PDF/A est une version de PDF conçue pour l'archivage à long terme. Le "A" signifie archives. Il s'agit d'une norme ISO qui restreint ce qu'un PDF peut contenir afin que le document puisse être ouvert et rendu de manière fiable dans des décennies, sans dépendre de logiciels, de polices ou de systèmes externes qui n'existent peut-être plus. Si vous avez déjà reçu une demande de dépôt spécifiant le « format PDF/A », c'est pourquoi.
Ce que PDF/A restreint
La norme PDF est flexible : elle peut référencer des ressources externes, intégrer du code exécutable, utiliser le cryptage, diffuser du contenu à partir de sources externes et s'appuyer sur des extensions propriétaires. Toute cette flexibilité est un handicap pour l’archivage. Si un PDF standard est lié à un serveur de polices externe qui s'arrête ou utilise une fonctionnalité JavaScript que les futurs logiciels ne prennent pas en charge, le document risque de ne pas s'afficher correctement dans 20 ans.
PDF/A supprime ces risques en interdisant les fonctionnalités qui créent des dépendances externes. Plus précisément, PDF/A exige que toutes les polices soient intégrées dans le fichier, interdit le cryptage et la protection par mot de passe, interdit JavaScript et le contenu exécutable, interdit l'intégration audio et vidéo et exige que la couleur soit définie à l'aide d'espaces colorimétriques indépendants du périphérique.
Le résultat est un document autonome : tout ce qui est nécessaire pour le restituer avec précision se trouve dans le fichier lui-même. Aucune connexion Internet, aucune police installée, aucun plugin tiers requis.
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PDF/A-1, PDF/A-2 et PDF/A-3 : quelle est la différence ?
Il existe plusieurs versions de PDF/A, chacune s'appuyant sur la dernière. PDF/A-1 (2005) est le plus restrictif et le plus largement accepté pour l'archivage légal et gouvernemental. PDF/A-2 (2011) a ajouté la prise en charge de la compression JPEG 2000, de la transparence et des signatures numériques. PDF/A-3 (2012) permet d'intégrer des pièces jointes arbitraires dans le PDF — utile pour joindre les données XML source à une facture PDF, par exemple.
Chaque version possède également des niveaux de conformité : /A (accessible, nécessite un balisage pour l'accessibilité) et /B (de base, aucun balisage d'accessibilité requis). PDF/A-1b est l'exigence la plus courante que vous rencontrerez : c'est la référence que les tribunaux, les agences gouvernementales et les systèmes d'enregistrement des entreprises spécifient généralement.
Quand vous avez besoin de PDF/A par rapport à la norme PDF
PDF/A est requis ou recommandé dans des contextes spécifiques : dépôts légaux dans de nombreux systèmes judiciaires, soumissions de documents gouvernementaux, documentation industrielle réglementée (soins de santé, finance) et toute situation où le document doit être accessible de manière fiable pendant plus de 10 ans. L'UE, de nombreuses agences fédérales américaines et de nombreuses archives nationales ont adopté PDF/A comme format d'archivage officiel.
Pour un usage quotidien (envoi de documents aux clients, partage de rapports, distribution de supports marketing), le format PDF standard est adapté et même préférable. Les restrictions de PDF/A deviennent gênantes lorsque vous n'avez pas besoin d'un archivage à long terme. Vous ne pouvez pas protéger par mot de passe un PDF/A, ce qui pose problème pour les documents sensibles. Vous ne pouvez pas intégrer de vidéo, ce qui est important pour les présentations interactives.
Comment créer un fichier PDF/A
La plupart des applications professionnelles qui exportent des PDF vous offrent une option PDF/A. Dans Microsoft Word, accédez à Fichier → Enregistrer sous → PDF, puis cliquez sur Options et recherchez la case à cocher conforme à la norme ISO 19005-1. Dans Adobe Acrobat, vous pouvez enregistrer ou convertir directement au format PDF/A. LibreOffice prend également en charge l'exportation PDF/A à partir de sa boîte de dialogue d'exportation PDF.
Si vous disposez déjà d'un PDF standard qui doit être converti en PDF/A, le processus de conversion vérifie les fonctionnalités interdites et les corrige automatiquement ou les signale pour examen. Les polices sont intégrées, les références externes sont résolues et les fonctionnalités incompatibles sont supprimées. Le résultat est un nouveau fichier compatible PDF/A.
Pouvez-vous savoir si un PDF est PDF/A ?
Oui. Les fichiers PDF/A contiennent des métadonnées qui les identifient comme tels. Lorsque vous ouvrez un fichier PDF/A dans Adobe Acrobat, une barre bleue apparaît en haut indiquant que le fichier est en mode PDF/A et que certaines fonctionnalités sont désactivées. D'autres visualiseurs peuvent afficher un indicateur similaire ou le noter dans les propriétés du document.
Vous pouvez également vérifier les propriétés du document manuellement : dans la plupart des visualiseurs PDF, accédez à Fichier → Propriétés → Description et recherchez les champs de métadonnées qui identifient la version PDF/A et le niveau de conformité.
Pour la plupart des gens, PDF/A n'apparaît que lorsqu'une institution spécifique l'exige. Lorsque c’est le cas, l’exigence indique généralement quelle version et quel niveau de conformité sont nécessaires – PDF/A-1b est la valeur par défaut si l’exigence est ambiguë. En dehors de ces contextes spécifiques, les outils standard PDF et le format standard PDF gèrent tout ce dont vous avez besoin.
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