La conversione di Excel in PDF è incorporata in Excel stesso, ma ottenere un risultato pulito, in cui il foglio di calcolo si adatta correttamente alla pagina, viene stampato sul giusto numero di pagine e non taglia le colonne, richiede alcune modifiche alle impostazioni che molte persone saltano. L'esportazione predefinita spesso produce un PDF in cui il foglio di calcolo si estende su più pagine del previsto o le colonne vengono tagliate ai bordi.
Impostazione dell'area di stampa prima dell'esportazione
Prima dell'esportazione, definisci l'area di stampa per controllare esattamente cosa viene inserito nel PDF. Seleziona le celle che desideri includere, vai su Layout di pagina → Area di stampa → Imposta area di stampa. Ciò indica a Excel di esportare solo quella selezione anziché tutto ciò che è presente sul foglio, comprese le celle vuote. Senza questo passaggio, Excel spesso esporta un'ampia area vuota a destra o sotto i dati, producendo un PDF con molte pagine vuote.
Se il foglio di calcolo è troppo largo per adattarsi alla larghezza di una singola pagina, vai su Layout di pagina → Adatta per adattare e modifica l'impostazione Larghezza su "1 pagina". Ciò ridimensiona il contenuto orizzontalmente per adattarlo alla larghezza di una pagina mantenendo il numero di righe per pagina richieste dai dati. Per i modelli finanziari ampi con molte colonne, questa è spesso la differenza tra un PDF leggibile e uno in cui manca metà dei dati.
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Esportazione da Excel
In Excel per Windows: File → Esporta → Crea PDF/XPS. Ciò produce un PDF corretto con testo vettoriale e caratteri incorporati. In alternativa, File → Stampa → cambia la stampante in Microsoft Print in PDF. Funzionano entrambi, ma il percorso Esporta produce un output leggermente migliore per i documenti con grafici e grafica perché gestisce il contenuto vettoriale in modo più pulito rispetto al percorso di stampa.
In Excel per Mac: File → Salva con nome → PDF o File → Esporta → PDF. La versione per Mac accetta anche Comando+P → Salva come PDF tramite la finestra di dialogo di stampa. Per le cartelle di lavoro con più fogli, controlla se desideri esportare solo il foglio attivo o tutti i fogli: Excel utilizza per impostazione predefinita il foglio attivo, quindi se desideri tutti i fogli in un singolo PDF, modifica la selezione nella finestra di dialogo di esportazione.
Esportazione da Fogli Google
Esportazioni di Fogli Google tramite File → Scarica → PDF Documento. La finestra di dialogo di esportazione ha più opzioni di layout di quanto la maggior parte delle persone creda: dimensioni del foglio, orientamento, scala (adatta alla larghezza, all'altezza o una percentuale personalizzata), margini e se includere griglie e intestazioni di riga/colonna. Prendersi un minuto per configurare queste impostazioni prima del download produce un PDF molto più utilizzabile rispetto all'accettazione delle impostazioni predefinite.
Per i fogli di calcolo di grandi dimensioni, l'orientamento orizzontale spesso funziona meglio di quello verticale e "Adatta alla larghezza" il ridimensionamento impedisce il ritorno a capo delle colonne. Se il foglio ha righe di intestazione bloccate, abilitando "Ripeti righe bloccate" nelle opzioni di esportazione porta tali intestazioni su ogni pagina, il che rende molto più semplice la lettura dei dati multipagina.
Gestione delle dimensioni del file di output
I PDF di Excel con molti grafici, formattazione condizionale o immagini incorporate possono essere sorprendentemente grandi. Una cartella di lavoro di 2 MB come file .xlsx può produrre un PDF di oltre 15 MB se contiene molti grafici ad alta risoluzione. L'esecuzione del PDF esportato tramite uno strumento PDF Compression riduce significativamente questo problema: i grafici e la grafica incorporata si comprimono bene e il contenuto del testo nelle celle rimane nitido. Per i PDF inviati via email o caricati su un portale con un limite di dimensione, la compressione vale il passaggio aggiuntivo.
Se i destinatari devono estrarre i dati anziché semplicemente visualizzarli, valuta se un PDF è effettivamente il formato giusto. Un PDF di un foglio di calcolo è una rappresentazione visiva fissa: i numeri sono presenti ma non possono essere collegati a formule, filtrati o ordinati. Per i destinatari che hanno bisogno di lavorare con i dati invece di limitarsi a leggere un report, condividere direttamente il file .xlsx o un collegamento a Fogli Google è più utile della conversione in PDF.
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