法廷に提出される PDF 見出しには、そのページに表示されるコンテンツ以上のものが含まれます。この文書には、草案を作成した特定の弁護士を特定できる著者名が記載されています。文書がいつ作成されたかを正確に示す作成日。準備中に行われたすべての編集を示す変更履歴。どのツールが使用されたかを明らかにするソフトウェア識別子。コメント、リビジョンマーク、または内部ネットワークの場所を参照する埋め込みファイルパスの可能性があります。ドキュメントを通常に表示する場合、このメタデータはどれも表示されません。ドキュメントのプロパティを開く方法を知っている人なら誰でも、そのすべてにアクセスできます。法的な文脈では、メタデータによって、弁護士の成果物、内部戦略、または目に見える文書が保護するために慎重に作成された特権的なコミュニケーションが明らかになる可能性があります。
裁判所への提出前に PDF からメタデータをクリーニングすることは、多くの法域で必須の手順であり、すべての法域でベスト プラクティスです。クリーニング プロセスでは、顧客の機密性を侵害したり、訴訟戦略を明らかにしたり、電子申請に関する裁判所の規則に違反したりする可能性のある隠されたデータが削除されます。このガイドでは、何を削除するか、およびクリーニングが完了したことを確認する方法について説明します。
米国裁判所管理局によると、電子的に提出された文書内のメタデータは、弁護士に対し、提出前に隠されたデータを確実に削除するよう求める複数の裁判所命令の対象となっている（米国裁判所、「電子提出要件」、2024年）。
訴訟提起前に確認すべきメタデータフィールド
| メタデータフィールド | それが明らかにするもの | 推奨アクション |
|---|---|---|
| 著者 | ドキュメントを作成または最後に編集した人の名前。特定の弁護士またはスタッフを特定する可能性があります | 法律事務所名または登録弁護士の名前に置き換えます。個々のスタッフ名を削除する |
| クリエーター / プロデューサー | PDF を作成したソフトウェア アプリケーション。文書作成に使用されるツールを明らかにします | 一般的には退会が認められます。裁判所が特定の PDF 作成ソフトウェアを必要とする場合に関連する可能性があります |
| 作成日と変更日 | ドキュメントが最初に作成され、最後に変更されたときを示すタイムスタンプ。準備スケジュールを明らかにする | 一般的には退会が認められます。提出日は裁判所の記録に残る。変更日により直前の変更が明らかになる可能性があります |
| 件名とキーワード | 内部プロジェクト コード、クライアント名、またはケース戦略ラベルが含まれる可能性がある説明的なメタデータ | 削除するか、事件番号と文書タイトルのみに置き換えます。内部分類は含めないでください |
| コメントと変更履歴 | 内部コメント、変更履歴の追跡、ドキュメントに埋め込まれたレビュー担当者のメモ | 完全に除去する必要があります。コメントと改訂履歴は、メタデータの不注意による開示の最も一般的な原因です |
ブラウザベースのメタデータ クリーニング ツールの使用
メタデータのクリーニングまたはサニタイズを提供するブラウザベースのツールに PDF をアップロードします。このツールは文書をスキャンして隠されたデータを探し、見つかったデータのリストを表示します。リストを確認し、削除する項目を選択します。少なくとも、著者名、件名とキーワード、コメント、改訂履歴を削除してください。クリーニング操作を実行し、サニタイズされたファイルをダウンロードします。クリーンアップされたファイルを開き、ドキュメントのプロパティをチェックして確認します。削除する予定のフィールドはすべて空にするか、指定した値に置き換える必要があります。
WukongPDF は PDF を処理し、メタデータのレビューをサポートします。 PDF セキュリティ メタデータのクリーニング手順は、ファイルする前の最後の操作であり、すべてのコンテンツの編集と書式設定の調整が完了した後に実行する必要があります。
メタデータのクリーニングが完了したことを確認する
クリーニング後、リーダーで PDF を開くと、ドキュメントの完全なプロパティが表示されます。すべてのメタデータ フィールドを確認します。著者、件名、およびキーワードのフィールドが空であるか、意図的にそこに配置された情報のみが含まれていることを確認します。文書内で削除すべきテキストがないか検索します。検証には 2 分かかり、提出前の最終チェックとなります。相手方弁護士によってメタデータの漏洩が発覚したことが問題となっている。提出前に発見して修正したメタデータの開示はそうではありません。
裁判所提出書類のメタデータに関する PDF Legal 標準では、文書には印刷ページに表示される情報以外の隠された情報を含めるべきではありません。メタデータのクリーニング プロセスにより、この標準への準拠が保証されます。
墨消しとメタデータのクリーニング: 2 つの別々のステップ
墨消しでは、表示されているコンテンツがページから削除されます。メタデータのクリーニングにより、ドキュメント構造から非表示のデータが削除されます。どちらも裁判所に提出する前に、正しい順序で実行する必要があります。まず編集します。編集が完了して検証されたら、メタデータを消去します。クリーニング手順により、編集プロセス自体に関する情報が削除される場合がありますが、これは許容されます。
両方の手順の後、最終レビューを実行します。編集されたコンテンツが削除され、メタデータ フィールドがクリーンであることを確認します。裁判所への提出に関する PDF Legal 標準では、可視情報と非表示情報の両方を適切に管理することが求められています。どちらのステップだけでも十分ではありません。
展示物を含む電子的にファイルされた文書のメタデータのクリーニング
裁判所への提出には、多くの場合、主要文書と複数の証拠が含まれます。ファイリング パッケージ内のすべてのファイルのメタデータをクリーンアップする必要があります。メインドキュメントには主要なコンテンツが含まれているため、最も注目を集めます。展示物は補助資料であるため見落としがちです。展示物におけるメタデータの開示は、主要な出願におけるものと同様に問題があります。
同じメタデータ クリーニング ワークフローを通じて、ファイリング パッケージ内のすべてのファイルを処理します。クリーニング後、メインの文書だけでなく、すべてのファイルを検証します。 PDF Legal メタデータ標準は、最も目立つ文書に選択的に適用されるのではなく、ファイル全体に適用されます。
定期的なファイリングのためのメタデータ クリーニング チェックリストの作成
定期的に文書を提出する法律事務所や法務部門は、メタデータ クリーニング チェックリストの恩恵を受けます。チェックリストには、チェックするすべてのフィールド、各フィールドの許容値、および検証手順がリストされています。各申請の前に、チェックリストを確認してください。チェックリストは清掃プロセスを標準化し、締め切りに迫られて提出書類を準備する際に見落とされるフィールドがないことを保証します。
PDF セキュリティ メタデータ チェックリストは、生きたドキュメントである必要があります。裁判所が電子出願のメタデータに関する新しいガイダンスを発行した場合は、チェックリストを更新します。 PDF 作成ソフトウェアの更新によって新しいメタデータ フィールドが導入された場合は、それをチェックリストに追加してください。チェックリストは提出要件に応じて進化します。
サードパーティから受け取ったドキュメント内のメタデータの処理
提出書類には、クライアント、相手方弁護士、専門家証人、または政府機関から受け取った文書が含まれる場合があります。これらのドキュメントには、元の作成者からの独自のメタデータが含まれています。自分が作成したもの以外のものも含め、ファイルするすべてのドキュメントからメタデータを削除するのはユーザーの責任です。第三者の文書内のメタデータには、第三者が裁判所と共有するつもりのなかった情報が含まれている場合があります。
自分のドキュメントと同じメタデータ クリーニング ワークフローを通じてサードパーティのドキュメントを処理します。自分がドキュメントを作成したわけではないからといって、そのメタデータに対して責任がないと考えないでください。 PDF Legal のクリーンな文書を提出する義務は、出所に関係なく、提出するすべての文書に適用されます。