複数の PDF の結合が Mac の一般的なワークフローである理由
Mac ユーザーは定期的に複数の PDF を 1 つのドキュメントに結合する必要があります。求職者は履歴書、カバーレター、ポートフォリオを 3 つの別々の PDF として送信し、採用担当者はそれらを 1 つのファイルとして確認したいと考えています。請負業者は請求書を毎月個別の PDF として提出し、会計部門はそれを四半期報告書に統合します。学生は、研究論文として複数の雑誌記事をダウンロードし、それらを 1 つの注釈付き文書として読みたいと考えています。
Automator クイック アクションを一度設定すると、その後実行するすべてのマージ操作の時間を節約できます。
マージされた出力をサムネイルですばやくスクロールすると、最も一般的な順序と向きの間違いが見つかります。
Merge PDF 操作は、2 つ以上の個別の PDF ファイルを取得し、指定した順序ですべてのソース ファイルのすべてのページを含む 1 つのドキュメントに結合します。その結果、個別のドキュメントの集合としてではなく、1 つのファイルとして共有、印刷、アーカイブ、またはさらに編集できる単一の PDF が作成されます。 Mac ユーザーの場合、この操作はプレビューと Finder を通じてオペレーティング システムに組み込まれているため、追加のソフトウェアの購入やインストールは必要ありません。
Mac ユーザーは、単純な連結を超えて、マージ プロセスをより詳細に制御する必要があることがよくあります。ある PDF のページを最後に追加するのではなく、別の PDF の途中に挿入する必要がある場合があります。すべてのファイルのすべてのページを結合するのではなく、複数のソース ドキュメントの特定のページ範囲を結合する必要がある場合があります。各ソース ドキュメントのブックマーク、リンク、フォーム フィールドを保持するために、マージされた出力が必要になる場合があります。さまざまな Mac ツールがさまざまなレベルの高度なマージをサポートしており、ジョブに適切なツールを選択することで、マージがワンクリック操作であるか、複数ステップの手動プロセスであるかが決まります。
プレビューを使用して PDF を結合: 追加のソフトウェアを必要としない Mac 内蔵の方法
すべての Mac に含まれるデフォルトの PDF および画像ビューアであるプレビューを使用すると、簡単なドラッグ アンド ドロップ操作で PDF を結合できます。最初の PDF をプレビューで開き、[表示] メニューから [サムネイル] サイドバーを開くと、ページのサムネイルが縦に並んで表示されます。 2 番目の PDF を Finder からサムネイル サイドバーのページを表示したい位置にドラッグします。ドラッグされたファイルのページがドロップ位置に挿入され、プレビューは結合されたページ セットでドキュメントを更新します。結果のドキュメントを保存すると、結合が完了します。
このドラッグ アンド ドロップ方法は、任意の数の PDF に対して機能します。 10 個のファイルをサムネイル サイドバーにドラッグし、サイドバー内で個々のサムネイルを上下にドラッグしてページを配置できます。柔軟な配置により、プレビューは、追加のアプリケーションを開くことなく、レシートの結合、スキャンしたページの結合、複数の章ファイルからのレポートの組み立てなど、ほとんどの日常的な結合タスクに適しています。
プレビューには、一部のワークフローにとって重要な制限があります。ドラッグされた各 PDF のすべてのページが結合されますが、結合中にページ範囲の選択オプションは提供されません。 20 ページの PDF から 3 ページから 7 ページのみを含める必要がある場合は、最初にそれらのページを別のファイルに抽出するか、PDF 全体を結合してから結合結果から不要なページを削除する必要があります。また、プレビューでは、ソース PDF のブックマーク、内部リンク、フォーム フィールドは保持されません。これらの要素がマージされた出力に残される必要があるマージ タスクの場合は、より機能的なツールが必要です。
Mac PDF エコシステムは、この組み込み機能を無料で提供し、サードパーティ ソフトウェアを探すことなく、すべての Mac ユーザーが基本的な PDF 結合にアクセスできるようにします。個人および中小企業の PDF 結合ニーズの大部分には、Preview の機能で十分であり、専用の PDF ソフトウェアを購入する時間と費用を節約できます。
Automator とサードパーティ ツールを使用した Mac での高度な PDF 結合
もう 1 つの組み込みツールである Mac Automator を使用すると、ワンクリックで実行されるマージ ワークフローを作成できます。新しい Automator ワークフローを作成し、PDF ページを結合アクションを追加し、ページ順序と出力設定を構成して、ワークフローを Finder クイック アクションとして保存します。保存したら、Finder で選択した PDF ファイルを右クリックし、[サービス] メニューから [クイック アクション] を選択すると、Automator が選択された順序でそれらのファイルを 1 つの PDF に結合します。この方法では、プレビューを開いたり、サムネイルを配置したり、保存したりする手順が不要になるため、頻繁にマージ操作を行う場合はプレビューよりも高速です。
各ソースからの特定のページ範囲の挿入、ブックマークやリンクの保持、ページ サイズや向きが矛盾する PDF の結合など、複雑なシナリオを処理する必要がある結合の場合、サードパーティの PDF Tools が、組み込みの Mac ツールが提供する機能を超える機能を提供します。 PDF Expert、PDFpen、および Adobe Acrobat for Mac はすべて、選択的なページ範囲の結合をサポートし、ソース ドキュメントのインタラクティブな要素を保持します。これらのツールのどちらを選択するかは、すでにアクセスできるツールと、ワークフローに必要な特定のマージ機能によって異なります。
WukongPDF のブラウザベースのマージ ツールは、Safari、Chrome、またはその他のブラウザを介して Mac 上で動作します。結合したい順序で PDF をアップロードし、必要に応じてドラッグ アンド ドロップでページの順序を並べ替えて、結合された結果をダウンロードします。このツールは、混在したページ サイズと向きを正しく処理し、ソース ドキュメントの内部リンクとブックマークを保存して、ソフトウェアをインストールすることなくプレビューの主な制限に対処します。
一般的な Mac PDF 結合問題の処理
Mac で一般的なマージの失敗は、ソース PDF のページ サイズが異なる場合に発生します。レターサイズの文書を A4 文書と結合したり、同じ結合内で縦向きのページと横向きのページを混合したりすると、一部のページが他のページに比べて大きすぎたり、小さすぎたりする結果が生じます。プレビューは、各ページを元のサイズに保つことで、混合ページ サイズを処理します。つまり、ビューアが異なるサイズのページ間を移動すると、結合された PDF は一貫性なくスクロールします。結合されたドキュメントのすべてのページを均一なサイズにする必要がある場合は、プレビューで結合して後で一貫性のないページ サイズを修正するのではなく、結合プロセスの一部としてページ サイズの正規化を提供するツールを使用します。
もう 1 つの問題は、パスワードで保護されたソース PDF に関係します。パスワードで保護された PDF は、開いてパスワードを入力するまでプレビューで結合できません。また、パスワードを入力した後でも、保護されたドキュメントから別の PDF へのページのドラッグがプレビューで許可されない場合があります。ソース ファイルを結合する前にソース ファイルからパスワード保護を削除するか、結合操作中にパスワードの入力を求めるパスワード保護された PDF の結合をサポートする結合ツールを使用します。
合計ページ数が数百にも及ぶ数十のソース ファイルを含む大規模なマージ操作の場合、プレビューのパフォーマンスが著しく低下する可能性があります。ページを配置する前に各ページのサムネイルをレンダリングする必要があり、最後の保存操作では結合されたドキュメント全体が 1 回のパスでディスクに書き込まれます。このような場合、専用のマージ ツール、または Mac の組み込み Python スクリプト機能を使用するようなコマンド ライン アプローチを使用すると、マージがより速く、より少ないメモリ負荷で処理されます。
定期的なワークフローの一部として PDF を頻繁に結合するユーザーの場合、Automator クイック アクションまたは保存されたワークフローのセットアップに時間を投資すると、その時間が何倍にもなって返ってきます。 10 分の 1 回限りのセットアップにより、その後のすべてのマージ操作で 30 秒が節約されます。 PDF を週に 5 回結合する場合、セットアップは 1 か月以内に元が取れ、無期限に時間を節約し続けます。 Automator のアプローチは、Finder の右クリック メニューに直接統合され、ファイルを参照するどこからでもマージ操作にアクセスできるため、特に価値があります。
特定のページ順序を必要とする受信者に単一のドキュメントとして送信される PDF を結合する場合は、結合された出力の最初のページとして表紙を追加します。文書のタイトル、日付、ソース文書のリスト、総ページ数が記載された表紙により、結合された文書の内容とそれがどのように組み立てられたかについてのコンテキストが受信者に即座に提供されます。シンプルな表紙の作成にはどのテキスト エディタでも 2 分かかりますが、受信者が気づき、評価するプロフェッショナルな雰囲気が加わります。
マージ後、1 分以内にかかる簡単な品質チェックを実行します。結合された PDF をサムネイル サイズで最初から最後までスクロールし、欠落しているページ、重複しているページ、順序が間違っているページ、または向きが間違っているページを探します。この視覚的なスイープは、ソース ファイルに予期しないページ数があった場合、ドラッグ アンド ドロップによる並べ替えが失敗した場合、またはソース ファイルのページの向きが予期したものと異なる場合に発生する、最も一般的なマージ エラーを捕捉します。これらのエラーを検出できるのは、結合直後、ドキュメントが誰かと共有される前です。
マージ前にソース ファイルを整理すると、エラーの可能性が減ります。結合するすべての PDF を 1 つのフォルダーに配置します。目的の結合順序を示す数字の接頭辞を付けて名前を変更します: 01-Cover.pdf、02-Report.pdf、03-Appendix.pdf。数値プレフィックスにより、元のファイル名のアルファベット順の並べ替えに関係なく、すべてのファイルを選択してマージするときに正しい順序が保証されます。この準備ステップは、多くのファイルをマージする場合、または個々のソース ドキュメントの更新バージョンでマージ操作を繰り返す場合に特に役立ちます。
数百の PDF を 1 つのアーカイブ文書に結合するなど、最も要求の厳しい結合シナリオの場合、コマンド ラインはグラフィカル ツールに代わる高速な代替手段を提供します。 Mac には PDF 操作スクリプトを実行できる Python インストールが含まれており、Homebrew を通じてインストールできる無料の Poppler-utils パッケージには、単一のターミナル コマンドで PDF をマージする pdfunite コマンドが提供されます。コマンド ラインは、たまにしか使用しないユーザーにとっては適切なアプローチではありませんが、大規模な PDF 結合操作を扱う Mac ユーザーは、このアプローチを学ぶことで定期的に恩恵を受けることができます。これにより、同じタスクにグラフィカル ツールで数分かかるのではなく、数秒で PDF フォルダーを処理できるようになります。