Un fornitore ti invia il suo ultimo catalogo prodotti in formato PDF. Si tratta di 40 pagine di prodotti con SKU, descrizioni, prezzi e livelli di scorte disposti in formato tabella. Hai bisogno di questi dati in Excel per importarli nel tuo sistema di gestione dell'inventario. Ridigitare manualmente 40 pagine di dati di prodotto richiederebbe un'intera giornata lavorativa e introdurrebbe inevitabilmente errori. La conversione del catalogo prodotti PDF direttamente in un foglio di calcolo Excel estrae i dati in pochi minuti.
Una conversione da PDF a Excel di un catalogo prodotti o di un listino prezzi preserva la struttura della tabella ed estrae i dati in colonne e righe. La qualità dell'estrazione dipende da come è stato creato il catalogo. Un catalogo esportato da un database come PDF basato su testo viene convertito in modo pulito. Un catalogo progettato in un programma di impaginazione con formattazione complessa richiede una maggiore pulizia.
Differenze tra i cataloghi dei prodotti e le tabelle PDF standard
I cataloghi dei prodotti hanno caratteristiche strutturali specifiche che mettono alla prova i motori di estrazione. Celle unite per categorie di prodotti che si estendono su più colonne. Descrizioni di prodotti su più righe che occupano più righe. Immagini incorporate tra le righe del prodotto. Colori delle righe alternati per maggiore leggibilità. Intestazioni e piè di pagina che ripetono il nome dell'azienda e il numero di pagina. Il motore di estrazione deve identificare quali righe sono dati di prodotto effettivi, quali sono intestazioni di categoria e quali sono mobili di pagina da ignorare.
Il motore di estrazione di WukongPDF rileva questi elementi strutturali analizzando la disposizione spaziale della pagina. Le intestazioni di categoria sono identificate dalla larghezza estesa e dalla formattazione in grassetto. Le righe del prodotto sono identificate dal loro allineamento coerente delle colonne su più righe. Le intestazioni e i piè di pagina sono identificati dalla loro posizione ripetuta su ogni pagina. Il motore estrae le righe dei dati del prodotto filtrando i mobili della pagina, producendo un foglio di calcolo più pulito.
Prova da PDF a Excel
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.
Passo dopo passo: convertire un catalogo prodotti in Excel
Carica il catalogo PDF nello strumento PDF-to-Excel di WukongPDF. Seleziona Excel come formato di output. Lo strumento elabora il documento e genera un file .xlsx. Scaricare e aprire il file. I dati dovrebbero apparire in un foglio di calcolo con colonne per SKU, Descrizione, Prezzo e qualsiasi altro campo nel catalogo originale. Ogni prodotto dovrebbe occupare una riga. La prima riga può contenere intestazioni di colonna rilevate dal catalogo.
Esaminare i dati estratti per problemi di struttura. Le righe di intestazione della categoria estratte insieme ai dati di prodotto devono essere separate. Queste righe in genere occupano l'intera larghezza della tabella e contengono solo testo nella prima colonna. Spostali in una colonna Categoria separata o eliminali se ti servono solo i dati a livello di prodotto. Le descrizioni dei prodotti su più righe suddivise su più righe devono essere unite in un'unica cella. Utilizza la funzione Unisci celle di Excel o consolidale manualmente.
Ripulitura dei prezzi e dei dati numerici estratti
I prezzi nei cataloghi PDF spesso includono simboli di valuta, virgole e spazi che Excel considera come testo anziché come numeri. Una cella contenente "$ 1.234,56" non sommerà correttamente. Utilizza Trova e sostituisci di Excel per eliminare simboli e spazi di valuta. Quindi utilizzare la funzione VALORE o Testo in colonne per convertire il testo in numeri.
I livelli e le quantità delle scorte possono includere unità come "pezzi"; o "kg" che devono essere separati in un valore numerico e una colonna unitaria. Utilizza il testo in colonne di Excel con un delimitatore di spazio oppure utilizza una formula per estrarre la parte numerica. Estrai dati PDF in colonne numeriche pulite richiede alcuni minuti ma produce un foglio di calcolo che il tuo sistema di inventario può importare direttamente.
Gestione di cataloghi multipagina con layout di tabella diversi
Alcuni cataloghi cambiano il layout della tabella da sezione a sezione. Le prime 10 pagine potrebbero essere una tabella di prodotti a tre colonne. Le successive 10 pagine potrebbero essere una tabella a cinque colonne per una categoria di prodotto diversa. Estrai ogni sezione separatamente. Carica il PDF e specifica l'intervallo di pagine per la prima sezione. Estrarre. Ripetere per ogni sezione successiva. Consolida i fogli di calcolo estratti aggiungendovi intestazioni di colonna coerenti. Questo approccio sezione per sezione produce dati più puliti rispetto all'estrazione dell'intero catalogo in un unico passaggio con layout misti.
Dopo l'estrazione e la pulizia, salva il file Excel. I dati di prodotto che erano bloccati in un PDF statico sono ora in un foglio di calcolo strutturato pronto per l'importazione, l'analisi o l'integrazione con i tuoi sistemi aziendali. Per gli aggiornamenti ricorrenti del catalogo, salva i passaggi di pulizia come macro o modello di Excel. Il mese prossimo, quando il fornitore invierà un catalogo aggiornato, esegui la stessa estrazione e applica gli stessi passaggi di pulizia. Il flusso di lavoro PDF Converter che richiedeva un'ora la prima volta, richiede dieci minuti la seconda volta e diventa un'attività di routine al terzo aggiornamento.
Una tecnica pratica per i cataloghi con immagini prodotto: dopo l'estrazione, controlla che ad ogni riga prodotto corrisponda l'immagine corretta. Il motore di estrazione può posizionare le immagini in celle adiacenti o su righe separate. Crea una colonna in Excel denominata "Immagine"; e verifica manualmente che l'immagine accanto a ciascuna riga corrisponda alla descrizione del prodotto. Se l’obiettivo è importare questi dati in una piattaforma di e-commerce, la mappatura immagine-prodotto deve essere corretta. Un'immagine fuori posto significa che nell'elenco del sito Web viene visualizzata la foto sbagliata del prodotto.
Per i listini prezzi che includono sconti sulla quantità o prezzi scaglionati visualizzati in un formato non standard, ad esempio "1-99: $ 10, 100-499: $ 8, 500+: $ 6" tutto in una cella, dividili in righe o colonne separate dopo l'estrazione. Utilizza il testo in colonne di Excel con il delimitatore appropriato. Ciascun livello di quantità e il relativo prezzo dovrebbero occupare una propria cella in modo che i dati possano essere ordinati, filtrati e importati nei sistemi a valle che prevedono un prezzo per riga.
Dopo l'estrazione, aggiungi una colonna di convalida dei dati per individuare le anomalie dei prezzi. Se il catalogo ha una colonna per "Prezzo al dettaglio suggerito" e una colonna per "Il tuo prezzo" aggiungi una formula che contrassegni le righe in cui il tuo prezzo supera il prezzo al dettaglio. Queste anomalie possono indicare errori di estrazione, come lo scambio delle due colonne del prezzo durante la conversione, o problemi reali relativi ai dati che necessitano di indagine. La convalida basata su formule aggiunge un limite di qualità tra l'estrazione e l'utilizzo dei dati.
Prova da PDF a Excel
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.