Un portale clienti è un sito Web sicuro in cui i clienti accedono ai propri documenti. Si accede con le credenziali. Accedi alla cartella del tuo cliente. Carichi i documenti affinché il cliente possa esaminarli. Il portale utilizza la crittografia HTTPS per la connessione. Il tuo caricamento è protetto durante la trasmissione. Ma una volta che il file si trova sul server del portale, la sua protezione dipende dall'infrastruttura del portale. La crittografia del PDF prima del caricamento aggiunge un livello di protezione indipendente dal portale. Il file viene crittografato quando è inattivo sul server del portale. Anche se il portale viene compromesso, il PDF crittografato rimane illeggibile senza la password.
Gli strumenti di crittografia PDF basati su browser possono applicare una password utente a un PDF prima di caricarlo su un portale cliente. La crittografia viene applicata al file stesso. Il portale archivia e fornisce il file crittografato. Il client riceve la password attraverso un canale separato e apre il file.
La Crittografia PDF per il caricamento nel portale combina la sicurezza del trasporto del portale con la crittografia a livello di file. Il portale protegge la connessione. La password protegge il file.
Il modello di sicurezza a doppio livello
La sicurezza del portale protegge la connessione tra il browser e il server del portale. La crittografia dei file protegge il documento stesso, ovunque sia archiviato. I due strati sono indipendenti. Il portale potrebbe essere compromesso e il file rimarrebbe crittografato. La password potrebbe essere intercettata e il portale richiederebbe comunque l'autenticazione per accedere al file. Un utente malintenzionato ha bisogno sia dell'accesso al portale che della password per leggere il documento. Ogni strato copre l'altro punto debole.
L'approccio a doppio livello PDF Security si applica a qualsiasi piattaforma di hosting di documenti, non solo ai portali clienti. L'archiviazione nel cloud, gli allegati e-mail e le unità condivise beneficiano tutti della crittografia a livello di file oltre alla sicurezza della piattaforma.
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Comunicazione della Password al Client
La password deve giungere al cliente attraverso un canale indipendente dal portale. Se il portale dispone di una funzionalità di messaggistica, utilizzarla per inviare la password solo se tale messaggistica è separata dall'archiviazione dei documenti. Se il portale avvisa il cliente via email quando viene caricato un documento, quell'email è il canale sbagliato per la password perché conferma che un documento esiste e fornisce il collegamento. Invia la password tramite SMS, telefonata o un thread di posta elettronica diverso dalla notifica del portale.
WukongPDF applica la crittografia della password dell'utente ai PDF. La PDF Password dovrà essere comunicata separatamente dalla notifica del portale. La separazione tra consegna dei file e consegna delle password è il fondamento del modello di sicurezza a doppio livello.
Scelta tra password utente e proprietario per i caricamenti sul portale
Una password utente impedisce l'apertura del file senza la password. Ciò è appropriato per i documenti che devono essere visti solo da destinatari specifici. Una password del proprietario consente l'apertura ma limita azioni come la stampa e la copia. Ciò è appropriato per i documenti che dovrebbero essere visualizzabili ma non estraibili. Scegli il tipo di password in base a ciò che il cliente deve fare con il documento.
Il tipo PDF Password deve corrispondere al caso d'uso del client. Un documento che il cliente deve stampare non deve avere restrizioni di stampa. Un documento che il cliente deve visualizzare solo online non dovrebbe richiedere una password utente.
Impostazione della scadenza della password per l'accesso limitato nel tempo
Per i documenti che dovrebbero essere accessibili solo per un periodo limitato, combina il PDF crittografato con un collegamento di condivisione con scadenza. La password protegge il file. Il collegamento in scadenza controlla l'accesso al file. Quando il collegamento scade, il file non è più scaricabile dal portale. La password protegge comunque tutte le copie scaricate dal client prima della scadenza.
La Crittografia PDF combinata con i link di accesso a scadenza fornisce sia la protezione persistente dei file che l'accesso limitato nel tempo.
Verifica della crittografia prima del caricamento
Prima di caricarlo sul portale, apri il file crittografato e conferma che richiede una password. Immettere la password e verificare che il contenuto venga visualizzato correttamente. Chiudi il file e riaprilo per verificare che la richiesta della password venga visualizzata in modo coerente. Un file che si apre senza richiedere una password non è stato crittografato correttamente.
La verifica PDF Encryption rileva gli errori di configurazione prima che il file raggiunga il portale. Un file non crittografato caricato su un portale non può essere protetto retroattivamente.
Gestione di documenti crittografati su più portali client
Se carichi PDF crittografati su più portali clienti, conserva un registro di quale password è stata utilizzata per quale documento e su quale portale. Il registro impedisce la confusione derivante dall'invio di una password errata a un client o dall'impossibilità di comunicare a un client la propria password perché non è possibile identificare quale password si applica.
Il registro delle password PDF Security per i caricamenti multiportale è un semplice riferimento. Ogni voce registra il portale, il documento, la password e la data.
Impostazione delle autorizzazioni per i documenti insieme alla crittografia
La crittografia impedisce l'apertura non autorizzata. Le impostazioni delle autorizzazioni impediscono agli utenti autorizzati di stampare, copiare o modificare dopo l'apertura. Applicare entrambi per la difesa in profondità. Un cliente che ha bisogno di stampare il documento dovrebbe ricevere una versione con stampa consentita. Un cliente che deve solo visualizzare il documento dovrebbe ricevere una versione con restrizioni.
Crittografia PDF e le impostazioni dei permessi sono controlli complementari. La crittografia controlla l'accesso. Utilizzo del controllo delle autorizzazioni. Applicare entrambi quando la sensibilità del documento lo richiede.
Controllo dei caricamenti del portale per la conformità
I settori regolamentati potrebbero richiedere una traccia di controllo dei documenti caricati sui portali dei clienti. Registra ogni caricamento: il nome del documento, la crittografia applicata, il cliente e la data. La traccia di controllo dimostra la conformità ai requisiti di protezione dei dati.
Il registro di controllo del caricamento PDF Security è un record di conformità. Ogni voce richiede pochi secondi e fornisce la prova della corretta gestione dei documenti.
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