目次は、やみくもにスクロールする長い PDF 文書を、ナビゲートできる文書に変換します。レポート、マニュアル、提案書、研究論文など、10 ページを超える PDF の場合、目次がないことはユーザビリティ上の問題となります。事後的に追加するのは、ソース文書に組み込むよりも複雑ですが、適切なアプローチをとれば実現可能です。
「目次」と呼ばれる 2 つの異なるもの
どちらのアプローチを採用するかを決定する前に、関連しているが異なる 2 つの機能を区別する価値があります。
視覚的な目次 は、セクションのタイトルとページ番号をリストしたドキュメント内のページであり、本の冒頭にある伝統的な種類です。読者は文書を開いたときにこれを参照し、手動でセクションを見つけることができます。
PDF ブックマーク は、Adobe Reader などの PDF ビューアのサイドバー パネルに表示されるクリック可能なナビゲーション エントリです。これらは文書自体には表示されませんが、読者がクリックするとすぐにナビゲーションにジャンプできます。画面上の PDF ナビゲーション の場合、フロント ページにスクロールしなくてもいつでもアクセスできるため、視覚的な目次よりもブックマークの方が便利なことがよくあります。
十分に準備された長い PDF には、理想的には両方が含まれている必要があります。以下のアプローチでそれぞれを説明します。
最良のアプローチ: エクスポートする前に構築する
ソース文書がまだ利用可能な場合、最もクリーンな解決策は、PDF にエクスポートする前に Word で目次を追加することです。これにより、視覚的な目次ページと PDF ブックマークの両方が 1 回の操作で自動的に作成されます。
ステップ 1: 適切な見出しスタイルを使用する
Word の自動目次は、見出し 1、見出し 2、見出し 3 の見出しスタイルから生成されます。文書でこれらのスタイルが一貫して使用されている場合、目次は自動的に作成されます。テキストを太字にして大きくして見出しを手動で作成した場合、自動目次では見出しが検出されません。続行する前に、正しい見出しスタイルを適用してください。
ステップ 2: 目次を挿入
目次を表示する場所 (通常は表紙の後、序論の前) にカーソルを置きます。 「参考資料」>「」に移動します。目次 をクリックし、自動スタイルの 1 つを選択します。 Word では、すべての見出しとそのページ番号を一貫した形式でリストしたページが生成されます。ドキュメント構造に変更を加えた場合は、エクスポートする前に更新してください。
ステップ 3: ブックマークを有効にしてエクスポート
PDF にエクスポートする場合 ([ファイル] > [名前を付けて保存] > [PDF])、[オプション] ダイアログを開き、[見出しを使用してブックマークを作成] を有効にします。これにより、文書内のすべての見出しが PDF ブックマークに変換されます。その結果、視覚的な目次ページとサイドバーのクリック可能なブックマーク ナビゲーションの両方を備えた PDF が完成しました。これは、長い文書に最も使いやすい形式です。
既存の PDF へのブックマークの追加
ソース文書が利用できず、PDF を直接操作している場合は、Adobe Acrobat Pro でブックマークを手動で追加できます。 [ブックマーク] パネル ([表示] > [表示/非表示] > [ナビゲーション ペイン] > [ブックマーク]) を開き、ブックマークするページに移動して、[新しいブックマーク] ボタンをクリックします。ブックマークの名前 (セクション タイトル) を入力すると、ナビゲーション パネルにブックマークが追加されます。
セクションが多いドキュメントの場合、手動でブックマークを作成するのは時間はかかりますが、簡単です。ドキュメントをセクションごとに作業し、各セクションの先頭にブックマークを追加します。ブックマークはネストすることができます (サブセクションのブックマークを含む章のブックマーク)。これにより、見出しの階層が反映され、複雑なドキュメントのナビゲーションがより直感的になります。
ビジュアルな目次ページの追加
視覚的な目次ページを持たない PDF にページを追加するには、最初にページを作成してから、それを文書に挿入する必要があります。
- Word で目次ページを作成します。各セクションのタイトルとページ番号を明確にフォーマットしてリストします。
- その 1 ページを PDF としてエクスポートします
- 結合ツールを使用して目次 PDF をメイン文書と結合し、先頭に挿入します。
- 目次内のすべてのページ番号が結合されたドキュメントの実際のページと一致していることを確認します。目次の先頭にページが追加されている場合、結合によりページ番号が移動する可能性があります。
この最後のステップは重要です。元の文書の先頭が 1 ページで、その前に目次ページを追加すると、すべてが 1 ページずつ移動します。確定する前に、目次のページ番号を更新してください。 www.wukongpdf.com の WukongPDF の Merge PDF ツールは、ファイルの結合を処理します。つまり、目次 PDF とメイン文書を順番にアップロードし、結合された結果をダウンロードします。
10 ページを超えるドキュメントに行う価値がある
目次と PDF ブックマークを組み合わせると、数十、数百回開かれる可能性があるドキュメントに 10 ～ 30 分の投資がかかります。すべての読者は、ドキュメントを使用するたびにナビゲーションの恩恵を受けます。最初から最後まで読むのではなく、特定のセクションを見つける必要があるレポート、マニュアル、提案書などの PDF の場合、適切な目次を介した PDF ナビゲーション は、実行できる最も価値の高い改善の 1 つです。