Un PDF di estratto conto contiene numeri di conto e numeri di routing che devono essere condivisi con un prestatore per una richiesta di prestito. Il creditore deve vedere la cronologia delle transazioni e il saldo, ma non ha alcun bisogno legittimo dei numeri di conto completi. Una fattura fornitore contiene i dettagli di pagamento necessari al reparto contabilità fornitori, ma le informazioni bancarie non devono essere visibili a tutte le persone che gestiscono la fattura durante l'approvazione. Questi documenti richiedono una redazione selettiva: rimuovendo modelli numerici specifici lasciando intatto il contenuto circostante.
Redigere i numeri di conto bancario e di routing da un PDF è un'operazione di precisione. La redazione deve coprire le cifre esatte del numero di conto senza oscurare il testo adiacente. Deve essere permanente, rimuovendo i numeri dalla struttura del PDF in modo che non possano essere recuperati. E deve essere verificabile, in modo da poter verificare che non rimanga alcun frammento del numero di conto. Questa guida illustra il flusso di lavoro per la redazione dei numeri finanziari.
La Oscuramento PDF dei dati finanziari richiede maggiore precisione rispetto all'oscuramento generale del testo. Una casella di redazione disallineata che lascia visibile una singola cifra non è riuscita. Una redazione che copre troppo rimuove il contesto di cui il destinatario ha bisogno.
Identificazione dei numeri di conto e di routing nei PDF
I numeri dei conti bancari seguono schemi prevedibili che consentono di individuarli per la redazione. I numeri dei conti bancari statunitensi sono generalmente composti da 8 a 12 cifre. I numeri di routing sono esattamente 9 cifre. Spesso compaiono accanto al nome della banca, nell'intestazione di un estratto conto o nella sezione dei dettagli di pagamento di una fattura. Cerca prima il nome della banca nel PDF. I numeri di conto e di routing si trovano solitamente nelle vicinanze. Cerca la parola "Account" o "Routing" per individuare i numeri etichettati. Cerca modelli di cifre che corrispondano alla lunghezza prevista.
La fase di identificazione PDF Redazione dovrebbe essere metodica. Individua ogni istanza dei numeri target prima di oscurarne uno qualsiasi. Un passaggio di redazione in cui manca un'occorrenza lascia esposti i dati finanziari.
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Redigere con precisione
| Metodo | Come funziona | Ideale per |
|---|---|---|
| Cerca e redige | Utilizzare la funzione di ricerca del lettore PDF per trovare ogni istanza del numero di destinazione, quindi applicare la oscurazione a ciascun risultato della ricerca individualmente | Documenti in cui i numeri di conto compaiono in posizioni prevedibili che la ricerca può trovare in modo affidabile |
| Redazione basata su modelli | Alcuni strumenti di redazione possono identificare e redigere automaticamente modelli che corrispondono ai formati dei numeri di conto nell'intero documento | Documenti con più numeri di conto o in cui i numeri compaiono in posizioni imprevedibili |
| Ispezione visiva manuale | Scorri ogni pagina e identifica visivamente ciascun numero di conto, quindi applica la oscuramento manualmente | Documenti in cui i numeri di conto possono apparire in immagini, grafia o formati non standard che la ricerca non riesce a trovare |
Verifica della completezza della redazione
Dopo la redazione, verifica che ogni istanza dell'account e dei numeri di routing sia completamente oscurata. Cerca frammenti dei numeri nel documento redatto. Cerca le prime quattro cifre, le ultime quattro cifre e qualsiasi modello di cifra distintivo. Se una ricerca restituisce un risultato, la redazione ha mancato quell'istanza. Rielaborare e verificare nuovamente. La verifica deve essere eseguita sull'output redatto, non sull'originale. L'output è ciò che vedrà il destinatario.
Gli strumenti di redazione WukongPDF supportano la ricerca e la redazione del testo. La verifica Sicurezza PDF dopo la redazione conferma che nessun dato finanziario rimane accessibile nel file di output.
Documentare le revisioni per la conformità
Le revisioni finanziarie dovrebbero essere documentate. Registra cosa è stato redatto, perché e da chi. La documentazione fornisce una traccia di controllo che dimostra che le revisioni sono state eseguite deliberatamente e per validi motivi. Ciò è particolarmente importante per i documenti condivisi con autorità di regolamentazione, revisori o parti esterne che potrebbero chiedersi perché le informazioni sono state oscurate.
L'audit trail PDF Redazione deve essere archiviato insieme al documento redatto. È sufficiente una semplice voce di registro che registri la data di redazione, il contenuto di destinazione e il motivo.
Gestione dei numeri di conto parzialmente visibili
Gli estratti conto a volte mostrano i numeri di conto con cifre mascherate, come XXXX1234. La parte mascherata è già protetta. Solo le cifre visibili necessitano di oscuramento. Ma quando si oscurano le cifre visibili, verificare che le cifre mascherate non possano essere dedotte da altre informazioni nel documento. Una dichiarazione che mostra un numero di conto parzialmente mascherato accanto a un numero di routing completo e al nome della banca può fornire un contesto sufficiente affinché una determinata persona possa ricostruire il numero completo.
La PDF Redazione dei numeri parzialmente mascherati deve tenere conto del contesto informativo. Un numero mascherato in isolamento è protetto. Un numero mascherato accanto alle informazioni identificative potrebbe non esserlo.
Archiviazione sicura degli originali non oscurati
Dopo aver oscurato, archivia l'originale non oscurato in un luogo sicuro, separato dalla versione di distribuzione oscurata. L'originale è la registrazione completa. La versione redatta è per la distribuzione. Se l'originale è archiviato nella stessa cartella della versione oscurata, un destinatario che dovrebbe ricevere solo la versione oscurata potrebbe accedere accidentalmente all'originale.
La separazione Sicurezza PDF dei file oscurati e non oscurati è un controllo del processo. La separazione fisica dei file impedisce la divulgazione accidentale.
Redazione delle righe MICR in fondo agli assegni
Gli assegni scansionati includono una riga MICR nella parte inferiore contenente il numero di routing, il numero di conto e il numero dell'assegno nel carattere di riconoscimento dei caratteri dell'inchiostro magnetico. Questa riga deve essere oscurata insieme alle informazioni sull'account stampate altrove sull'assegno. I caratteri MICR sono distintivi e facili da identificare. Cerca il modello di carattere caratteristico o individua manualmente la striscia inferiore dell'immagine dell'assegno.
La Oscuramento PDF dei dati MICR richiede la stessa accuratezza dell'oscuramento dei numeri di conto stampati. La linea MICR potrebbe essere l'unico posto in cui appare il numero di routing completo. La sua mancanza lascia esposta la forma più leggibile dalla macchina dei dati finanziari.
Test del documento redatto con scanner automatizzati di dati finanziari
Gli istituti finanziari e i sistemi di rilevamento delle frodi utilizzano strumenti automatizzati per scansionare i documenti alla ricerca dei numeri di conto. Dopo aver redatto, testa il documento redatto con uno strumento simile, se disponibile. Oppure simula manualmente la scansione cercando modelli di cifre che corrispondano ai formati dei numeri di conto. Il test conferma che la tua redazione resiste al rilevamento automatico e non solo all'ispezione visiva.
Il test Sicurezza PDF relativo alla scansione automatizzata è più rigoroso del controllo visivo. Una redazione che supera l'ispezione visiva potrebbe non riuscire a rilevare automaticamente se i dati di testo sottostanti rimangono nella struttura del file.
Redazione di dati finanziari nei PDF scansionati o digitali
Gli estratti conto scansionati sono immagini di pagina. Per oscurare i numeri di conto è necessario dipingere sopra i numeri con rettangoli opachi, quindi appiattire il documento in modo che la vernice diventi permanente. Gli estratti conto digitali hanno testo selezionabile. La loro redazione richiede la rimozione del testo dalla struttura del PDF, non solo la sua copertura. Il metodo è diverso. Il risultato deve essere lo stesso: i numeri sono scomparsi.
Per i PDF scansionati, verificare l'oscuramento ingrandendo ciascuna area oscurata. Se qualche cifra è visibile attraverso o intorno alla vernice, rifala. Per i PDF digitali, verificare cercando i numeri oscurati nell'output. Il metodo di verifica PDF Redazione dipende dal tipo di PDF.
Creazione di un rapporto di redazione per i revisori
I revisori finanziari possono richiedere la documentazione delle correzioni applicate alle dichiarazioni fornite come prova. Creare un rapporto di oscuramento elencando ogni elemento oscurato, la sua posizione nel documento e il motivo dell'oscuramento. Il rapporto dimostra che le revisioni sono state applicate sistematicamente e per valide ragioni, per non nascondere informazioni sfavorevoli.
Il rapporto di redazione PDF Security è un documento complementare al PDF redatto. Fornisce la trasparenza che le stesse redazioni oscurano.
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