Hai passato ore a preparare una presentazione. Le diapositive sono lucidate. Le note del relatore contengono punti di discussione, riferimenti ai dati e promemoria per ciascuna diapositiva. Esporti in PDF e le diapositive sembrano fantastiche, ma le note del relatore sono scomparse. Tutta quella preparazione, invisibile a chi riceve solo il PDF. È necessario includere queste note in modo che il destinatario possa comprendere il contesto e il ragionamento dietro ogni diapositiva.
PowerPoint può includere note del relatore nell'esportazione PDF, posizionandole sotto ciascuna diapositiva o accanto ad essa. L'esportazione da PPT a PDF con note trasforma la presentazione da un mazzo visivo in un documento completo che funziona come un volantino autonomo.
Esportazione di PowerPoint in PDF con note del relatore
In PowerPoint, vai su File, Salva con nome e scegli PDF. Prima di fare clic su Salva, fare clic sul pulsante Opzioni. Nella finestra di dialogo Opzioni, in "Pubblica cosa" seleziona "Pagine di note" dal menu a discesa. Ciò indica a PowerPoint di includere le note del relatore per ciascuna diapositiva nell'output PDF. Ogni diapositiva viene visualizzata nella parte superiore della pagina, con le note del relatore stampate sotto di essa. Il risultato è un PDF in stile dispensa in cui il lettore vede sia la diapositiva visiva che le note esplicative sulla stessa pagina.
Inoltre nella finestra di dialogo Opzioni, in "Includi informazioni non stampabili" seleziona "Proprietà documento" e "Tag della struttura del documento per l'accessibilità". Il primo conserva i metadati come il titolo e l'autore della presentazione. Il secondo crea una struttura PDF con tag in cui gli screen reader possono navigare. Entrambi sono buoni valori predefiniti da abilitare per ogni esportazione.
Il layout delle pagine note è controllato dallo schema note in PowerPoint. Vai su Visualizza, Schema note per personalizzare l'aspetto delle pagine delle note. Puoi regolare la dimensione della miniatura della diapositiva, la posizione e il carattere del testo delle note e aggiungere elementi di intestazione o piè di pagina come numeri di pagina, data o un avviso di riservatezza. Le modifiche allo Schema note si applicano a tutte le diapositive, quindi configuri il layout una volta e influirà su ogni pagina del PDF esportato.
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Scelta tra pagine di note e layout dispense
PowerPoint offre due layout per le esportazioni con note incluse. Pagine note mostra una diapositiva per pagina con le relative note sotto. Questo è il layout migliore per una revisione dettagliata perché ogni diapositiva ha una pagina intera e le note hanno molto spazio. Il layout delle dispense mostra più diapositive per pagina, in genere 2, 3, 4, 6 o 9, con righe per le note scritte a mano. Il layout delle Schede non include il testo delle note del relatore. Fornisce righe vuote in cui il lettore può scrivere le proprie note.
Se il tuo obiettivo è condividere i punti di discussione e il contesto preparati, utilizza le pagine delle note. Se il tuo obiettivo è fornire al pubblico un riferimento compatto con spazio per scrivere, utilizza Handouts. I due layout hanno scopi diversi e la scelta dovrebbe corrispondere al modo in cui il destinatario utilizzerà il PDF. Per una presentazione condivisa con colleghi che necessitano del contesto completo, Pagine note è quasi sempre la scelta giusta.
Suggerimenti per la formattazione delle pagine di note professionali
Le note del relatore spesso contengono linguaggio informale, abbreviazioni e promemoria che hanno senso per il relatore ma sembrano sciatti in un documento distribuito. Prima di esportare con le note, rivedi il testo delle note per ciascuna diapositiva. Rimuovi i promemoria personali che non devono essere condivisi, ad esempio "menziona qui i risultati del terzo trimestre" o "chiedi informazioni sul budget". Espandi le abbreviazioni in termini completi. Assicurati che le note siano lette come una prosa coerente piuttosto che come frammenti di elenchi puntati. Le note che ti sono utili come relatore non sono necessariamente adatte per la distribuzione.
La dimensione del carattere delle note nel PDF esportato è controllata da Notes Master. La dimensione predefinita è solitamente compresa tra 10 e 12 punti. Se le tue note sono lunghe, valuta la possibilità di aumentare la dimensione del carattere a 11 o 12 punti per una lettura confortevole. Regola le dimensioni della miniatura della diapositiva nello Schema note per dare più spazio al testo delle note, se necessario. Una miniatura di diapositiva al 50% dell'altezza della pagina lascia il restante 50% per le note, il che è un buon equilibrio per le diapositive con quantità moderate di testo di note.
Esportazione di diapositive specifiche con note
Se devi condividere solo diapositive specifiche con le relative note, come le diapositive del riepilogo esecutivo, imposta l'intervallo di pagine nella finestra di dialogo Salva come PDF in Opzioni. Inserisci i numeri delle diapositive che desideri includere. Nel PDF vengono visualizzate solo le diapositive e le relative note. Questa esportazione selettiva mantiene il file focalizzato ed evita di sovraccaricare il destinatario con diapositive che non gli interessano.
WukongPDF può anche elaborare un PDF esportato con note incluse per aggiungere segnalibri dai titoli delle diapositive, rendendo navigabile il documento di più pagine. Carica il PDF, utilizza l'editor di segnalibri per creare segnalibri dai titoli delle diapositive e scarica la versione migliorata. La combinazione di diapositive Presentazione PDF, note del relatore e segnalibri crea un documento completo che funge sia da riferimento visivo che da rapporto scritto dettagliato.
Se condividi regolarmente presentazioni come PDF con note, salva le impostazioni di esportazione come preimpostazione PDF personalizzata. Nella finestra di dialogo Salva con nome, dopo aver configurato le opzioni, è possibile salvare le impostazioni correnti come preimpostazione per un utilizzo futuro. La prossima volta che esporti, seleziona la preimpostazione dal menu a discesa. Ciò elimina la necessità di riconfigurare le impostazioni di esportazione delle note per ogni presentazione. Gli strumenti PDF Export di WukongPDF possono anche elaborare direttamente i file PowerPoint, convertendoli in PDF con note incluse senza richiedere l'installazione di PowerPoint.
Un flusso di lavoro specifico per i team che collaborano alle presentazioni: prima di esportare con le note, esegui un passaggio di revisione sul testo delle note come team. Ogni membro del team apre il file PowerPoint, rivede le note sulle diapositive assegnate e le aggiorna per riflettere il messaggio finale concordato. Questa revisione collaborativa garantisce che il PDF incluso nelle note distribuito dopo la riunione contenga un contesto accurato e controllato anziché la bozza dei punti di discussione di una persona. Le note diventano parte del verbale ufficiale della presentazione, quindi meritano la stessa attenzione editoriale delle slide stesse.
Per le presentazioni archiviate per riferimento futuro, il PDF con note incluse è più prezioso della versione di sole diapositive. Una diapositiva con la dicitura "Risultati del terzo trimestre" con un grafico è significativo nel contesto ma criptico sei mesi dopo. La stessa diapositiva con le note che spiegano "I ricavi del terzo trimestre hanno superato le previsioni del 12% a causa del lancio del nuovo prodotto in agosto" rimane comprensibile all'infinito. Le note trasformano la presentazione da un aiuto visivo che dipende da un relatore in un documento autonomo che comunica il suo messaggio senza narrazione. Per qualsiasi presentazione che abbia importanza al di là della riunione in cui è stata consegnata, l'esportazione con note è lo standard che distingue la documentazione professionale dalle diapositive effimere.
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