Cos'è PDF/A e perché è stato creato
PDF/A è una versione del formato PDF progettata specificamente per la conservazione dei documenti a lungo termine. La A sta per Archivio. Un file PDF/A è autonomo. Tutti i caratteri sono incorporati. Tutti i colori sono definiti in uno spazio colore indipendente dal dispositivo. Non esistono riferimenti esterni. Il documento è un pacchetto completo e autonomo che non dipende da risorse esterne per essere visualizzato correttamente.
PDF/A elimina le dipendenze esterne per garantire che il documento rimanga leggibile decenni dopo la sua creazione.
La natura autonoma del PDF/A è sia il suo più grande punto di forza sia la ragione delle sue dimensioni di file maggiori.
Lo standard PDF per l'archiviazione è stato sviluppato perché le organizzazioni accumulavano milioni di PDF senza alcuna garanzia che i documenti sarebbero rimasti leggibili decenni nel futuro. Un PDF creato oggi potrebbe basarsi su caratteri installati sul computer dell'autore, su profili colore specifici per una particolare stampante o su contenuti esterni collegati dal Web. Queste dipendenze potrebbero non esistere più tra 20 o 50 anni. PDF/A elimina tutte le dipendenze esterne.
La specifica PDF Format per l'archiviazione impone requisiti che rendono il documento indipendente dal suo ambiente di creazione. La crittografia è vietata perché i documenti crittografati richiedono chiavi che potrebbero andare perse. I riferimenti a contenuti esterni sono vietati poiché i contenuti a cui si fa riferimento potrebbero scomparire. JavaScript e il contenuto eseguibile sono proibiti perché i futuri visualizzatori potrebbero non supportarli. Questi divieti garantiscono che il documento sia autonomo.
Governi, tribunali, biblioteche e industrie regolamentate hanno adottato il PDF/A come formato richiesto per l'invio e l'archiviazione dei documenti. Quando gli archivi nazionali degli Stati Uniti accedono a documenti elettronici, richiedono PDF/A. Quando i tribunali europei accettano i depositi elettronici, specificano PDF/A. Il formato è diventato lo standard globale per i documenti che devono sopravvivere attraverso le generazioni tecnologiche.
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Le principali differenze tra PDF standard e PDF/A
Un PDF standard può fare riferimento a caratteri esterni installati sul computer dell'autore ma non incorporati nel file. Un PDF/A deve incorporare tutti i caratteri utilizzati nel documento. Questo requisito di incorporamento garantisce che il testo venga visualizzato correttamente su qualsiasi sistema futuro indipendentemente dai caratteri installati.
Un PDF standard può contenere JavaScript, campi modulo che calcolano valori, contenuto multimediale ed elementi interattivi. Un PDF/A vieta il contenuto eseguibile. JavaScript non è consentito. La multimedialità non è consentita. Il documento deve essere statico e autonomo. Questo divieto garantisce che i futuri visualizzatori non debbano supportare capacità di scripting o multimediali che potrebbero non esistere in futuro nell'archivio.
Un PDF standard può fare riferimento a immagini esterne, contenuti collegati e risorse online. Un PDF/A deve contenere tutto il contenuto del file. Non sono ammessi riferimenti esterni. Ogni immagine, elemento grafico e contenuto deve essere incorporato. Questo auto-contenimento garantisce che il documento non dipenda dalla continua disponibilità di alcuna risorsa esterna.
Un PDF standard può utilizzare la crittografia e la protezione tramite password. Un PDF/A impedisce la crittografia. Un documento crittografato non può essere aperto senza la chiave o la password, che potrebbero andare perse nel tempo. Un documento non crittografato può sempre essere aperto, preservando l'accesso al contenuto per le generazioni future.
Un PDF standard può utilizzare spazi colore dipendenti dal dispositivo che si basano su caratteristiche specifiche della stampante o del display. Un PDF/A richiede specifiche di colore indipendenti dal dispositivo. I colori devono essere definiti in modo da non dipendere da alcun particolare dispositivo di output. Questa indipendenza del colore garantisce un rendering coerente su diversi display e stampanti.
Quando utilizzare PDF/A e quando il PDF standard è sufficiente
Utilizza PDF/A per documenti che devono rimanere leggibili per molti anni o decenni. Archiviazioni legali, documenti governativi, dati di ricerca scientifica, archivi aziendali e documenti storici traggono tutti vantaggio dal formato PDF/A. Il piccolo sforzo aggiuntivo per la conversione in PDF/A durante la creazione è giustificato dalla garanzia di leggibilità a lungo termine.
Utilizza PDF standard per i documenti che non necessitano di conservazione a lungo termine. Una bozza di rapporto distribuita per la revisione oggi e scartata la prossima settimana non necessita del formato PDF/A.
Una presentazione condivisa per una riunione imminente non necessita di PDF/A. Il formato PDF standard è sufficiente per documenti con ciclo di vita breve.
Utilizza PDF/A per qualsiasi documento che per regolamento o contratto sei tenuto a inviare in formato di archivio. Verificare i requisiti di invio dell'organizzazione ricevente. Se specificano PDF/A, inviare in PDF/A. L'invio in PDF standard quando è richiesto PDF/A comporterà il rifiuto.
Utilizzare PDF standard quando il documento contiene funzionalità vietate da PDF/A e tali funzionalità sono essenziali per lo scopo del documento. Un modulo interattivo che i destinatari devono compilare non può essere PDF/A. Una presentazione multimediale con video incorporato non può essere PDF/A. Se le funzionalità interattive sono necessarie, utilizza PDF standard e accetta che il documento non sia ottimizzato per la conservazione a lungo termine.
Come convertire un PDF standard in PDF/A
Adobe Acrobat Pro include la conversione PDF/A. Apri il PDF, seleziona lo strumento PDF/A dal pannello Produzione di stampe o Standard e scegli la versione PDF/A di cui hai bisogno. Acrobat analizza il documento per individuare eventuali problemi di conformità, segnala eventuali problemi e converte il documento una volta risolti tutti i problemi.
La maggior parte degli elaboratori di testo e delle applicazioni per ufficio possono esportare direttamente in PDF/A. In Microsoft Word, le opzioni Salva come PDF includono una casella di controllo compatibile con PDF/A. In LibreOffice, la finestra di dialogo di esportazione PDF include un'opzione PDF/A. L'esportazione diretta in PDF/A dall'applicazione di origine è il metodo più affidabile perché l'applicazione può garantire la conformità fin dall'inizio.
Gli strumenti di conversione di WukongPDF possono convertire PDF standard nel formato PDF/A tramite qualsiasi browser.
Carica il PDF, seleziona l'opzione di conversione PDF/A e scarica il documento compatibile. L'approccio basato su browser rende accessibile la conversione PDF/A senza acquistare software professionale.
Dopo la conversione in PDF/A, verificare che la conversione sia avvenuta correttamente. La maggior parte dei visualizzatori PDF visualizza lo stato di conformità PDF/A nelle proprietà del documento. Apri il PDF convertito e verifica che sia identificato come compatibile con PDF/A. Verifica che tutto il contenuto, incluse immagini e caratteri, venga visualizzato correttamente. La conversione non dovrebbe modificare l'aspetto visivo del documento.
Lo standard PDF/A si è evoluto attraverso diverse versioni. PDF/A-1 è basato su PDF 1.4 ed è il formato di archivio più ampiamente supportato. PDF/A-2 è basato su PDF 1.7 e aggiunge il supporto per la compressione JPEG 2000 e gli effetti di trasparenza. PDF/A-3 è basato su PDF 1.7 e consente di includere nel pacchetto di archiviazione file incorporati in altri formati, come il documento di origine originale.
Per i documenti che verranno sottoposti a tribunali o agenzie governative, controlla la specifica versione PDF/A richiesta prima della conversione. L'invio di PDF/A-3 quando il sistema ricevente prevede PDF/A-1 comporterà il rifiuto. La maggior parte dei sistemi accetta PDF/A-1 o PDF/A-2. PDF/A-3 è meno comunemente richiesto e deve essere utilizzato solo su specifica richiesta.
La conversione in PDF/A potrebbe influire sull'aspetto visivo del documento se il PDF originale utilizzava funzionalità vietate dal PDF/A. Gli effetti di trasparenza possono essere appiattiti. Gli spazi colore possono essere convertiti. I caratteri che non è stato possibile incorporare potrebbero essere sostituiti. Dopo la conversione, rivedere attentamente l'output PDF/A per garantire che le modifiche visive siano accettabili.
Gli strumenti di convalida PDF/A possono verificare se un PDF soddisfa i requisiti di conformità PDF/A. Questi strumenti segnalano problemi di conformità specifici, come caratteri non incorporati o spazi colore non supportati. L'esecuzione della convalida prima di inviare un documento PDF/A rileva problemi di conformità che potrebbero causare il rifiuto.
Il valore a lungo termine del PDF/A è dimostrato dai documenti creati decenni fa che rimangono leggibili oggi. Un documento PDF/A creato nel 2010 si apre correttamente in qualsiasi visualizzatore PDF moderno. Un PDF standard della stessa epoca potrebbe aprirsi correttamente o meno a seconda di come è stato creato e delle funzionalità utilizzate.
Per le organizzazioni che pianificano progetti di digitalizzazione di documenti su larga scala, PDF/A dovrebbe essere il formato di output. La scansione di documenti cartacei in PDF/A garantisce che le versioni digitali rimangano accessibili per l'intero periodo di conservazione richiesto, che per molti documenti governativi e legali viene misurato in decenni.
Per i documenti che combinano pagine PDF standard con requisiti PDF/A, valutare se l'intero documento deve essere PDF/A. Lo standard di archiviazione può essere applicato a pagine o sezioni specifiche lasciando le altre pagine nel formato PDF standard, sebbene questo approccio misto sia insolito.
Il processo di conversione PDF/A potrebbe aumentare le dimensioni del file poiché tutti i caratteri e i profili colore devono essere incorporati. Un PDF standard che fa riferimento ai caratteri di sistema è più piccolo dello stesso documento convertito in PDF/A con tutti i caratteri completamente incorporati. L'aumento delle dimensioni del file rappresenta il costo dell'autocontenimento.
Le organizzazioni che gestiscono un mix di PDF standard e di archivio dovrebbero sviluppare convenzioni di denominazione chiare che distinguano i due formati. Un nome file che include l'indicatore PDF/A comunica ai futuri utenti che il documento è stato preparato per l'archiviazione e deve essere trattato di conseguenza.
Per le organizzazioni che sviluppano strategie di gestione dei documenti, comprendere la differenza tra PDF e PDF/A aiuta a prendere decisioni su quale formato utilizzare per quali tipi di documenti nell'intero ciclo di vita del documento, dalla creazione all'archiviazione.
Il formato PDF/A è uno dei numerosi standard PDF specializzati, insieme a PDF/X per la stampa e PDF/E per la progettazione. Ciascuno standard affronta una serie specifica di requisiti. Comprendere quale standard si applica al tuo tipo di documento ti garantisce di utilizzare lo strumento giusto per lo scopo giusto.
La decisione tra PDF e PDF/A dovrebbe essere presa al momento della creazione del documento, non anni dopo, quando il documento deve essere recuperato da un archivio e ritenuto illeggibile. Fare la scelta giusta del formato al momento della creazione preserva le opzioni per il futuro.
Comprendere i compromessi tra PDF standard e PDF/A ti aiuta a prendere decisioni informate sul formato di ogni documento che crei o archivi, garantendo che ogni documento sia nel formato giusto per lo scopo previsto e la durata prevista.
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