Excel から PDF への変換は Excel 自体に組み込まれていますが、スプレッドシートがページに適切にフィットし、適切なページ数で印刷され、列が切り取られないきれいな結果を得るには、多くの人が省略しているいくつかの設定調整が必要です。デフォルトのエクスポートでは、スプレッドシートが予想よりも多くのページにまたがったり、列の端で切り取られたりする PDF が生成されることがよくあります。
エクスポート前の印刷領域の設定
エクスポートする前に、印刷領域を定義して、PDF に何を含めるかを正確に制御します。含めたいセルを選択し、「ページレイアウト」→「印刷領域」→「印刷領域の設定」に移動します。これにより、空のセルを含むシート上のすべてではなく、その選択範囲のみをエクスポートするように Excel に指示されます。この手順を行わないと、Excel は多くの場合、データの右側または下に大きな空白領域をエクスポートし、多くの空のページを含む PDF が生成されます。
スプレッドシートの幅が広すぎて 1 ページの幅に収まらない場合は、「ページ レイアウト」→「拡大縮小」に移動し、「幅」設定を「1 ページ」に変更します。これにより、データが必要とするページあたりの行数を維持しながら、コンテンツが 1 ページ幅に収まるように水平方向に拡大縮小されます。多くの列を含む広範な財務モデルの場合、これは、読みやすい PDF とデータの半分が欠落している PDF__ との違いとなることがよくあります。
Excel からエクスポート
Excel for Windows の場合: [ファイル] → [エクスポート] → [PDF/XPS の作成]。これにより、ベクター テキストと埋め込みフォントを含む適切な PDF が生成されます。あるいは、「ファイル」→「印刷」→プリンターを「Microsoft Print to PDF」に変更します。どちらも機能しますが、エクスポート ルートの方が、印刷パスよりもベクトル コンテンツをより適切に処理できるため、チャートやグラフィックスを含むドキュメントの出力がわずかに向上します。
Excel for Mac の場合: [ファイル] → [名前を付けて保存] → PDF、または [ファイル] → [エクスポート] → PDF。 Mac バージョンでは、印刷ダイアログから Command+P → PDF として保存することもできます。複数のシートを含むワークブックの場合は、アクティブ シートのみをエクスポートするか、すべてのシートをエクスポートするかを確認します。Excel のデフォルトではアクティブ シートが設定されているため、すべてのシートを 1 つの PDF に含める場合は、エクスポート ダイアログで選択を変更します。
Google スプレッドシートからエクスポート
Google スプレッドシートは、[ファイル] → [ダウンロード] → [PDF ドキュメント] でエクスポートします。エクスポート ダイアログには、用紙サイズ、向き、縮尺 (幅に合わせる、高さに合わせる、またはカスタム パーセンテージ)、余白、グリッド線と行/列ヘッダーを含めるかどうかなど、ほとんどの人が思っているよりも多くのレイアウト オプションがあります。ダウンロードする前に少し時間をかけてこれらの設定を構成すると、デフォルトを受け入れるよりもはるかに使いやすい PDF が生成されます。
大きなスプレッドシートの場合、多くの場合、縦向きよりも横向きの方が適しており、「幅に合わせる」の方が適切です。スケーリングにより列の折り返しが防止されます。シートに固定されたヘッダー行がある場合は、「固定された行を繰り返す」を有効にします。エクスポート オプションでこれらのヘッダーをすべてのページに送信すると、複数ページのデータがはるかに読みやすくなります。
出力ファイル サイズの処理
多数のグラフ、条件付き書式設定、または埋め込み画像を含む Excel PDF は、驚くほど大きくなる場合があります。 .xlsx ファイルとして 2MB のワークブックには、高解像度のグラフが多数含まれている場合、15MB 以上の PDF が生成されることがあります。エクスポートされた PDF を PDF Compression ツールで実行すると、この問題が大幅に軽減されます。グラフや埋め込まれたグラフィックスは適切に圧縮され、セル内のテキスト コンテンツは鮮明なままになります。サイズ制限のある PDF を電子メールで送信したり、ポータルにアップロードしたりする場合、圧縮には追加の手順を実行する価値があります。
受信者がデータを表示するだけでなく抽出する必要がある場合は、PDF が実際に正しい形式であるかどうかを検討してください。スプレッドシートの PDF は固定された視覚表現です。数値は表示されますが、数式でリンクしたり、フィルタリングしたり、並べ替えたりすることはできません。レポートを読むだけでなくデータを操作する必要がある受信者にとっては、PDF に変換するよりも、.xlsx を直接共有するか、Google スプレッドシートのリンクを共有する方が便利です。