La creazione di una Firma digitale per un PDF è un processo di configurazione che si effettua una sola volta. Utilizzare la stessa firma su dozzine o centinaia di PDF successivi senza ricrearla ogni volta è ciò che rende la firma digitale pratica per i flussi di lavoro aziendali. La firma, sia che si tratti di una firma digitale basata su certificato o di un'immagine di firma scritta a mano archiviata, viene salvata come identità riutilizzabile selezionata da un elenco anziché ricostruita da zero per ciascun documento.
Il metodo per riutilizzare una firma dipende da se si lavora con firme digitali basate su certificati che forniscono garanzie di integrità crittografica o con immagini di firma elettronica che forniscono un segno visivo senza associazione crittografica. Entrambi possono essere archiviati e riutilizzati, ma il meccanismo di archiviazione e la portabilità differiscono tra i due tipi.
Gli strumenti Firma PDF di WukongPDF supportano firme memorizzate che è possibile applicare a più documenti in un'unica sessione. Dopo aver caricato la tua firma una volta, per applicarla a ogni documento successivo basta un solo clic.
Memorizzazione e riutilizzo delle firme in Adobe Acrobat Pro
Acrobat Pro archivia gli ID digitali in un archivio certificati a livello di sistema o in un file crittografato. Per creare un ID digitale riutilizzabile, apri Acrobat Pro, vai su Modifica, quindi Preferenze e seleziona Firme. In Identità e certificati attendibili, fare clic su Altro. Nella finestra di dialogo Impostazioni ID digitale, fai clic su Aggiungi ID e scegli Un nuovo ID digitale che voglio creare adesso. Segui le istruzioni per inserire il tuo nome e le informazioni di contatto. Scegli di archiviare l'ID nell'archivio certificati di Windows se desideri che altre applicazioni Windows vi accedano oppure scegli il file PKCS#12 se prevedi di esportare l'ID per utilizzarlo su altri computer.
Dopo aver creato l'ID digitale, questo viene visualizzato nella finestra di dialogo Firma ogni volta che firmi un PDF. Seleziona l'ID dal menu a discesa Firma come, inserisci la password e fai clic su Firma. La firma viene applicata utilizzando il certificato archiviato. La prima volta la creazione dell'ID digitale richiede circa due minuti. Ogni firma successiva richiede meno di 30 secondi. Il file PKCS#12 esportato, con estensione .pfx o .p12, può essere importato in Acrobat Pro su un altro computer o in uno strumento di firma PDF di terze parti compatibile.
Per le firme elettroniche senza certificati, Acrobat Pro archivia immagini di firme scritte a mano o stili di firma digitati come parte dello strumento Compila e firma. Dopo aver disegnato o caricato un'immagine della firma una volta, Acrobat la ricorda e la offre come opzione riutilizzabile ogni volta che si apre lo strumento Compila e firma. Questa firma memorizzata produce un marchio elettronico senza le garanzie crittografiche di una firma digitale basata su certificato, ma è sufficiente per la maggior parte delle esigenze di firma aziendale.
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Utilizzo dei servizi di firma cloud per il riutilizzo tra dispositivi
I servizi di firma PDF Workflow basati su cloud memorizzano il tuo profilo di firma sui loro server, rendendolo accessibile da qualsiasi dispositivo su cui accedi. Servizi come DocuSign, Adobe Acrobat Sign e Dropbox Sign mantengono un profilo di firma che include il nome digitato, l'immagine della firma scritta a mano e il certificato digitale, se ne hai caricato uno. Quando firmi un documento tramite il servizio, la firma memorizzata viene applicata automaticamente.
In pratica, l’approccio del cloud storage risolve il problema della portabilità. La tua firma è disponibile sia che tu sia sul desktop dell'ufficio, sul laptop di casa o sul telefono. Il compromesso è che il profilo della firma, inclusa l'eventuale chiave privata del certificato digitale, è archiviato sui server del servizio. I servizi affidabili crittografano la chiave privata con una password che solo tu conosci, il che significa che il servizio non può firmare documenti come te senza la tua password. Per le organizzazioni che firmano centinaia di documenti ogni giorno tra più firmatari, i profili di firma cloud rappresentano l'approccio standard perché centralizzano la gestione delle identità ed eliminano la configurazione della firma per computer.
Esportazione e importazione di certificati digitali
Se devi utilizzare la stessa identità Firma PDF basata su certificato su più computer o condividerla con un collega che firma per tuo conto, esporta l'ID digitale come file PKCS#12. In Acrobat Pro, vai su Modifica, Preferenze, Firme, fai clic su Altro per Identità, seleziona il tuo ID digitale e scegli Esporta. Salva il file con una password complessa. Trasferisci il file sul computer di destinazione, apri Acrobat Pro, vai alla stessa finestra di dialogo e scegli Aggiungi ID, quindi Seleziona un file contenente il mio ID digitale. Importa il file .pfx e inserisci la password.
La portabilità dei certificati è essenziale per i professionisti che firmano da più postazioni di lavoro, come un avvocato che lavora sia dall'ufficio che da casa o un dirigente che firma sia da un desktop che da un laptop. Il file del certificato esportato deve essere trattato come una credenziale sensibile. Archivialo in un gestore di password o in un'unità USB crittografata, non in un allegato e-mail non crittografato o in una cartella cloud. Chiunque abbia accesso al file .pfx e alla relativa password può applicare la tua firma digitale a qualsiasi PDF.
| Metodo di archiviazione | Portabilità | Velocità di firma |
|---|---|---|
| Identità memorizzata in Acrobat Pro | Legato a un computer | Due clic per firmare dopo la configurazione |
| Profilo del servizio di firma cloud | Qualsiasi dispositivo con accesso | Un clic per firmare dopo il caricamento |
| File del certificato digitale (.pfx) | File portatile, qualsiasi software compatibile | Certificato di importazione, quindi firma |
Gestione di firme multiple per ruoli diversi
Un professionista che firma documenti a diverso titolo, ad esempio personalmente per contratti individuali e per conto di un'azienda per accordi commerciali, necessita di due identità di firma separate. Crea un ID digitale per la capacità personale e un secondo per il ruolo aziendale. Assegna a ciascun ID un nome descrittivo che semplifichi la selezione di quello corretto dal menu a discesa Firma come. Firmare accidentalmente un documento personale con la firma aziendale, o viceversa, crea confusione e, in contesti regolamentati, potenziali problemi legali.
I servizi di firma cloud gestiscono più ruoli tramite il cambio di account o i profili dell'area di lavoro. Un utente DocuSign può appartenere a più account, ciascuno con il proprio profilo di firma e marchio aziendale. Il passaggio da un account all'altro richiede un solo clic dal menu dell'account. La separazione è chiara e impedisce errori di firma tra ruoli possibili quando più ID digitali vengono archiviati nello stesso archivio certificati locale senza un'etichettatura chiara.
Riutilizzare una firma digitale su più PDF significa memorizzare l'identità della firma una volta e selezionarla da un elenco per ogni firma successiva. L'investimento di cinque minuti nella configurazione di un ID digitale archiviato o di un profilo di firma cloud viene ripagato entro la prima settimana dalla firma regolare. Per i professionisti che firmano documenti quotidianamente, il riutilizzo della firma trasforma la firma da un'attività di configurazione ripetuta in una fase di conferma con un clic.
Protezione delle identità delle firme archiviate contro l'uso non autorizzato
Nella maggior parte dei casi, una firma digitale archiviata, sia in un archivio certificati locale che in un profilo cloud, è una credenziale che deve essere protetta. Imposta una password complessa sull'ID digitale diversa dalla password di accesso al computer e dalla password dell'e-mail. Se qualcuno riesce ad accedere al tuo computer sbloccato, non dovrebbe essere in grado di firmare documenti come te senza inserire separatamente la password dell'ID digitale. In Acrobat Pro, configura l'ID digitale per richiedere una password per ogni sessione di firma, non solo per la creazione iniziale.
Quando si tratta di flussi di lavoro documentali, per i profili di firma basati su cloud, abilita l'autenticazione a più fattori sull'account del servizio. Il profilo della firma archiviato sui server del servizio è crittografato con le credenziali del tuo account e l'MFA aggiunge un secondo passaggio di verifica che impedisce l'uso improprio della firma anche se la tua password è compromessa. Controlla periodicamente l'elenco dei dispositivi registrati nel tuo account di firma cloud e revoca l'accesso per tutti i dispositivi che non utilizzi più. Queste pratiche di sicurezza proteggono l'identità della firma memorizzata con la stessa serietà con cui proteggeresti qualsiasi altra autorità di firma legale.
Automazione dell'applicazione della firma su batch di documenti
Per le organizzazioni che inviano ripetutamente lo stesso tipo di documento per la firma, Acrobat Pro supporta la firma digitale batch tramite l'Azione guidata. Crea un'azione che apre una cartella di PDF, applica a ciascuno un ID digitale specificato e salva le copie firmate in una cartella di output. L'azione viene eseguita in modo automatico, elaborando centinaia di documenti nel tempo necessario per firmarne manualmente uno solo.
I servizi di firma cloud offrono endpoint API per la firma automatizzata. Uno script carica un PDF, specifica l'identità del firmatario e riceve indietro il PDF firmato. L'API si integra nelle pipeline di generazione di documenti in cui un sistema produce un PDF, lo invia per la firma e archivia la copia firmata senza intervento umano. Per scenari con volumi elevati, come la generazione automatizzata di fatture o l'emissione di certificati, la firma basata su API è l'unico approccio pratico. L'automazione dell'applicazione della firma trasforma la firma digitale da un passaggio manuale relativo al documento in un processo in background, consentendo la firma di volumi che sarebbe impossibile gestire manualmente.
Una firma digitale riutilizzabile è un moltiplicatore di produttività per chiunque firmi più di una manciata di PDF a settimana. L'installazione richiede cinque minuti, ogni firma successiva richiede pochi secondi e nell'arco di un anno il risparmio di tempo cumulativo è sostanziale. L'installazione richiede cinque minuti. Ogni firma successiva richiede pochi secondi. In un anno di firma regolare, il tempo risparmiato rispetto alla creazione di una nuova firma per ciascun documento si aggiunge alle ore di tempo produttivo recuperato. L'approccio della firma archiviata è la pratica standard tra i professionisti che firmano i documenti quotidianamente.
L'approccio della firma digitale archiviata si applica allo stesso modo ai singoli professionisti che firmano alcuni contratti con i clienti ogni settimana e ai team aziendali che elaborano centinaia di documenti attraverso canali di firma automatizzata. L'investimento iniziale di configurazione di cinque minuti viene ripagato continuamente per l'intera durata dell'identità della firma.
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