをキャンセルして新しいツールにサインアップするだけではありません。古いツールで保存、整理、タグ付け、注釈付け、または保護したすべての PDF は、その構造とメタデータをそのままにして新しい環境に移行する必要があります。急いで移行すると、メタデータが削除され、組織が壊れ、注釈が失われた状態で、数千のファイルがフラット フォルダーにダンプされます。古いツールの組織層に費やした時間は蒸発します。
移行は 1 回限りの費用です。やり方を間違えると、永続的なクリーンアップ作業が発生します。
PDF ワークフロー 全体をあるプラットフォームから別のプラットフォームに移行するには、古いツールからのエクスポートを計画し、その構成機能を新しいツールの同等の機能にマッピングし、重要なメタデータと注釈が転送後も残っていることを確認する必要があります。 WukongPDF の Merge PDF および整理ツールは、新しい環境で文書構造を再構築するのに役立ちます。体系的な移行により、以前のシステムでドキュメントの整理に費やした時間ごとの価値が維持されます。
移行を開始する前の内容の監査
古いツールを開いて、そこに実際に存在するものを棚卸しします。 PDF の総数をカウントします。作成したフォルダー構造、タグ、ラベル、またはコレクションをマップします。どのファイルに注釈、フォーム データ、デジタル署名、またはパスワード保護が付いているかに注意してください。ローカル ドライブに存在せず、古いツールのクラウド ストレージにのみ保存されているファイルを特定します。この監査により、移行の全範囲が明らかになり、移行が完了したと思ってから数週間後に失われたファイルを発見するという憂鬱な気分がなくなります。
ファイルがどのように移動するかによってファイルを分類します。注釈のない標準の暗号化されていない PDF は正常にエクスポートされます。パスワードで保護された PDF は移動されますが、開くには新しいツールで使用可能なパスワードが必要です。注釈付き PDF は、古いツールが注釈を PDF 自体に保存するか、別のメタデータ レイヤーに保存するかによって、注釈が失われる可能性があります。デジタル署名のあるファイルには特別な処理が必要です。証明書チェーンが古いツールのインフラストラクチャに関連付けられている場合、新しいツールでは署名が検証されない可能性があります。各カテゴリには、異なる移行計画と異なる検証手順が必要です。
構造を失わずに古いツールからエクスポート
ほとんどの PDF ツールは、一括エクスポートまたはダウンロード機能を提供します。使ってもいいですが、信用しないでください。まずすべてをローカル ドライブにダウンロードし、次にランダムなファイルを完全にチェックします。古いツールではなく、汎用の PDF ビューアでエクスポートされたファイルをいくつか開き、それらが有効な PDF であり、古いツールでのみ読み取れる独自形式のラッパーではないことを確認します。一部のツールは、ファイルをバンドル形式でエクスポートしますが、解凍するには同じツールが必要です。
組織のメタデータをファイル自体とは別にキャプチャします。古いツールで PDF メタデータ フィールドに埋め込まれていないタグ、カテゴリ、またはカスタム ラベルが使用されている場合は、それらを CSV として個別にエクスポートするか、スクリーンショットを撮ってください。この情報は、新しいツールで組織を再作成するために必要になります。通常、フォルダー構造は、エクスポート中にディスク上で同じフォルダー階層を維持し、その構造を新しいツールで再インポートまたはリンクすることで保存できます。
古い機能を同等の新しい機能にマッピング
古いツールと新しいツールの機能セットは同じではありません。古いツールのタグが新しいツールのコレクションにマップされる場合があります。古いツールの注釈が新しいツールのコメントになる場合があります。 PDF にインラインで保存された注釈は、標準的なアプローチであり、ファイルとともに転送されます。古いツールのサーバーに関連付けられたクラウド メタデータ レイヤーに保存されている注釈は転送されないため、古いサブスクリプションが期限切れになる前に、参照ドキュメントとして再作成またはキャプチャする必要があります。
Make a feature mapping spreadsheet.左の列: 古いツールで使用していたすべての機能。右の列: 新しいツールに最も近い同等の機能、またはその機能には同等の機能がなく、回避策が必要であるという注記。このマッピングは、移行チェックリストおよび新しいツールの学習ガイドになります。同等の機能がない機能は、ツールの評価に戻るような取引の妨げになる可能性があります。あるいは、ほとんど使用されず、なしでも問題ない機能である可能性があります。 The mapping tells you which is which.
| データ型 | 移行リスク | 検証方法 |
|---|---|---|
| 標準 PDF | 低価格、輸出および逆輸入 | 新しいツールでランダムサンプルを開き、ページ数を確認してください |
| パスワードで保護された PDF | 中、新しいツールではパスワードが必要です | 新しいツールでパスワードを使用して 5 つのランダムなファイルをテストして開く |
| 注釈付き PDF (インライン) | 低い、注釈はファイルとともに移動します | 新しいツールで開き、注釈が表示され、編集可能であることを確認します |
| 注釈付き PDF (クラウド メタデータ) | 古いツールサーバーに関連付けられた高い注釈 | 移行前に古いツールから注釈の概要をエクスポートする |
| デジタル署名された PDF | 中、署名が検証できない可能性があります | 新しいツールの署名パネルを確認し、無効になっている場合はメモします。 |
完全な移行の前にパイロット移行を実行する
監査からすべてのカテゴリをカバーする 20 ～ 30 の PDF を選択します。まず、エクスポート/インポート パイプラインを通じてそれらを実行します。新しいツールですべてのファイルを開き、ページ数、注釈、メタデータ、構成を確認します。パイロットにかかる時間を計測します。合計ファイル数の比率を掛けると、完全な移行の現実的な見積もりが得られます。パイロットでは、フルボリュームでは危機となるであろう問題を、小規模で管理可能な規模で明らかにします。
パイロット移行が成功し、完全な移行が確認されるまで、古いサブスクリプションをキャンセルしないでください。 2 つのサブスクリプションを少なくとも 1 つの請求サイクルだけ重複させます。この重複期間が移住保険となります。新しいツールが試験運用していないカテゴリのファイルで失敗した場合、または毎日の使用後に重大な機能のギャップが見つかった場合は、ドキュメントへのアクセスを失わずに元に戻すことができます。重複する 1 か月のコストは、移行が失敗した場合のコストに比べれば微々たるものです。
新しいツールでの組織の再構築
すべてのファイルを移動して確認した後、組織レイヤーを再構築します。新しいツールがフォルダーベースの編成をサポートしている場合は、フォルダー構造をインポートします。古いツールからエクスポートしたメタデータを使用して、タグまたはコレクションを再作成します。今は組織を改善する絶好の機会でもあります。長年にわたって蓄積された古い構造。新たに始めることで、冗長フォルダーを統合し、命名規則を標準化し、価値を追加せずに古いシステムを乱雑にしていた非アクティブなファイルをアーカイブできます。
新しい組織スキームを文書化して、1 年後に特定のファイルを検索する必要が生じたときに、システムがどのように機能するかを把握できるようにします。ルート フォルダーにある単純なテキスト ファイルには、命名規則、フォルダー階層、タグ付けシステムが説明されており、将来、独自の組織ロジックをリバース エンジニアリングする必要がなくなります。移行の最後のステップは、次回の移行が今回よりも簡単であることを確認することです。