Un documento Word di 500 KB che diventa un PDF da 5 MB dopo l'esportazione sembra controintuitivo: ti aspetteresti che il PDF abbia dimensioni simili o più piccole. Tuttavia, PDF e DOCX memorizzano le informazioni in modo diverso e diverse cose che accadono durante l'esportazione possono rendere il PDF notevolmente più grande dell'origine. Capire perché indica la soluzione.
L'incorporamento dei caratteri aggiunge dimensione
I documenti di Word fanno riferimento ai caratteri per nome e si basano sui caratteri installati sul sistema del lettore. PDF incorporano i dati dei caratteri all'interno del file per un rendering autonomo. L'incorporamento dei caratteri aggiunge i dati del file dei caratteri al PDF: un file dei caratteri completo può essere di diverse centinaia di kilobyte e se un documento utilizza cinque caratteri diversi, sono potenzialmente 1-2 MB di dati dei caratteri aggiunti al file che il documento di Word non conteneva.
Le moderne esportazioni PDF utilizzano il sottoinsieme dei caratteri, incorporando solo i caratteri effettivamente utilizzati nel documento anziché il carattere completo. Ciò riduce significativamente il sovraccarico relativo ai caratteri. Se non viene applicato il sottoinsieme dei caratteri (un'impostazione nelle opzioni di esportazione), vengono incorporati file di caratteri completi e l'aumento delle dimensioni è più drammatico.
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Le immagini vengono archiviate in modo diverso
Word memorizza le immagini nel loro formato originale con qualunque compressione avesse l'immagine al momento dell'inserimento. Un'immagine JPEG inserita in Word rimane compressa JPEG. Il processo di esportazione PDF può ricodificare queste immagini in modo diverso, a volte in modo più efficiente, a volte meno. Se l'esportazione converte le immagini JPEG in un formato intermedio non compresso prima della ricodifica, i dati dell'immagine possono espandersi in modo significativo.
La funzione "Comprimi immagini" di Word; (Formato immagine → Comprimi immagini) riduce le dimensioni del file immagine all'interno del documento prima dell'esportazione. Se le immagini non sono state compresse e sono alla massima risoluzione, PDF può ereditare immagini di grandi dimensioni che Word conservava in modo efficiente tramite la compressione JPEG ma che l'esportazione PDF ricodificava in modo meno efficiente.
Il metodo di esportazione PDF è importante
La stampa suPDF (utilizzando una stampante virtuale) e l'esportazione diretta (File → Salva con nome → PDF) possono produrre file di dimensioni notevolmente diverse dallo stesso documento Word. Il percorso di stampa esegue il rendering del documento come apparirebbe su una stampante fisica, quindi acquisisce l'output sottoposto a rendering. Ciò può rasterizzare il contenuto vettoriale e creare dati di immagine di grandi dimensioni in cui l'origine era testo vettoriale compatto.
L'esportazione diretta da Word (File → Salva con nome → PDF o File → Esporta → Crea PDF/XPS) generalmente produce PDF più piccoli e di migliore qualità rispetto alla stampa su PDF perché funziona con la struttura interna del documento anziché con il rendering su un'immagine della stampante. Se utilizzi la stampa suPDF, il passaggio all'esportazione diretta spesso risolve i problemi di PDF di grandi dimensioni.
Contenuti nascosti e modifiche tracciate
I documenti Word con modifiche rilevate, commenti o contenuto nascosto possono essere esportati in PDF più grandi a seconda delle impostazioni di esportazione. Se l'esportazione include la cronologia delle revisioni o mostra markup, tali dati aumentano la dimensione PDF. Prima di esportare un PDF finale da un documento Word con cronologia delle revisioni, accetta o rifiuta tutte le modifiche, elimina tutti i commenti e cancella qualsiasi testo nascosto che non dovrebbe essere presente nel documento finale.
Riparare un sovradimensionato PDF
Se il PDF è già stato creato ed è troppo grande, eseguirlo tramite uno strumento PDF Compressione è la soluzione più rapida. La compressione rielabora le immagini con una codifica efficiente, suddivide i caratteri in sottoinsiemi se non lo erano già e rimuove il sovraccarico, riducendo in genere un PDF inutilmente grande del 50-80% senza perdita visibile di qualità per la visualizzazione sullo schermo.
Per i documenti che esporti regolarmente, la modifica delle impostazioni di esportazione in Word risolve il problema a monte. Nelle opzioni di esportazione PDF di Word, seleziona "Testo bitmap quando i caratteri potrebbero non essere incorporati" è deselezionato, imposta la qualità dell'immagine su un livello ragionevole (non massimo) e assicurati che il sottoimpostazione dei caratteri sia abilitato. Queste impostazioni in genere producono un PDF di dimensioni paragonabili al documento Word di origine o più piccolo.
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