電子メールを PDF として保存すると、記録を保存したり、元のスレッドに参加していない人と電子メール スレッドを共有したり、関連文書と一緒に通信をファイルしたりするのに役立ちます。すべての主要な電子メール クライアントはこれをサポートしています。手順はクライアント間でわずかに異なります。
Gmail でメールを PDF に変換する方法
Gmail でメールを開きます。電子メールの右上隅にある 3 点メニュー (ブラウザーのメニューではなく、電子メール自体内のメニュー) をクリックし、[印刷] を選択します。 Gmail で印刷プレビューが開きます。印刷ダイアログで、保存先を「PDF として保存」に変更し、「保存」をクリックします。電子メールは、送信者、受信者、日付、件名、本文を含む PDF として保存されます。
複数の返信がある電子メール スレッドの場合、Gmail の印刷機能は、画面に表示される順序でスレッド全体をキャプチャします。スレッドからの特定のメッセージのみが必要な場合は、印刷する前にそれらのメッセージを展開し、他のメッセージを折りたたんでください。
Outlook で電子メールを PDF に変換する方法
Windows 上の Microsoft Outlook で電子メールを開き、[ファイル] > [ファイル] に移動します。印刷します。印刷ダイアログで、プリンターとして「Microsoft Print to PDF」を選択し、「印刷」をクリックします。プロンプトが表示されたら、保存場所を選択します。 Mac 上の Outlook で、[ファイル] > [ファイル] に移動します。印刷し、印刷ダイアログの左下にある PDF ドロップダウンを使用して、PDF として保存を選択します。
Outlook の PDF 出力には、完全な電子メール ヘッダー (差出人、宛先、CC、日付、件名) とそれに続くメッセージ本文が含まれます。添付ファイルは PDF には含まれません。これらは別のファイルとして残ります。
iPhone および Android でメールを PDF に変換する
iPhone では、「メール」でメールを開き、画面の下部にある返信矢印をタップし、下にスクロールして「印刷」を見つけます。印刷プレビューでサムネイルを外側にピンチして PDF ビューに変換し、[共有] ボタンをタップしてファイルに保存します。
Android では、Gmail またはメール アプリでメールを開き、その他メニューをタップして、[印刷] を選択し、プリンターのドロップダウンから [PDF として保存] を選択します。このプロセスは、Android で Web ページを PDF に保存するのと同じように機能します。
PDF に電子メールの添付ファイルを含める
標準の電子メールから PDF への変換では、電子メールの本文のみがキャプチャされ、添付ファイルはキャプチャされません。電子メールとその添付ファイルを 1 つのファイルにまとめる必要がある場合は、添付ファイルを個別にダウンロードし、まだ PDF に変換していない場合は、WukongPDF の Merge PDF ツールを使用して、電子メール PDF と添付ファイル PDF を正しい順序で結合します。
これにより、通信内容とすべての関連文書の自己完結型の記録が作成されます。これは、通信に関連するすべてのものを一緒に保存する必要がある法的問題、コンプライアンス記録、またはクライアント プロジェクトのアーカイブに役立ちます。
メールの整理と名前付け PDFs
電子メールから PDF へのエクスポートのデフォルトのファイル名は通常、件名行ですが、これは長かったり、一部のファイル システムで問題を引き起こす文字が含まれている場合があります。保存後すぐにファイル名を一貫した名前に変更します。2025-06-15_ClientName_Topic のような日付ベースの形式は適切に機能し、どのファイル マネージャーでも時系列に並べ替えられます。
インライン画像が原因で電子メール PDF が大きい場合は、PDF Compression ツールを使用して電子メールを実行すると、テキスト コンテンツに影響を与えることなくファイル サイズがトリミングされます。画像はドキュメントの保存用に最適化されていないことが多いため、ほとんどの電子メール PDF は適切に圧縮されます。