Un sommario trasforma un lungo PDF da un documento che scorri alla cieca in uno che puoi navigare. Per qualsiasi PDF di oltre dieci pagine (rapporti, manuali, proposte, documenti di ricerca) l'assenza di un sommario è un problema di usabilità. Aggiungerne uno a posteriori è più complicato che inserirlo nel documento sorgente, ma è realizzabile con il giusto approccio.
Due cose diverse chiamate "Sommario"
Vale la pena distinguere tra due caratteristiche correlate ma diverse prima di decidere quale approccio adottare.
Un sommario visivo è una pagina del documento che elenca i titoli delle sezioni e i numeri delle pagine: il tipo tradizionale che potresti trovare all'inizio di un libro. I lettori lo vedono quando aprono il documento e possono farvi riferimento per trovare manualmente le sezioni.
I PDF segnalibri sono le voci di navigazione selezionabili visualizzate nel pannello della barra laterale dei visualizzatori PDF come Adobe Reader. Sono invisibili nel documento stesso ma forniscono un passaggio immediato alla navigazione quando il lettore fa clic su di essi. Per la PDF Navigazione sullo schermo, i segnalibri sono spesso più utili di un sommario visivo perché sono sempre accessibili senza dover tornare alla prima pagina.
Un PDF lungo e ben preparato dovrebbe idealmente avere entrambi. Gli approcci seguenti coprono ciascuno di essi.
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L'approccio migliore: crealo prima di esportarlo
Se il documento di origine è ancora disponibile, la soluzione più pulita è aggiungere il sommario in Word prima di esportarlo in PDF. Ciò produce automaticamente sia un sommario visivo che segnalibri PDF, da un'unica operazione.
Passaggio 1: utilizza gli stili di intestazione corretti
Il sommario automatico di Word viene generato dagli stili di titolo: Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3. Se il documento utilizza questi stili in modo coerente, il sommario si scrive da solo. Se i titoli sono stati creati manualmente rendendo il testo in grassetto e grande, il sommario automatico non li troverà. Applicare gli stili di titolo corretti prima di procedere.
Passaggio 2: inserisci il sommario
Posiziona il cursore nel punto in cui dovrebbe apparire il sommario, in genere dopo la copertina e prima dell'introduzione. Vai a Riferimenti > Sommario e scegli uno degli stili automatici. Word genera una pagina che elenca tutte le intestazioni con i relativi numeri di pagina, formattata in modo coerente. Aggiornalo prima dell'esportazione se hai apportato modifiche alla struttura del documento.
Passaggio 3: esporta con i segnalibri abilitati
Quando esporti in PDF (File > Salva con nome > PDF), apri la finestra di dialogo Opzioni e attiva "Crea segnalibri utilizzando: Intestazioni". Questo converte ogni intestazione del documento in un segnalibro PDF. Il risultato è un PDF con una pagina con un sommario visivo e una navigazione tra i segnalibri cliccabili nella barra laterale: il formato più utilizzabile per un documento lungo.
Aggiunta di segnalibri a un PDF esistente
Se il documento di origine non è disponibile e stai lavorando direttamente con un PDF, i segnalibri possono essere aggiunti manualmente in Adobe Acrobat Pro. Apri il pannello Segnalibri (Visualizza > Mostra/Nascondi > Pannelli di navigazione > Segnalibri), vai alla pagina che desideri aggiungere ai segnalibri e fai clic sul pulsante Nuovo segnalibro. Digita il nome del segnalibro, ovvero il titolo della sezione, e verrà aggiunto al pannello di navigazione.
Per un documento con molte sezioni, la creazione manuale dei segnalibri richiede molto tempo ma è semplice. Elabora il documento sezione per sezione, aggiungendo un segnalibro all'inizio di ciascuna. È possibile annidare i segnalibri (un segnalibro di capitolo contenente segnalibri di sottosezione) che rispecchia la gerarchia delle intestazioni e rende la navigazione più intuitiva per i documenti complessi.
Aggiunta di una pagina di sommario visivo
Per aggiungere una pagina con un sommario visivo a un PDF che ne è sprovvisto, è necessario prima creare la pagina e quindi inserirla nel documento.
- Crea la pagina del sommario in Word: elenca il titolo di ogni sezione e il relativo numero di pagina, formattato in modo chiaro
- Esporta quella singola pagina come PDF
- Utilizza uno strumento di unione per combinare il sommario PDF con il documento principale, inserendolo in primo piano
- Verifica che tutti i numeri di pagina nel sommario corrispondano alle pagine effettive del documento unito: l'unione potrebbe spostare i numeri di pagina se il sommario aggiunge pagine in primo piano
Quest'ultimo passaggio è fondamentale: se il documento originale aveva la pagina 1 all'inizio e si aggiunge una pagina di indice prima di essa, tutto si sposta di una pagina. Aggiorna i numeri di pagina nel sommario prima di finalizzare. Lo strumento Unisci PDF di WukongPDF su www.wukongpdf.com gestisce la combinazione di file: carica il sommario PDF e il documento principale in ordine, scarica il risultato combinato.
Vale la pena farlo per qualsiasi documento di oltre dieci pagine
Un sommario e segnalibri PDF insieme rappresentano un investimento da dieci a trenta minuti per un documento che può essere aperto dozzine o centinaia di volte. Ogni lettore beneficia della navigazione ogni volta che utilizza il documento. Per report, manuali, proposte e qualsiasi PDF in cui le persone hanno bisogno di trovare sezioni specifiche anziché leggere dall'inizio alla fine, PDF La navigazione attraverso un sommario adeguato è uno dei miglioramenti di maggior valore che puoi apportare.
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