Un PDF che appare perfettamente pulito sulla superficie visibile della pagina può contenere dati nascosti che rivelano molto più di quanto intendi condividere. Le proprietà del documento possono elencare silenziosamente il nome completo dell'autore originale, il percorso della rete interna aziendale in cui è stato creato il file rivelando i nomi dei server e le strutture delle cartelle e una cronologia completa delle revisioni che mostra ogni sessione di modifica durante il processo di stesura. I commenti e le annotazioni provenienti da più cicli di revisione interna possono essere compressi dietro un pannello nascosto che il destinatario può espandere con un clic. Il contenuto eliminato da versioni bozza precedenti potrebbe ancora esistere all'interno della struttura del file come oggetti orfani che strumenti di estrazione specializzati possono ripristinare. La condivisione delle pagine visibili condivide anche tutto ciò che è invisibile in superficie.
Ciò che puoi vedere nella pagina renderizzata non è tutto ciò che contiene il file. I dati nascosti sono l'equivalente PDF delle modifiche tracciate, delle proprietà del documento e della cronologia delle versioni in un file Word, completamente invisibili durante la normale visualizzazione ma estraibili da qualsiasi destinatario che sappia dove guardare e quali pannelli espandere.
Rimuovere i dati nascosti tramite PDF Redaction e la sanificazione dei documenti significa identificare sistematicamente ed eliminare in modo permanente i campi di metadati, i commenti dei revisori, i livelli nascosti, le revisioni precedenti dei documenti, gli allegati di file e qualsiasi elemento di dati che non fa parte del contenuto visibile della pagina che intendi esplicitamente far vedere al destinatario. Gli strumenti Sicurezza PDF di WukongPDF supportano la sanificazione completa dei documenti e il processo riportato di seguito garantisce che ciò che il destinatario vede sulla pagina sia assolutamente tutto ciò che ottiene.
Quali tipi di dati nascosti si nascondono solitamente nei PDF
I metadati del documento, archiviati nel dizionario delle informazioni del PDF a livello di file, includono campi che molti autori non si rendono mai conto siano popolati: il nome dell'autore originale come configurato nell'applicazione di creazione, i campi del titolo, dell'oggetto e delle parole chiave del documento, la data e l'ora di creazione, la data e l'ora dell'ultima modifica e il nome e la versione dell'applicazione software che ha generato il file. Questi metadati sono visibili a qualsiasi destinatario che apre la finestra di dialogo Proprietà documento, un'operazione con due clic. Commenti, note adesive, annotazioni di testo e marcature di disegno aggiunte durante la revisione collaborativa possono essere nascosti dietro un pannello Commenti compresso nell'interfaccia del visualizzatore, ma rimangono completamente presenti nel file e possono essere rivelati immediatamente espandendo il pannello.
Molto più pericolosamente, i file allegati incorporati nel PDF possono contenere il documento originale modificabile, fogli di calcolo di supporto con dati interni o materiali di riferimento che non sono mai stati destinati alla distribuzione esterna ma sono stati allegati per comodità interna durante il processo di stesura. Le revisioni precedenti e il contenuto eliminato possono persistere in un PDF salvato in modo incrementale anziché riscritto completamente. Il salvataggio incrementale, che aggiunge le modifiche alla fine del file esistente anziché ricostruire l'intera struttura da zero, è più veloce per l'utente ma preserva ogni stato precedente del documento all'interno del file. I livelli nascosti, particolarmente comuni nei PDF esportati da applicazioni CAD, software GIS e Adobe Illustrator, possono contenere livelli di dati che sono stati disattivati per la visualizzazione corrente ma che rimangono completamente presenti e recuperabili all'interno del file.
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Utilizzo dello strumento Sanitize Document di Acrobat per una pulizia completa
Adobe Acrobat Pro include una funzione dedicata Sanitize Document, situata nei menu degli strumenti Proteggi o Oscura, che esegue un'operazione di pulizia approfondita in più passaggi. Una volta eseguito, rimuove tutti i campi di metadati dal dizionario delle informazioni del documento, elimina permanentemente tutti i commenti, le annotazioni e le note adesive da ogni pagina, elimina tutti i livelli nascosti e gli oggetti di contenuto della pagina nascosti, rimuove ogni file allegato dalla raccolta di file incorporati del documento, elimina qualsiasi indice di ricerca incorporato, rimuove tutto il codice JavaScript e le azioni interattive e rimuove qualsiasi script a livello di documento. Una volta completata la sanificazione, il file conterrà solo il contenuto della pagina visibile che il lettore vedrebbe durante la normale visualizzazione.
Sanitize Document è un'operazione con un solo clic ma è completamente irreversibile all'interno della sessione di modifica corrente. L'operazione modifica il file in modo distruttivo e i dati rimossi non possono essere recuperati. Esegui sempre la sanificazione su una copia del file originale, preservando l'originale non disinfettato con i suoi metadati completi, commenti e allegati intatti per i tuoi record interni e le future esigenze di modifica. La copia ripulita è ciò che condividi esternamente con i destinatari che dovrebbero vedere solo il contenuto visibile finale. L'originale è ciò che conservi internamente per il tuo lavoro in corso.
Verificare che nessun dato nascosto sia sopravvissuto al processo di sanificazione
Dopo aver eseguito la sanificazione, verifica metodicamente che la pulizia sia stata completata controllando ogni posizione in cui potrebbero sopravvivere dati nascosti. Apri la copia ripulita e controlla Proprietà documento, confermando che ogni campo di metadati sia vuoto o contenga solo valori impostati intenzionalmente dopo la ripulitura. Apri il pannello Commenti e conferma che sia completamente vuoto senza thread di commenti nascosti o compressi. Controlla il pannello Allegati per eventuali file incorporati rimanenti. Utilizza la funzione di ricerca per cercare stringhe di testo che sai essere apparse nei commenti, nei contenuti eliminati o nei livelli nascosti e conferma che la ricerca non restituisce risultati.
Per i documenti ad alta sensibilità, eseguire un'ulteriore verifica a livello binario. Apri il PDF ripulito in un editor di testo semplice o in un editor esadecimale che visualizzi i dati del file non elaborato a livello di byte. Cerca nei contenuti dei file non elaborati stringhe di testo che sai essere presenti nei metadati o nei commenti originali, nomi di codici di progetto interni, percorsi di server aziendali, nomi di singoli revisori. Il ritrovamento di una qualsiasi di queste stringhe nei dati binari grezzi del file ripulito indica che il processo di ripulitura era incompleto e che i dati nascosti sono sopravvissuti al tentativo di pulizia in una forma che i destinatari sofisticati potrebbero potenzialmente recuperare.
| Tipo di dati nascosti | Dove si nasconde | Come rimuovere |
|---|---|---|
| Metadati del documento | File, finestra di dialogo Proprietà | Pulisci il documento o cancella manualmente ciascun campo di metadati |
| Commenti e annotazioni | Pannello dei commenti (potrebbe essere compresso) | Rimuovi tutti i commenti prima di eseguire la sanificazione |
| Revisioni precedenti | Dati di salvataggio incrementali nella struttura dei file | Salva con nome per riscrivere l'intero file; utilizzare Sanifica documento |
| Strati nascosti | Pannello Livelli | Elimina gli strati nascosti durante il processo di sanificazione |
| File allegati | Pannello allegati | Elimina manualmente gli allegati prima di disinfettarli |
Creazione di una lista di controllo per la sanificazione pre-condivisione
Prima che qualsiasi PDF contenente contenuti aziendali sensibili lasci la tua organizzazione, esegui un elenco di controllo di pre-condivisione standardizzato di due minuti: apri Proprietà del documento ed esamina manualmente ogni campo di metadati, apri il pannello Commenti e verifica visivamente che sia vuoto, scorri ogni pagina per confermare che non rimangano visibili annotazioni interne, segni di revisore o filigrane di bozza e verifica che il contenuto visibile della pagina sia esattamente e solo ciò che intendi far vedere al destinatario esterno. L'applicazione disciplinata di questa breve lista di controllo individua le esposizioni di dati nascosti più comuni e richiede molto meno tempo rispetto alla risposta alle domande di follow-up su come il destinatario ha scoperto il nome in codice del progetto interno o la proiezione finanziaria eliminata.
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