Un cliente ti invia via email una fattura PDF con 47 voci. Hai bisogno dei totali in un foglio di calcolo Excel per il tuo software di contabilità. La fattura è un'immagine scansionata, quindi non puoi semplicemente selezionare e copiare i numeri. Potresti riscrivere ogni riga manualmente, il che richiederebbe 15 minuti e introdurrebbe almeno un errore di battitura. Oppure potresti estrarre i dati automaticamente e avere un foglio di calcolo pulito in meno di due minuti.
La conversione di fatture PDF e documenti finanziari in Excel è uno dei casi d'uso da PDF a Excel di maggior valore perché sostituisce l'immissione manuale dei dati soggetta a errori con l'estrazione automatizzata. La tecnologia è maturata al punto che fatture ben strutturate con layout di tabella chiari vengono convertiti in modo affidabile, comprese le voci, le quantità, i prezzi unitari e i totali.
Verificare se la fattura è pronta per l'estrazione dei dati
Prima di tentare l'estrazione, determina che tipo di PDF hai. Prova a selezionare i numeri sulla fattura facendo clic e trascinando. Se puoi selezionare singoli numeri e copiarli, il PDF conterrà dati di testo reali. L'estrazione sarà semplice. Se facendo clic si seleziona l'intera pagina come un unico blocco o non si seleziona nulla, la fattura è un'immagine scansionata. L'estrazione richiede l'OCR come primo passaggio, che è meno accurato ma comunque molto più veloce dell'inserimento manuale.
Controlla il layout della fattura. Una tabella semplice con intestazioni di colonna chiare, Descrizione, Quantità, Prezzo unitario, Totale e una riga per voce, verrà convertita con una precisione quasi perfetta. Una fattura con celle unite, descrizioni su più righe, totali parziali intervallati da voci o righe di sconto che si estendono su più colonne verrà convertita in modo meno pulito perché l'algoritmo di rilevamento della tabella ha problemi con modelli di righe e colonne irregolari. Quanto più regolare è la struttura della tabella, tanto migliore sarà il risultato dell'estrazione.
Prova da PDF a Excel
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Passo dopo passo: estrazione dei dati delle fatture in Excel
Se la fattura è un PDF basato su testo, lo strumento PDF-to-Excel gestisce direttamente l'estrazione. Carica il PDF. Seleziona Excel come formato di output. Lo strumento analizza il layout della pagina, rileva la struttura della tabella ed esporta i dati in un file .xlsx. Apri il foglio di calcolo risultante. Le voci dovrebbero apparire in righe con ciascuna colonna della fattura originale in una colonna Excel separata. Le intestazioni delle colonne della fattura dovrebbero apparire come prima riga.
Se la fattura è un'immagine scansionata, esegui prima l'OCR su di essa utilizzando lo strumento OCR. Il processo OCR aggiunge uno strato di testo alle pagine scansionate. Quindi esegui la conversione da PDF a Excel sul file elaborato tramite OCR. Questo flusso di lavoro in due fasi gestisce lo scenario reale più comune: una fattura PDF che è stata stampata, firmata e scansionata nuovamente su un computer. La fase OCR riconosce il testo. La fase di conversione di Excel lo estrae in un foglio di calcolo.
Pulizia dei dati estratti
Dopo l'estrazione, aspettati di fare un po' di pulizia. I problemi più comuni sono valori numerici riconosciuti come testo, simboli di valuta uniti a numeri in un unico campo di testo, date formattate in modo incoerente e valori negativi rappresentati con parentesi o un segno meno finale che Excel non riconosce come numero.
Per i valori di valuta memorizzati come testo, ad esempio "$1.234,56" in una cella che Excel considera come una stringa, utilizzare la funzione VALORE di Excel con SOSTITUTO per eliminare il segno del dollaro e la virgola: =VALORE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1,"$",""),",","")). Questo converte il testo in un numero che può essere sommato e calcolato. Per un'intera colonna, applica la formula alla prima riga e trascinala verso il basso. Per le date, utilizzare la funzione DATAVALORE o la procedura guidata Testo in colonne di Excel con il formato della data specificato. Questi passaggi di pulizia richiedono alcuni minuti per foglio di calcolo e producono un file Excel completamente funzionante da quello che era iniziato come PDF statico.
Verifica dei totali estratti rispetto alla fattura originale
Dopo la pulizia, verificare i dati estratti rispetto alla fattura originale. Somma i totali delle voci in Excel e confronta la somma con il totale della fattura. Se i numeri corrispondono, l’estrazione è stata accurata, almeno per gli importi in dollari. Verifica a campione alcune singole voci confrontando la fattura originale con la riga corrispondente nel foglio di calcolo. Controlla il primo elemento, un elemento centrale e l'ultimo elemento. Se questi corrispondono, l'estrazione è affidabile.
Se i totali non corrispondono, cerca nel foglio di calcolo le righe in cui l'estrazione ha inserito i dati nelle colonne errate. Un errore comune è la descrizione di un elemento pubblicitario che contiene un numero, ad esempio "Widget Model 3, Pack of 5," dove il motore di estrazione ha interpretato "3" come quantità e "5" come prezzo unitario, creando elementi pubblicitari fantasma. Questi artefatti di estrazione sono facili da individuare perché producono righe di dati senza senso. Elimina le righe dell'artefatto e ripeti la somma. I totali dovrebbero convergere ai valori corretti.
Gestione di fatture multipagina e lotti di fatture
Per una singola fattura su più pagine, converti tutte le pagine in un'unica operazione. WukongPDF elabora ogni pagina ed esporta i dati combinati in un foglio di calcolo. Se ogni pagina ha la propria tabella, le tabelle vengono impilate verticalmente nel foglio di calcolo con una riga vuota o una riga di intestazione tra di loro. Consolida le tabelle eliminando le intestazioni duplicate e unendo le righe di dati.
Per un batch di più fatture, magari per un mese di fatture fornitore, elabora ciascuna fattura individualmente e consolida i risultati in un foglio di calcolo principale. Crea un modello con colonne per Fornitore, Numero fattura, Data, Descrizione voce, Quantità, Prezzo unitario e Totale. Copia i dati estratti da ciascuna fattura nel modello. Questo approccio strutturato produce un record ricercabile, ordinabile e pronto per la formula di tutte le fatture. Lo strumento Estrai dati PDF supporta Convertitore PDF l'elaborazione batch di più fatture in un'unica sessione, generando fogli di calcolo individuali per ciascuna fattura che possono essere rapidamente consolidati nel modello principale. Il tempo risparmiato rispetto all’inserimento manuale dei dati è proporzionale al numero di fatture. Una fattura fa risparmiare 10 minuti. Cento fatture fanno risparmiare un'intera giornata lavorativa.
Un dettaglio pratico per l'elaborazione ricorrente delle fatture: se ricevi fatture dallo stesso fornitore ogni mese, crea un modello Excel preconfigurato con le formule e la mappatura delle colonne per il layout della fattura di quel fornitore. La prima volta che estrai una fattura da quel fornitore, annota quali colonne di Excel corrispondono a quali campi della fattura. Imposta le formule SOMMA per i totali delle voci, una formula di convalida che confronta la somma con il totale della fattura e la formattazione condizionale per evidenziare le discrepanze. Salvalo come modello specifico del fornitore. Il mese prossimo, quando estrai la nuova fattura, incolla i dati nel modello e le formule e la formattazione saranno già a posto. Oltre un anno di fatture mensili, questo approccio basato sui modelli consente di risparmiare ore di lavoro di configurazione ripetitivo ed elimina virtualmente il rischio di errori di formula derivanti dal reinserimento manuale. Per le organizzazioni che elaborano fatture di decine di fornitori ricorrenti, una cartella di modelli specifici del fornitore trasforma l'estrazione dei dati delle fatture da un compito settimanale in un'operazione di incolla e verifica.
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