PDF と ZIP は両方とも、送信するために複数のファイルをバンドルできますが、その方法と目的が異なります。選択は、ファイルが何であるか、個別の形式を維持する必要があるかどうか、受信者がファイルをどう扱うかによって決まります。
ZIP の機能
ZIP はコンテナおよび圧縮形式です。あらゆるタイプの複数のファイルを 1 つのアーカイブにバンドルし、必要に応じてそれらを圧縮します。 ZIP 内のファイルは元の形式を保持します。3 つの Word ドキュメント、2 つの PDF、および Excel ファイルを含む ZIP は、5 つのファイルすべてをネイティブ形式で配信します。受信者は ZIP を抽出し、個々のファイルを直接操作します。
ZIP ではファイル構造も保持されます。サブフォルダーを含むフォルダーを ZIP にすると、受信者は完全なフォルダー構造を取得できます。このため、ファイルを個別に使用する必要がある場合、ファイルの形式が異なる場合、またはフォルダー構成が配信内容の一部である場合には、ZIP が適切な選択肢となります。
PDF をマージした結果
複数の PDF を 1 つに結合すると、ページのコンテンツが 1 つの連続したドキュメントに結合されます。ドキュメント A のページの後にドキュメント B のページが続き、すべて 1 つのファイルにまとめられています。個々のファイルは失われています。マージされた PDF は、元のドキュメントのコンテナーではなく、新しいドキュメントです。
これにより、付録付きの年次報告書、展示物付きの契約書、サポート資料付きの提案書など、ファイルが論理的に 1 つの文書としてまとめられている場合、マージが正しい選択となります。受信者は 1 つの文書を開いて内容を読みます。別々のファイルを管理することは期待されていません。
ZIP を使用する場合
ファイルの形式が異なる場合 (PDF、Word ドキュメント、画像、スプレッドシート)、受信者が各ファイルを個別に操作する必要がある場合、編集されるソース ファイルを配布する場合、またはフォルダー構造が重要な場合は、ZIP を使用します。 PSD ファイル、フォント、PDF プレビューを含むデザイン成果物パッケージは ZIP です。ドキュメントを含むコード プロジェクトは ZIP です。個別に記入して返送する必要があるフォームを含むクライアント オンボーディング パケットは、おそらく ZIP です。
結合された PDF を使用する場合
すべてのファイルが PDF である場合、コンテンツが単一の論理ドキュメントを形成する場合、受信者がファイルを編集するのではなく読み取る場合、または結合されたドキュメント全体で一貫した書式設定とページ番号が必要な場合は、結合された PDF を使用します。展示物付きの法的準備書面。会社の財務情報が追加された投資家用デッキ。最後にチームプロフィールを含むプロジェクト提案書。これらは、最初から最後まで 1 つの PDF で構成される読み取りドキュメントです。
互換性と摩擦
ZIP ファイルは広くサポートされており、最新のオペレーティング システムであれば、追加のソフトウェアを必要とせずに ZIP を抽出できます。 ZIP はマルウェアの配信によく使用されるため、一部の電子メール セキュリティ システムでは ZIP 添付ファイルを隔離またはブロックします。 ZIP 添付ファイルが受信者の電子メール サーバーでブロックされている場合は、同じファイルを持つクラウド ストレージ リンクがこれを回避します。
マージされた PDF には互換性の問題やセキュリティの問題はなく、単なる PDF です。受信者の電子メールで PDF 添付ファイルが許可されている場合 (ほとんどすべてが許可しています)、マージされた Merge PDF ファイルは問題なく送信されます。一部の受信者が ZIP をブロックする企業電子メール セキュリティを使用している可能性がある混合視聴者の場合、結合された PDF として配信することで、配信の不確実性が排除されます。
ファイル サイズの比較
ZIP 圧縮はテキストベースのファイルには適切に機能しますが、JPEG 画像や PDF (圧縮された画像データが内部に含まれることが多い) などのすでに圧縮されているファイルに対しては最小限の圧縮しか提供しません。 ZIP アルゴリズムでは既に圧縮されているコンテンツを圧縮できないため、3 つの PDF の ZIP は、多くの場合、圧縮なしで結合された 3 つの PDF とほぼ同じサイズになります。
適切に圧縮されたマージされた PDF は、通常、同じ PDF の ZIP よりも小さくなります。これは、PDF 固有の圧縮アルゴリズムが汎用の ZIP 圧縮よりも文書コンテンツに対して効率的であるためです。ファイル サイズが重要な場合は、結合する前に、または結合された結果を圧縮する前に、PDF を個別に圧縮してください。