I commenti in un documento Word catturano la discussione, il feedback e le decisioni che hanno dato forma al testo finale. Quando il documento viene esportato in PDF, i commenti dovrebbero viaggiare con esso in modo che i lettori possano vedere non solo ciò che è stato scritto ma ciò che è stato dibattuto, messo in discussione e risolto. L'esportazione standard da Word a PDF include i commenti per impostazione predefinita nelle versioni più recenti di Microsoft Word, ma il comportamento esatto dipende dalle impostazioni di esportazione, dalla versione di Word e se i commenti sono stati risolti o sono ancora attivi. Sapere quali impostazioni controllare prima dell'esportazione garantisce che i commenti vengano visualizzati nel PDF esattamente come previsto.
Come Word gestisce i commenti durante l'esportazione in PDF
Microsoft Word 365 e Word 2021 includono un'impostazione dedicata per la visibilità dei commenti nelle esportazioni PDF. Quando vai su File, Esporta e scegli Crea PDF, la finestra di dialogo Opzioni contiene una casella di controllo denominata Documento che mostra markup nella sezione Includi informazioni non stampabili. Selezionando questa casella si indica a Word di includere commenti, modifiche tracciate e qualsiasi altro markup nell'output PDF. I commenti vengono visualizzati nel margine del PDF, posizionati in modo simile a come appaiono nel documento Word, con il testo del commento e il nome dell'autore visibili.
I commenti risolti si comportano diversamente dai commenti attivi durante l'esportazione PDF. Un commento risolto in Word è un thread di commenti contrassegnato come indirizzato ma non eliminato. Per impostazione predefinita, Word non include i commenti risolti nel PDF perché sono considerati chiusi e non più rilevanti per il contenuto del documento. Se è necessario che i commenti risolti vengano visualizzati nel PDF, è necessario riaprirli in Word prima dell'esportazione. Fai clic sul commento, scegli Riapri e il thread torna allo stato attivo. Dopo aver riaperto tutti i commenti che desideri includere, esegui l'esportazione in PDF con l'opzione Documento che mostra markup abilitata.
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Esportazione con commenti su Mac e Windows
Word per Mac gestisce l'esportazione dei commenti in modo leggermente diverso rispetto a Word per Windows. Su Mac, la finestra di dialogo di esportazione PDF offre una casella di controllo Mostra markup simile, ma il rendering dei commenti nel PDF risultante a volte li posiziona su una pagina separata alla fine del documento anziché sul margine accanto al testo pertinente. Ciò accade perché la pipeline di rendering PDF del Mac utilizza il motore PDF Apple Quartz, che interpreta il posizionamento dei commenti in modo diverso rispetto al renderer PDF basato su GDI di Windows.
Per evitare il rendering dei commenti su pagine separate su Mac, utilizza il comando Salva con nome invece di Esporta. Scegli File, Salva con nome e seleziona PDF dal menu a discesa del formato. Nella finestra di dialogo di salvataggio, fare clic sul pulsante Opzioni e verificare che sia selezionata l'opzione Documento che mostra markup. Il percorso Salva con nome spesso produce un posizionamento dei commenti più fedele su Mac perché utilizza un percorso del codice di rendering diverso rispetto al comando Esporta. Se i commenti vengono ancora visualizzati su una pagina separata dopo aver provato sia Esporta che Salva con nome, apri il PDF risultante in uno strumento Annotazione PDF e utilizza le funzionalità di commento o annotazione per riposizionarli manualmente accanto ai blocchi di testo pertinenti.
Conservazione della formattazione dei commenti e delle informazioni sull'autore
I commenti in Word contengono metadati che dovrebbero essere visualizzati nel PDF: il nome dell'autore, la data e l'ora di creazione del commento ed eventuali risposte in un thread di commenti. Questi metadati vengono conservati durante l'esportazione PDF quando anche le opzioni Proprietà documento e Tag struttura documento sono abilitate nella finestra di dialogo di esportazione. Il nome dell'autore visualizzato nel PDF deriva dall'impostazione Nome utente in Word, non dai metadati dell'autore del documento. Se i commenti nel documento mostrano nomi generici come Autore o Utente Windows, il PDF visualizzerà gli stessi nomi.
Per standardizzare i nomi degli autori prima dell'esportazione, modificare il nome utente in Word. Su Windows, vai su File, Opzioni e nella sezione Generale, aggiorna il campo Nome utente. Su Mac, vai su Word, Preferenze e in Impostazioni personali, aggiorna il nome utente. Questa modifica influisce sui commenti creati in futuro. I commenti esistenti mantengono il nome dell'autore attivo al momento della loro creazione. Per aggiornare i nomi degli autori sui commenti esistenti, è necessario modificare ciascun commento individualmente o utilizzare una macro che scorre tutti i commenti e aggiorna la proprietà dell'autore.
Includere commenti in un PDF senza confusione di markup
Un PDF con tutti i commenti e le modifiche tracciate visibili può diventare visivamente opprimente, soprattutto per un documento che è stato sottoposto a più cicli di revisione. Quando il pubblico ha bisogno di vedere i commenti ma non ha bisogno del disordine completo delle modifiche tracciate, accetta tutte le modifiche tracciate prima dell'esportazione e lascia visibili solo i commenti. In Word, fai clic sulla scheda Revisione, apri il menu a discesa Accetta e scegli Accetta tutte le modifiche e Interrompi monitoraggio. Il testo del documento è ora pulito e definitivo. Quindi esporta in PDF con il documento che mostra il markup abilitato e nell'output verranno visualizzati solo i commenti, non le modifiche tracciate.
Questo approccio selettivo produce un Esportazione PDF più pulito che focalizza l'attenzione del lettore sul commento senza il rumore visivo del testo barrato, delle sottolineature di inserimento e degli indicatori di modifica della formattazione. È particolarmente appropriato per i risultati finali in cui la discussione decisionale rimane rilevante ma i meccanismi editoriali di come si è evoluto il testo non lo sono.
Utilizzo di uno strumento PDF quando le opzioni di esportazione di Word non sono sufficienti
Quando l'esportazione dei commenti incorporata in Word non produce il risultato desiderato, uno strumento PDF dedicato può aggiungere la funzionalità dei commenti successivamente. Esporta il documento Word in PDF senza commenti per creare un file di base pulito. Quindi utilizza un editor PDF che supporti strumenti di commento e annotazione per aggiungere i punti di discussione direttamente nel PDF. Questo approccio offre un controllo preciso sul posizionamento, sulla formattazione e sulla visibilità dei commenti, al costo di richiedere la trascrizione manuale dei commenti da Word al PDF.
Per i documenti in cui i commenti sono estesi, questo approccio manuale diventa rapidamente poco pratico. Strumenti come WukongPDF forniscono Esportazione PDF e funzionalità di annotazione in un'unica piattaforma, consentendo di convertire il documento Word in PDF e quindi aggiungere, modificare e posizionare annotazioni direttamente nel browser. Il flusso di lavoro in due passaggi che prevede prima l'esportazione di un PDF pulito e quindi l'aggiunta selettiva di annotazioni produce un risultato più raffinato rispetto alla speranza che le impostazioni di esportazione di Word producano esattamente il giusto rendering dei commenti.
Verifica dei commenti nel PDF prima della distribuzione
Dopo aver esportato il documento Word in PDF con i commenti abilitati, apri il PDF in almeno due visualizzatori diversi. Adobe Acrobat Reader visualizza i commenti in un riquadro Commenti dedicato sul lato destro della finestra. I visualizzatori PDF basati su browser possono visualizzare i commenti in modo diverso, a volte come piccole icone a fumetto su cui è necessario fare clic per rivelare il testo. Le app PDF mobili hanno le proprie convenzioni di visualizzazione dei commenti. Verifica che i commenti siano visibili, leggibili e correttamente associati al testo pertinente in ogni ambiente di visualizzazione che i tuoi destinatari potrebbero utilizzare.
Scorri ogni pagina e conferma che tutti i commenti attesi siano presenti. Un problema comune nell'esportazione è che i commenti sull'ultima pagina di una sezione o sul contenuto all'interno di caselle di testo e oggetti mobili non vengono visualizzati nel PDF. Controlla a campione queste posizioni in modo specifico. Se mancano commenti, tornare a Word e verificare che i commenti siano attivi, non risolti e che l'opzione Documento che mostra markup sia stata abilitata per l'esportazione.
Gestione dei commenti nei documenti collaborativi con modifiche rilevate
I documenti che sono stati sottoposti a più cicli di revisione spesso contengono contemporaneamente sia commenti che modifiche tracciate. La densità visiva del testo barrato rosso, delle sottolineature blu di inserimento e dei fumetti di commento a margine può sopraffare un lettore che cerca di comprendere lo stato corrente del documento. Prima di esportare in PDF con i commenti visibili, valuta la possibilità di accettare tutte le modifiche rilevate relative alla sola formattazione lasciando attivi i commenti e le modifiche sostanziali al contenuto.
Le opzioni del filtro parole nella scheda Revisione ti consentono di mostrare o nascondere tipi specifici di markup. Fai clic su Mostra markup e deseleziona Formattazione per nascondere gli indicatori di carattere, spaziatura e modifica dello stile. Deseleziona Inserzioni ed Eliminazioni per concentrarti solo sui commenti. Questi filtri si applicano all'esportazione PDF quando è abilitato Documento che mostra markup, in modo da poter controllare la densità visiva dell'output senza accettare e rifiutare manualmente le singole modifiche.
Quando si esporta un documento che contiene commenti di più revisori, la codifica a colori dei commenti che distingue i revisori in Word potrebbe non essere trasferita al PDF. Controlla l'output PDF per confermare che ciascun commento sia chiaramente attribuibile al suo autore, tramite il nome dell'autore visualizzato nel commento o tramite una combinazione di colori coerente. Se la codifica a colori viene persa, valuta la possibilità di aggiungere le iniziali del revisore all'inizio di ciascun commento prima dell'esportazione.
Un ultimo consiglio per i documenti con numerosi thread di commenti: esporta il PDF in due versioni. Una versione include tutti i commenti per il team di revisione interno. L'altra versione è un'esportazione pulita senza commenti per la distribuzione esterna. Questo approccio a doppia esportazione mantiene la cronologia della discussione accessibile a coloro che ne hanno bisogno, presentando al contempo un documento pulito e professionale ai lettori esterni.
Quando il documento fa parte di un pacchetto di report più grande che include più PDF, unisci le versioni commentate e pulite utilizzando uno strumento di unione PDF dopo l'esportazione anziché provare a gestire la visibilità dei commenti durante il processo di unione stesso.
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