Un PDF contenente centinaia di indirizzi e-mail deve essere condiviso pubblicamente. Ognuno di questi indirizzi deve essere oscurato. Cercare manualmente tra le pagine il simbolo chiocciola, disegnare un rettangolo di redazione su ciascun indirizzo e applicare la redazione è lento e soggetto a errori. Un singolo indirizzo mancato in un documento che altrimenti sarebbe stato correttamente oscurato è pur sempre una divulgazione. La redazione degli indirizzi e-mail da un PDF utilizza automaticamente il riconoscimento dei modelli per trovare tutti gli indirizzi e contrassegnarli per la redazione in un unico passaggio. Lo strumento PDF Redaction cerca la struttura rivelatrice di un indirizzo e-mail e oscura tutte le corrispondenze.
Come funziona la redazione automatica delle e-mail
Gli indirizzi e-mail seguono uno schema prevedibile. Una parte locale, il simbolo della chiocciola (@) e una parte del dominio con almeno un punto. Questa struttura può essere espressa come un'espressione regolare, una formula di corrispondenza dei modelli utilizzata dai motori di ricerca per trovare il testo. Il modello identifica le stringhe che corrispondono al formato dell'e-mail e le contrassegna per la redazione. Il modello può essere modificato per corrispondere a domini specifici, per escludere determinati indirizzi o per essere più o meno aggressivo in ciò che corrisponde.
Il processo di oscuramento automatico prevede due fasi. La fase di ricerca esegue la scansione dell'intero contenuto di testo del PDF alla ricerca di modelli che corrispondano al formato dell'indirizzo e-mail. Ogni partita viene contrassegnata. La fase di oscuramento applica la oscuramento permanente a tutte le posizioni contrassegnate. Il risultato è un PDF in cui ogni indirizzo email è stato rimosso in modo permanente. Il vantaggio PDF Privacy della redazione automatica è la completezza. Il modello rileva gli indirizzi che un revisore umano potrebbe non notare, in particolare nelle note a piè di pagina, nelle intestazioni e nel testo a margine.
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Configurazione della ricerca del modello di posta elettronica
Aprire il PDF in uno strumento di redazione che supporti la ricerca basata su modelli. Adobe Acrobat Pro include la ricerca di pattern nel suo strumento Redact. Seleziona lo strumento Oscura e scegli Trova testo e Oscura. Nella finestra di dialogo di ricerca, inserisci un modello che corrisponda agli indirizzi email. Il modello di posta elettronica standard acquisisce i formati più comuni. Se necessario, modifica il modello in modo che sia più specifico, ad esempio abbinando solo gli indirizzi di un dominio particolare.
Esegui la ricerca. Lo strumento visualizza un elenco di tutte le corrispondenze trovate nel documento. Esaminare l'elenco prima di applicare la redazione. Conferma che tutte le corrispondenze siano indirizzi email autentici. Rimuovi eventuali false corrispondenze rilevate in modo errato dal modello, ad esempio il testo che contiene un segno di chiocciola ma non è un indirizzo email. Aggiungi manualmente eventuali indirizzi mancati disegnandovi sopra dei rettangoli di redazione. La ricerca PDF Redazione è un punto di partenza, non un risultato finale. La revisione umana convalida i risultati automatizzati.
Oscuramento degli indirizzi e-mail nei metadati e nel testo nascosto
Gli indirizzi e-mail possono essere visualizzati in posizioni PDF non raggiunte da una ricerca di testo. I campi dei metadati del documento, come Autore, Oggetto e Parole chiave, possono contenere indirizzi email. I livelli di testo nascosti dietro le immagini delle pagine scansionate possono contenere indirizzi riconosciuti dall'OCR ma non visibili sulla pagina. Gli allegati file incorporati nel PDF possono contenere i propri indirizzi e-mail.
Dopo aver oscurato gli indirizzi email visibili, controlla i metadati del documento. Apri le proprietà del documento e controlla ogni campo. Cancella qualsiasi campo che contenga un indirizzo email. Esegui una ricerca separata per i livelli di testo nascosti. Alcuni editor PDF possono eseguire ricerche specifiche nei livelli di testo OCR. Se il PDF contiene allegati, estraili e oscura gli eventuali indirizzi email in essi contenuti. L'approccio completo PDF Privacy affronta gli indirizzi e-mail ovunque appaiano nel documento, non solo nel testo visibile della pagina.
Verifica della completezza della redazione
Dopo aver applicato le oscurazioni, verificare che non rimangano indirizzi email. Cerca nel PDF redatto il simbolo chiocciola. Se la ricerca trova qualche indirizzo rimanente, la redazione era incompleta. Copia tutto il testo dal documento e incollalo in un editor di testo. Cerca gli indirizzi email nel testo incollato. Un PDF redatto correttamente non produrrà indirizzi e-mail in nessuno dei due test.
Controlla le aree oscurate per eventuali artefatti visibili. Un indirizzo email oscurato può lasciare un punto finale o una virgola che faceva parte della frase circostante ma non era inclusa nell'oscuramento. Questi resti possono rivelare la presenza di un indirizzo oscurato anche se l'indirizzo stesso è scomparso. WukongPDF fornisce strumenti Redazione PDF con ricerca basata su modelli per la redazione automatizzata delle e-mail.
Salvataggio e riutilizzo dei modelli di redazione dei messaggi di posta elettronica
Se la redazione dei messaggi di posta elettronica è un'attività ricorrente, salvare il modello di ricerca come configurazione denominata. Adobe Acrobat consente di salvare modelli di redazione comunemente utilizzati. La prossima volta che un PDF richiede la redazione dell'e-mail, carica il modello salvato invece di inserirlo nuovamente. Il modello salvato garantisce una redazione coerente tra i documenti e tra gli utenti.
Documentare il processo di redazione in una procedura operativa standard. La POS dovrebbe specificare il modello utilizzato, le fasi di revisione e i test di verifica. Una procedura documentata consente a qualsiasi membro del team di eseguire la redazione dei messaggi di posta elettronica in modo coerente. La procedura fornisce anche la prova della due diligence nel caso in cui la redazione venga messa in discussione.
La redazione automatizzata degli indirizzi e-mail trasforma un'attività manuale noiosa e soggetta a errori in un processo affidabile e ripetibile. Il modello trova gli indirizzi. Il revisore conferma le corrispondenze. La redazione li rimuove definitivamente. La combinazione di automazione e supervisione umana produce un documento accuratamente redatto.
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