La creazione di un PDF compilabile, in cui i destinatari possono fare clic sui campi e digitare direttamente invece di stampare e scrivere a mano, richiedeva Acrobat Pro. Non è più vero. Esistono strumenti gratuiti che aggiungono campi modulo interattivi a un PDF esistente e alcuni che ti consentono di crearne uno da zero.
Cos'è in realtà un PDF compilabile
Un PDF compilabile presenta campi modulo interattivi (caselle di testo, caselle di controllo, menu a discesa, pulsanti di opzione) incorporati nel documento. Quando qualcuno lo apre in qualsiasi visualizzatore PDF, può fare clic su questi campi e digitare o selezionare valori. Le informazioni compilate vengono salvate quando si salva il file. Questo è diverso dall'aggiungere semplicemente sovrapposizioni di testo dopo il fatto; i campi fanno parte della struttura PDF e funzionano in modo coerente tra i visualizzatori.
Vale la pena sapere che semplici sovrapposizioni di testo, in cui qualcuno apre il PDF e posiziona una casella di testo ovunque debba digitare, possono ottenere un risultato simile senza alcun campo modulo. Per un modulo che verrà utilizzato internamente da persone che hanno familiarità con gli strumenti PDF, questo approccio è spesso più rapido rispetto alla creazione di campi modulo adeguati. I campi compilabili correttamente sono più importanti quando il modulo verrà inviato a persone che non si sentono a proprio agio nell'inserire manualmente gli elementi di testo.
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Creazione di moduli basati su browser
L'PDF Editor di WukongPDF ti consente di aggiungere campi di testo, caselle di controllo e altri elementi del modulo a un PDF esistente nel browser. Carica il documento, passa alla modalità campo modulo e fai clic nel punto in cui desideri posizionare ciascun campo. È possibile impostare i nomi dei campi, i valori predefiniti e se un campo è obbligatorio. Scarica il risultato ed è un PDF compilabile completamente funzionale che funziona in Adobe Reader, Anteprima e nella maggior parte degli altri visualizzatori.
Per un modulo semplice (pochi campi di testo, forse alcune caselle di controllo) ci vogliono circa dieci minuti. Moduli più complessi con molti campi, logica condizionale (mostra questa sezione solo se questa casella di controllo è selezionata) o campi calcolati richiedono un software dedicato per la creazione di moduli, ma tali requisiti sono rari per i moduli aziendali di tutti i giorni.
PDF-XChange Editor: potente livello gratuito su Windows
Il livello gratuito di PDF-XChange Editor include strumenti per la creazione di campi modulo che sono più potenti della maggior parte delle opzioni basate su browser. Ottieni campi di testo, caselle di controllo, pulsanti di opzione, elenchi a discesa, caselle di riepilogo e campi firma. Apri il PDF, vai alla barra degli strumenti Moduli, seleziona il tipo di campo che desideri e disegnalo sulla pagina. Ogni campo può essere configurato con un nome, una descrizione comando, un valore predefinito e una formattazione. La versione gratuita aggiunge una filigrana alle pagine in cui hai utilizzato determinate funzionalità a pagamento, ma i campi del modulo stessi non la attivano.
Iniziare da un documento Word
Se stai creando un modulo da zero anziché creare un PDF compilabile esistente, iniziare da Word e utilizzare i controlli del modulo integrati di Word (nella scheda Sviluppatore) ti offre un'esperienza di progettazione migliore. Puoi creare il layout visivo utilizzando gli strumenti di formattazione di Word, aggiungere campi modulo ed esportare in PDF. I campi interattivi vengono trasferiti nel PDF durante l'esportazione e ti ritroverai con un documento che sembra raffinato perché è stato progettato in un elaboratore di testi adeguato anziché facendo clic su un PDF esistente.
Per mostrare la scheda Sviluppatore in Word: File → Opzioni → Personalizza barra multifunzione → seleziona Sviluppatore. I controlli del modulo si trovano nella barra multifunzione Sviluppatore sotto Controlli. Utilizza i controlli del contenuto per i campi che funzioneranno sia in Word che in PDF e testa il PDF esportato in Adobe Reader per verificare che i campi si comportino come previsto.
Verifica prima dell'invio
Testare sempre un PDF compilabile in almeno due visualizzatori diversi prima di distribuirlo. I campi che funzionano nello strumento browser utilizzato per crearli a volte si comportano diversamente in Adobe Reader, Anteprima o nei visualizzatori mobili. Problemi comuni: campi di testo troppo piccoli per la dimensione del carattere, caselle di controllo che non salvano il proprio stato e campi che appaiono sullo schermo ma non vengono visualizzati nella stampa. Un rapido test di riempimento sul tuo dispositivo prima dell'invio rileva questi problemi prima che diventino un problema per il destinatario.
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