Perché dividere un PDF di grandi dimensioni per questioni di posta elettronica
I limiti delle dimensioni degli allegati e-mail sono il motivo più comune per cui le persone hanno bisogno di dividere un PDF di grandi dimensioni. Gmail limita gli allegati a 25 megabyte. Outlook e la maggior parte dei server di posta elettronica aziendali impongono limiti simili, spesso compresi tra 10 e 25 megabyte. Un PDF che supera il limite di allegati del destinatario ritorna al mittente, ritardando la comunicazione e richiedendo un nuovo invio tramite un metodo diverso. La suddivisione del PDF in file più piccoli che rientrano ciascuno nel limite degli allegati risolve immediatamente il problema.
La denominazione logica dei file dopo la suddivisione aiuta i destinatari a identificare il contenuto di ciascuna parte senza aprire ogni file.
Verificare che nessuna pagina sia stata tagliata a metà frase o a metà tabella previene il reclamo più comune dei destinatari relativo ai file divisi.
Oltre i limiti di posta elettronica, i file PDF più piccoli vengono caricati e scaricati più velocemente e sono più facili da gestire per i destinatari sui dispositivi mobili. Il download di un PDF da 50 megabyte richiede diversi minuti su una connessione cellulare e potrebbe non riuscire completamente se la connessione viene interrotta. Cinque file da 10 megabyte vengono scaricati uno alla volta quando il destinatario ne ha bisogno, utilizzando molta meno larghezza di banda e completando ogni download in modo più affidabile. Per i destinatari con connessioni Internet a consumo o lente, la differenza tra ricevere un file enorme e diversi file gestibili è la differenza tra poter accedere al documento e rinunciarvi.
L'approccio Split PDF consente inoltre di organizzare logicamente i file di output. Invece di dividere meccanicamente ogni 5 megabyte, puoi dividere i confini naturali del documento, dopo ogni capitolo, ogni sezione o ogni gruppo logico di pagine. Il destinatario riceve file non solo più piccoli ma anche meglio organizzati rispetto al PDF monolitico originale. Un report di 200 pagine suddiviso in 10 capitoli è più navigabile rispetto a un singolo file di 200 pagine.
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Metodi per dividere un PDF in base alla dimensione del file
Il metodo più veloce per scopi di posta elettronica divide il PDF in blocchi che rimangono ciascuno sotto una dimensione di file di destinazione. La maggior parte degli strumenti di divisione PDF offre un'opzione di divisione per dimensione in cui si specifica il numero massimo di megabyte per file di output.
Lo strumento analizza il PDF originale, calcola quante pagine rientrano nel limite di dimensione e produce file di output numerati in sequenza. Un PDF da 40 megabyte suddiviso in meno di 10 megabyte per file produce quattro o cinque file denominati qualcosa come Document-Part1.pdf, Document-Part2.pdf e così via.
La suddivisione in base alle dimensioni è comoda ma non rispetta la struttura logica del documento. Un capitolo può essere suddiviso in due file di output consecutivi, con la prima metà del capitolo alla fine della Parte 1 e la seconda metà all'inizio della Parte 2. Per scopi di posta elettronica in cui il destinatario ha solo bisogno del contenuto, questa interruzione strutturale è generalmente accettabile. Per scopi in cui la struttura è importante, come l'invio di sezioni specifiche a persone specifiche, la suddivisione basata sul contenuto è una scelta migliore.
La Dimensione del file PDF di ciascun file di output non è sempre prevedibile perché la compressione PDF varia a seconda del contenuto di ciascuna pagina. Una pagina con un'immagine incorporata di grandi dimensioni contribuisce molto di più alla dimensione del file rispetto a una pagina di testo normale. Lo strumento di suddivisione stima le dimensioni della pagina in base alla densità media dei dati della pagina, ma le dimensioni effettive del file di output varieranno rispetto alla destinazione. Controllare le dimensioni del file di output diviso e regolare la soglia di divisione se qualche file di output supera ancora il limite degli allegati e-mail è una buona pratica prima dell'invio.
Suddivisione per intervallo di pagine o contenuto per una migliore organizzazione
La divisione per intervallo di pagine ti dà il controllo completo su ciò che accade in ciascun file di output. Specifica esattamente quali pagine vanno in ciascun file diviso. Le pagine da 1 a 45 diventano Parte1. Le pagine da 46 a 92 diventano Parte2. Questo metodo è ideale quando il documento ha una struttura naturale che vuoi preservare e sai quali intervalli di pagine corrispondono a quali sezioni.
La suddivisione per segnalibri o intestazioni è il metodo più attento al contenuto. Se il PDF contiene una struttura di segnalibri, generalmente generata dai livelli di intestazione del documento originale, lo strumento di divisione può utilizzare ciascun segnalibro di livello superiore come punto di divisione. Un report con segnalibri per Introduzione, Metodologia, Risultati e Conclusioni viene suddiviso in quattro file, uno per ciascun segnalibro. Ogni file di output è autonomo e correttamente etichettato con il nome del segnalibro come parte del nome file.
La divisione in base alle pagine vuote rilevate funziona bene per i documenti scansionati in batch in cui ciascun documento originale nel batch era separato da una pagina vuota. Lo strumento rileva le pagine vuote e le divide in ciascuna di esse, producendo PDF individuali per ciascun documento originale nel batch di scansione. Questo metodo automatizza quello che altrimenti sarebbe un noioso processo manuale di ricerca delle pagine vuote e registrazione dei numeri di pagina per la suddivisione manuale.
Il flusso di lavoro Condivisione PDF beneficia della denominazione logica dei file dopo la divisione. Se la suddivisione è avvenuta per segnalibro o contenuto, utilizzare il testo del segnalibro o il titolo della sezione come parte del nome del file di output. Report-Introduction.pdf, Report-Methodology.pdf e così via. I destinatari possono identificare immediatamente quale file contiene quale contenuto senza aprire ciascun file. Questa disciplina di denominazione trasforma un'operazione di suddivisione da una soluzione alternativa per i limiti di posta elettronica in un miglioramento organizzativo per il destinatario.
Cosa fare dopo la divisione: verificare, nominare e inviare
Una volta completata la divisione, apri la prima e l'ultima pagina di ciascun file di output. Verifica che la prima pagina sia l'inizio previsto di quella sezione e che l'ultima pagina sia completa, non tagliata a metà frase o a metà tabella. Una divisione che taglia la metà di una pagina contenente dati importanti crea confusione nel destinatario che vede metà tabella alla fine di un file e l'altra metà all'inizio di quello successivo.
Rinominare i file di output in modo descrittivo prima dell'invio. I nomi di file divisi predefiniti come Document-1.pdf fino a Document-5.pdf non forniscono al destinatario alcuna informazione su cosa contiene ciascun file. Un nome file come Q4-Report-Pages1-45-Financials.pdf indica al destinatario esattamente cosa c'è nel file e come si collega agli altri file nel set. Includi il numero totale di file divisi nel nome file o nel testo dell'e-mail in modo che il destinatario sappia di aspettarsi più parti.
Invia tutte le parti in un'unica e-mail se la loro dimensione combinata rimane inferiore al limite degli allegati. Se la dimensione combinata supera il limite, inviali in e-mail separate con oggetto chiaro che indichi il numero della parte e il totale, ad esempio Rapporto Q4 Parte 1 di 4. Ciò aiuta il destinatario a identificare se mancano parti dal set senza dover contare gli allegati o cercare tra più thread di e-mail.
Lo strumento Dividi PDF di WukongPDF supporta la suddivisione in base alle dimensioni, all'intervallo di pagine e ai segnalibri in qualsiasi browser. Carica il PDF, scegli il metodo di divisione e scarica i file di output singolarmente o come archivio ZIP. L'approccio basato su browser non comporta l'installazione di software e funziona su qualsiasi dispositivo, rendendolo pratico per dividere PDF di grandi dimensioni mentre sei in movimento prima di inviarli via email da un telefono o tablet.
La dimensione totale di tutte le parti divise combinate sarà spesso maggiore rispetto al PDF originale perché ciascuna parte necessita della propria intestazione PDF, dati sui caratteri e sovraccarico strutturale condivisi nel singolo file originale. Un PDF da 50 megabyte suddiviso in cinque parti da 10 megabyte potrebbe produrre parti per un totale di 55 megabyte. Questo sovraccarico è solitamente piccolo, in genere compreso tra il 5 e il 10%, ma è utile sapere quando i costi di archiviazione o trasferimento rappresentano un problema. Lo scopo della suddivisione è quello di rientrare nei limiti degli allegati e-mail, non di ridurre il volume totale dei dati.
Per le situazioni ricorrenti in cui lo stesso documento di grandi dimensioni deve essere inviato a più destinatari nel tempo, dividere il documento una volta e archiviare le parti in una cartella cloud condivisa è più efficiente che dividere e inviare via email ogni volta. Invia ai destinatari un collegamento alla cartella condivisa anziché allegare i file. Questo approccio elimina completamente il limite degli allegati e-mail, poiché si accede ai file tramite un collegamento anziché un allegato e garantisce che tutti i destinatari accedano alla stessa versione corrente dei file divisi.
Quando i destinatari devono riassemblare le parti divise nel PDF originale, fornisci istruzioni chiare nel corpo dell'e-mail. Una semplice istruzione come questi file forma un documento completo e deve essere riassemblata nel lettore PDF per essere letta in sequenza aiuta i destinatari che potrebbero non rendersi conto che le parti devono essere unite. Se è probabile che i destinatari abbiano le capacità tecniche, includi un collegamento diretto al tuo strumento di unione PDF preferito in modo che possano riassemblare le parti con un clic.
Quando si divide un PDF che contiene informazioni sensibili o riservate, verificare che ciascuna parte divisa riceva lo stesso trattamento di sicurezza dell'originale. Se l'originale era protetto da password, anche ciascuna parte divisa dovrebbe essere protetta da password con la stessa password. Il processo di suddivisione potrebbe rimuovere le impostazioni di sicurezza dall'originale e produrre file di output non protetti. Dopo la divisione, apri ciascuna parte per confermare che sia adeguatamente protetta o che hai riapplicato la protezione necessaria prima dell'invio.
Alcuni sistemi di posta elettronica e gateway di sicurezza aziendale bloccano determinati tipi di file o scansionano gli allegati per individuare contenuti sensibili prima della consegna. Un PDF diviso in più parti può attivare comportamenti di scansione di sicurezza diversi rispetto al singolo file originale. Se un destinatario segnala di non aver ricevuto tutte le parti di un documento diviso, controlla se il tuo sistema di posta elettronica o il sistema di posta elettronica del destinatario potrebbe bloccare alcuni file divisi in base alle dimensioni, al contenuto o ai criteri di conteggio degli allegati.
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