Redigere un PDF significa rimuovere in modo permanente le informazioni sensibili dal file a livello di dati. Disegnare una casella nera sul testo non lo rimuove. Chiunque può eliminare la casella, selezionare il testo dietro di essa e copiare il contenuto presumibilmente oscurato. La vera redazione rimuove il testo dal flusso di contenuti del PDF in modo che non rimanga nulla da recuperare. La domanda è come verificare che la tua redazione fosse vera redazione, non solo una scatola nera mascherata da tale.
Inviare un PDF oscurato in modo errato è peggiore che inviarne uno non oscurato. Crea un falso senso di sicurezza.
Verificare la qualità di Oscuramento PDF significa verificare se il contenuto oscurato può essere recuperato tramite selezione del testo, copia-incolla, estrazione del testo o ispezione dei metadati. Lo strumento di redazione PDF Security di WukongPDF esegue la rimozione effettiva del contenuto e i passaggi di verifica riportati di seguito rilevano le oscurazioni incomplete prima che il file lasci il tuo controllo.
La differenza tra disegnare una scatola e vera redazione
Disegnare un rettangolo nero sul testo in un editor PDF aggiunge un oggetto di annotazione nella parte superiore della pagina. Il testo sottostante è invariato. Chiunque apra il file in un editor PDF può selezionare il rettangolo, premere Elimina e leggere il testo sottostante. Il rettangolo è una copertura visiva, non una misura di sicurezza. Anche senza eliminare il rettangolo, gli strumenti di selezione del testo possono spesso selezionare il testo attraverso o attorno ai bordi degli oggetti di annotazione.
La vera redazione utilizza uno strumento di redazione dedicato che contrassegna il testo per la rimozione e quindi applica la redazione eliminando il contenuto contrassegnato dal flusso di contenuto del PDF e, facoltativamente, inserendo un rettangolo nero al suo posto. Dopo l'applicazione, il testo sottostante non esiste nel file. Non c'è nulla da recuperare, indipendentemente dagli strumenti utilizzati dal destinatario. La distinzione tra i due approcci è il concetto più importante da comprendere prima di redigere qualsiasi cosa.
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Il test di selezione del testo: la tua prima linea di difesa
Aprire il PDF oscurato e utilizzare lo strumento di selezione del testo per tentare di selezionare il testo nelle aree oscurate. Trascina il cursore su un'area oscurata. Se il cursore evidenzia del testo, la redazione è incompleta. Se il cursore non seleziona nulla perché non c'è testo da selezionare, la redazione è completa. Testa individualmente ogni regione oscurata. Una singola redazione mancata in un documento di 100 pagine è quella che viene scoperta.
Ingrandisci almeno al 200% durante il test. Con lo zoom normale, può sembrare che il cursore non selezioni il testo quando in realtà lo ha fatto, perché il testo evidenziato è nascosto sotto la casella di redazione. Con uno zoom elevato, puoi vedere se il cursore sta evidenziando il contenuto dietro la casella o passando sopra uno spazio vuoto. I pochi secondi extra per regione oscurata rappresentano l'assicurazione più economica disponibile contro un errore di oscuramento.
I test Copia-Incolla e Estrazione Testo
Copia tutto il testo dalla pagina redatta e incollalo in un editor di testo semplice. Scorri il testo incollato e verifica che non venga visualizzato alcun contenuto oscurato. Cerca frammenti noti delle informazioni oscurate, un numero parziale di previdenza sociale, un cognome, un importo in dollari. Se la ricerca trova qualcuno di questi nel testo incollato, la redazione non è riuscita. La vera redazione rimuove il testo dal buffer di copia con la stessa efficacia che dallo schermo.
Esporta il PDF redatto in un file di testo o in un documento Word. Il processo di esportazione estrae tutto il testo dal flusso di contenuti del PDF, incluso il testo sotto le caselle di annotazione se le caselle non erano vere e proprie redazioni. Il file esportato rappresenta il test più approfondito della completezza della redazione perché ignora completamente il livello visivo e legge i dati di testo grezzi. Se il file esportato contiene informazioni oscurate, l'oscuramento era cosmetico.
| Metodo di prova | Cosa rileva | Come eseguire |
|---|---|---|
| Selezione del testo con zoom al 200%. | Testo ancora presente nella casella di redazione | Trascina il cursore su ogni regione oscurata |
| Copia tutto e incollalo nell'editor di testo | Testo redatto accessibile tramite appunti | Ctrl+A, Ctrl+C, incolla nel Blocco note, cerca termini oscurati |
| Esporta in Word o TXT | Testo ancora presente nel flusso di contenuti | Esporta PDF, apri in Word, cerca termini oscurati |
| Ispezione dei metadati | Informazioni redatte nelle proprietà del documento | File > Proprietà, controlla tutti i campi dei metadati |
| Apri in un visualizzatore PDF diverso | Rendering specifico del visualizzatore che nasconde gli errori di redazione | Effettua il test in almeno un visualizzatore diverso da quello utilizzato per oscurare |
Controllare metadati e dati nascosti
I campi di metadati PDF, Autore, Titolo, Oggetto, Parole chiave, possono contenere informazioni che avrebbero dovuto essere oscurate insieme al contenuto visibile. Un contratto intitolato Smith-v-Jones-Settlement.pdf con l'autore: Jane Doe, Attorney at Law nei metadati rivela le parti e l'avvocato anche se ogni pagina del documento è completamente oscurata. Apri Proprietà documento e cancella o sovrascrivi ogni campo di metadati prima di finalizzare il file oscurato.
Livelli nascosti, commenti, file allegati e revisioni precedenti del documento possono sopravvivere alla redazione se lo strumento di redazione elabora solo il contenuto visibile della pagina. In Adobe Acrobat, utilizza lo strumento Rimuovi informazioni nascoste nel menu Proteggi o Oscura per cercare ed eliminare queste origini dati nascoste. Gli strumenti di redazione basati su browser potrebbero non includere questo passaggio. Per i documenti altamente sensibili, uno strumento desktop con funzionalità di scansione completa dei dati nascosti è la scelta più sicura.
Perché si verificano errori di redazione anche con strumenti validi
Gli errori di redazione in genere sono riconducibili a una delle tre cause. Il più comune è che l'utente contrassegni il testo con uno strumento di disegno anziché con lo strumento di redazione dedicato. Lo strumento di disegno crea un'annotazione. Lo strumento di redazione rimuove il contenuto. Sembrano identici dopo il posizionamento ma funzionano in modo completamente diverso. La seconda causa è la marcatura incompleta, in cui l'utente seleziona il testo visibile ma perde lo stesso testo incorporato in un oggetto PDF diverso, come un livello di testo separato per l'accessibilità o un oggetto duplicato creato durante l'assemblaggio del documento. Il terzo sta affrettando la fase di verifica, saltando il test di esportazione perché il controllo visivo sembrava a posto.
Ciascuno di questi errori è prevenibile seguendo l'elenco di controllo completo di verifica riportato sopra, senza scorciatoie, su ogni documento oscurato. Il tempo risparmiato saltando la verifica è sempre inferiore al costo di un singolo errore di redazione. Gli errori di redazione di alto profilo negli atti giudiziari, nella pubblicazione di documenti governativi e nelle divulgazioni aziendali hanno costato alle organizzazioni la loro reputazione e, in alcuni casi, sanzioni legali significative. I passaggi di verifica richiedono pochi minuti. Le conseguenze di saltarli possono durare anni.
Quando richiedere la verifica a una seconda persona
Per i documenti giuridicamente o finanziariamente rilevanti, chiedere a una seconda persona di eseguire autonomamente i test di verifica. Uno sguardo nuovo coglie gli errori di redazione ai quali tu, dopo aver fissato il documento nell'ultima ora, sei diventato cieco. La seconda persona non dovrebbe sapere cosa è stato oscurato, ma solo dove si trovano le oscurazioni. Il loro compito è cercare di scoprire cosa c'è sotto quelle scatole nere utilizzando ogni strumento a disposizione.
Se la seconda persona riesce a recuperare il contenuto oscurato, il processo di oscuramento non è riuscito e deve essere ripetuto. L'imbarazzo di un collega che scopre il tuo errore di redazione è infinitamente preferibile alle conseguenze che il destinatario lo trovi. La scoperta interiore è un dono. La scoperta esterna è un disastro. Tratta ogni errore di verifica interna come un'opportunità per correggere il processo prima che produca un errore esterno.
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