Il salvataggio delle email come PDF crea record permanenti e trasferibili che esistono indipendentemente da qualsiasi piattaforma di posta elettronica. Utile per conservare la corrispondenza importante, creare tracce cartacee per scopi legali o di conformità, condividere thread di posta elettronica con persone che non erano presenti o semplicemente archiviare comunicazioni prima di cambiare provider di posta elettronica. Il processo è semplice in tutti i principali client di posta elettronica.
Perché PDF funziona bene per l'archiviazione delle email
I formati di posta elettronica, .eml, .msg, richiedono client di posta specifici per essere aperti e visualizzati correttamente. Un file .msg di Outlook potrebbe non aprirsi in Gmail e viceversa. Un PDF__ Archivio della stessa email si apre in qualsiasi PDF visualizzatore su qualsiasi dispositivo, ora e tra vent'anni, senza alcuna dipendenza da alcuna piattaforma di posta elettronica che rimanga operativa o dal tuo account che rimanga attivo.
PDF cattura anche l'aspetto visivo dell'e-mail (formattazione, immagini in linea, firme) in un modo diverso dalle esportazioni di testo normale. Per scopi legali, un PDF che mostra l'e-mail completa così come è apparsa è più utile come prova rispetto al testo estratto. Inoltre, i PDF possono essere firmati o certificati digitalmente, aggiungendo un livello di integrità che conferma che il contenuto dell'e-mail non è stato alterato da quando è stato creato il PDF.
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Salvare le email come PDF da Gmail
La funzione di stampa di Gmail è il percorso più semplice:
- Apri l'e-mail in Gmail
- Fai clic sul menu a tre punti in alto a destra nell'e-mail e scegli Stampa
- Nella finestra di dialogo di stampa, modifica la stampante in Salva come PDF o Microsoft Print in PDF
- Fai clic su Salva e scegli una posizione e un nome file
Per un thread di posta elettronica completo, Gmail stampa l'intera conversazione in un PDF. Per un solo messaggio in un thread, fai clic sull'icona di espansione sul messaggio prima di stamparlo per assicurarti che sia visualizzato solo quel messaggio.
Salvare le email come PDF da Outlook
Microsoft Outlook dispone di un'opzione di salvataggio diretto PDF:
- Apri l'e-mail in Outlook
- Vai a File > Stampa
- Seleziona Microsoft Print to PDF come stampante
- Fare clic su Stampa, assegnare un nome al file e salvare
Outlook supporta anche il salvataggio diretto come PDF: File > Salva con nome, quindi scegli PDF dal menu a discesa del tipo di file. Questo a volte produce un risultato più pulito rispetto al metodo di stampa, preservando più formattazione e metadati dell'e-mail nell'output.
Salvare le email da Apple Mail
Su Mac, Apple Mail utilizza la finestra di dialogo di stampa del sistema che include un'opzione PDF:
- Apri l'e-mail in Mail e premi Cmd+P
- Nella finestra di dialogo di stampa, fai clic sul menu a discesa PDF nell'angolo in basso a sinistra
- Scegli Salva come PDF, assegna un nome al file e salva
Cosa succede agli allegati email
Il salvataggio di un'e-mail come PDF acquisisce il corpo dell'e-mail (testo, immagini in linea e formattazione) ma non i file allegati. Un'e-mail con un contratto allegato produce un PDF del testo dell'e-mail che mostra che era allegato un contratto, ma il file del contratto stesso non è nel PDF.
Per un record completo, salva l'e-mail come PDF e salva gli allegati separatamente. Quindi Unisci PDF l'e-mail PDF con l'allegato PDFs per creare un unico file completo: l'e-mail seguita immediatamente dai suoi allegati, tutto in un unico documento. Ciò è particolarmente utile per l'archiviazione legale e di conformità in cui è necessario conservare insieme il pacchetto completo di comunicazione.
Assegnare un nome ai PDF email per la reperibilità a lungo termine
I client di posta elettronica spesso suggeriscono la riga dell'oggetto dell'email come nome del file, il che di solito è ragionevole ma trae vantaggio dall'aggiunta della data. Un nome file come "2024-03-15_ContractApproval_AcmeCorp.pdf" ordina cronologicamente, identifica il contenuto e include la controparte: tutto ciò di cui hai bisogno per trovarlo mesi dopo senza aprirlo. Applica la PDF Compressione se l'e-mail PDF è di grandi dimensioni (le immagini in linea rendono pesanti alcune e-mail) prima di archiviarlo nel tuo archivio.
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