Ottenere una tabella da un PDF e in Excel è una delle attività PDF più richieste in ambito finanziario, contabile e del lavoro sui dati. Il metodo che funziona meglio dipende dal fatto che PDF sia un file digitale nativo o una scansione e dalla complessità della struttura della tabella.
Come convertire una tabella PDF in Excel utilizzando uno strumento online
Per i PDF digitali nativi, un convertitore online da PDF a Excel è il percorso più veloce. Carica il file nello strumento PDF in Excel di WukongPDF, lascialo elaborare e scarica il file .xlsx. Le tabelle vengono estratte con la struttura di righe e colonne intatta e i dati numerici vengono visualizzati come numeri effettivi anziché come stringhe di testo, il che significa che puoi utilizzarli immediatamente nelle formule.
I PDF multipagina con la stessa tabella che continua su tutte le pagine vengono solitamente uniti in un unico foglio. Controlla l'output per verificare che le righe siano allineate correttamente alle interruzioni di pagina: questo è il luogo più comune in cui alcune righe necessitano di una regolazione manuale.
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Conversione delle tabelle PDF scansionate in Excel
Una tabella scansionata è un'immagine di una tabella: lo strumento non può leggere direttamente i valori della cella. La soluzione è eseguire prima PDF tramite uno strumento OCR PDF per estrarre il testo e creare una versione strutturata, quindi convertire l'output in Excel.
La precisione dell'OCR sulle tabelle è ottimale per scansioni pulite e ad alta risoluzione. Le cose che causano errori sono celle unite che si estendono su più colonne, celle senza bordi tra loro, valori scritti a mano e caratteri molto piccoli. Dopo la conversione OCR, esamina attentamente le colonne con dati numerici: l'OCR a volte confonde caratteri dall'aspetto simile come 0 e O o 1 e l.
Utilizzo di Microsoft Word come passaggio intermedio
Un altro approccio consiste nel convertire prima PDF in Word utilizzando lo strumento PDF in Word, quindi copiare la tabella da Word in Excel. Word spesso preserva i bordi della tabella e la struttura delle celle meglio che andare direttamente in Excel e, una volta che la tabella è in Word, puoi ripulirla prima di incollarla.
Per copiare una tabella da Word a Excel mantenendo la struttura delle celle: seleziona l'intera tabella in Word, copiala, fai clic su una cella vuota in Excel e incolla. Excel inserisce ciascuna cella della tabella in una cella separata del foglio di calcolo, mantenendo il layout di riga e colonna.
Utilizzo dei dati integrati di Excel da PDF Funzionalità
Microsoft Excel 2016 e versioni successive includono una funzionalità di importazione PDF incorporata. Vai a Dati > Ottieni dati > Da File > Da PDF. Seleziona PDF ed Excel apre un pannello Navigatore che mostra tutte le tabelle rilevate nel documento. Fai clic sulla tabella desiderata e seleziona Carica per importarla direttamente in un foglio di lavoro.
Questo metodo funziona bene per tabelle semplici in PDF nativi. I layout complessi a più colonne o le tabelle con celle di intestazione unite a volte necessitano di pulizia, ma il risultato complessivo è solitamente più pulito rispetto al copia-incolla da un visualizzatore PDF.
Pulire l'output di Excel
Indipendentemente dal metodo, dopo la conversione sono quasi sempre necessari alcuni passaggi di pulizia. Controlla che la formattazione del numero sia corretta: i valori di valuta a volte vengono importati con il simbolo allegato, richiedendo una ricerca e sostituzione per rimuoverlo prima che la colonna possa essere utilizzata nei calcoli. Le colonne della data spesso vengono importate come testo e devono essere riformattate.
Le intestazioni di colonna che si estendono su più righe nel PDF a volte si comprimono o si dividono in modo imprevedibile. Una rapida scansione delle prime righe confrontandole con il PDF originale conferma che tutto è andato a buon fine prima di iniziare a lavorare con i dati.
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