Remplir un formulaire PDF prend du temps. Saisissez les détails dans chaque champ, vérifiez les informations et assurez-vous que tous les champs obligatoires sont remplis. Cliquez sur Enregistrer, fermez le fichier et assurez-vous que les données sont stockées. En l'ouvrant plus tard, vous trouverez tous les champs vides, comme si les 20 dernières minutes de saisie ne s'étaient jamais produites. Le formulaire a été rempli. Les données n'ont pas été enregistrées.
La plupart des visionneuses PDF ne sont pas des applications d'enregistrement de formulaires. Ils vous laissent remplir. Ils ne vous laissent pas garder.
Comprendre pourquoi les Formulaires PDF perdent des données après le remplissage nécessite de connaître la différence entre un formulaire à remplir et un formulaire enregistrable, et quels visualiseurs PDF prennent en charge l'enregistrement des données de formulaire. Les outils Edit PDF de WukongPDF peuvent vous aider à remplir les formulaires, et l'explication ci-dessous explique pourquoi les données ont disparu et comment l'empêcher.
La différence entre remplir et enregistrer un formulaire PDF
Remplir signifie saisir des données dans les champs de formulaire affichés par le spectateur. Les données existent en mémoire mais n'ont pas été écrites dans le fichier PDF sur le disque. Enregistrer signifie écrire ces données de la mémoire dans le PDF afin qu'elles persistent après la fermeture de la visionneuse. Tous les visualiseurs ne peuvent pas enregistrer les données du formulaire. Adobe Acrobat Reader le peut. La plupart des visualiseurs basés sur un navigateur ne le peuvent pas. Apple Preview le peut. De nombreuses applications PDF mobiles ne le peuvent pas.
La capacité d'enregistrement dépend du fait que la visionneuse inclut des bibliothèques d'enregistrement de formulaires sous licence Adobe ou une implémentation équivalente. Les visionneuses gratuites incluent souvent le remplissage de formulaires pour rendre le produit utile, mais limitent l'enregistrement pour encourager la mise à niveau. Le formulaire se remplit. Les données semblent permanentes. Il disparaît lorsque la visionneuse se ferme car l'opération de sauvegarde n'a jamais eu lieu.
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Quels visualiseurs PDF peuvent enregistrer les données du formulaire
Adobe Acrobat Reader DC, la version gratuite, enregistre les formulaires remplis comme attente de base. Adobe Acrobat Pro enregistre les formulaires et peut également modifier les champs du formulaire lui-même. Apple Preview sur macOS enregistre les formulaires remplis pour la plupart des types de champs de formulaire standard. Foxit Reader et PDF-XChange Editor enregistrent les formulaires remplis dans leurs versions gratuites.
Les visualiseurs basés sur un navigateur, Chrome, Edge, Firefox, Safari, ne peuvent généralement pas enregistrer les données de formulaire. Ils peuvent remplir des formulaires et imprimer la version remplie, en capturant les données sur papier mais pas dans le fichier. Les téléspectateurs mobiles varient. PDF Expert sur iOS peut enregistrer des formulaires. De nombreuses applications PDF mobiles gratuites ne le peuvent pas. La matrice des capacités est fragmentée et découvrir que votre spectateur ne peut pas enregistrer après avoir rempli le formulaire est une expérience utilisateur courante et frustrante.
Imprimer au format PDF comme solution de contournement lorsque l'enregistrement n'est pas disponible
Lorsqu'un spectateur peut remplir mais pas enregistrer, imprimez le formulaire rempli dans un nouveau PDF. La sortie imprimée capture les champs du formulaire et leur contenu sous forme de contenu de page statique. Le nouveau PDF ne peut pas être rempli, les champs sont aplatis dans la page, mais les données sont conservées de manière permanente. Cela produit un enregistrement en lecture seule du formulaire rempli, suffisant pour la plupart des finalités de soumission.
La limitation : le nouveau PDF ne peut pas être édité sous forme de formulaire. Découvrir une erreur après l'impression signifie revenir au formulaire original, le remplir à nouveau et imprimer à nouveau. Remplissez et vérifiez chaque champ avant d'imprimer. Le PDF imprimé est la réponse finale. Il n'est pas possible de revenir en arrière pour modifier des champs individuels.
| Visionneuse | Peut remplir ? | Peut-on Enregistrer ? | Solution de contournement si aucune sauvegarde |
|---|---|---|---|
| Adobe Acrobat Reader DC (gratuit) | Oui | Oui | Aucun nécessaire |
| Aperçu Apple (macOS) | Oui | Oui (la plupart des formulaires) | Imprimer au format PDF pour les formulaires qu'il ne peut pas enregistrer |
| Visionneuse intégrée Chrome/Edge/Firefox | Oui | Non | Imprimez au format PDF ou ouvrez dans Acrobat Reader |
| Applications PDF mobiles (varie) | Quelques | Certains (PDF Expert, Xodo) | Imprimez au format PDF ou ouvrez dans une application capable d'enregistrer |
| Adobe Acrobat Pro | Oui | Oui | Aucun nécessaire |
Formulaires étendus et activation du lecteur
Certains formulaires PDF utilisent des fonctionnalités étendues nécessitant l'enregistrement d'Adobe Acrobat. Ces formulaires ont été créés dans Acrobat Pro avec Reader Extensions activé, accordant aux utilisateurs d'Acrobat Reader des droits supplémentaires tels que l'enregistrement des données du formulaire et l'ajout de signatures. Sans Reader Extensions, même Acrobat Reader risque de ne pas pouvoir enregistrer. Le créateur du formulaire contrôle si le formulaire peut être enregistré en dehors d'Acrobat Pro.
L'activation du lecteur relève de la responsabilité du créateur du formulaire, et non de celle de celui qui remplit le formulaire. Si vous recevez un formulaire qui ne peut être enregistré dans aucun visualiseur, contactez l'expéditeur et demandez une version compatible avec le lecteur. Si l’expéditeur ne peut pas en fournir un, utilisez la solution de contournement d’impression au format PDF. Le formulaire rempli sera conservé même si les champs à remplir sont perdus.
Remplir des formulaires sur des appareils mobiles
Le remplissage de formulaires mobiles ajoute une autre couche de complexité. Un formulaire qui s'enregistre correctement sur une visionneuse PDF de bureau peut ne pas s'enregistrer sur la version mobile de la même visionneuse, car l'application mobile utilise un moteur de rendu différent avec des fonctionnalités différentes. Testez un formulaire sur l'appareil et l'application spécifiques que vous utiliserez avant de consacrer du temps à le remplir.
Le remplissage de formulaires sur plusieurs appareils, depuis un téléphone jusqu'à un ordinateur portable, nécessite une visionneuse qui synchronise les données du formulaire via le stockage dans le cloud. La synchronisation cloud d'Adobe Acrobat préserve les données de formulaire sur tous les appareils lorsque les deux sont connectés au même compte Adobe. Sans synchronisation cloud, les données de formulaire remplies sur un appareil restent sur cet appareil et ne sont pas transférées vers un autre.
Prévenir la perte de données sur les futurs formulaires
Avant d'investir du temps à remplir un formulaire PDF, vérifiez si votre lecteur peut l'enregistrer. Tapez un caractère de test dans un champ, enregistrez, fermez et rouvrez. Si le personnage reste, le spectateur peut enregistrer et vous pouvez continuer. Si le champ est vide, le spectateur ne peut pas enregistrer. Passez à une visionneuse capable d'enregistrer ou prévoyez d'utiliser la solution de contournement d'impression au format PDF après le remplissage.
Ce test de 10 secondes évite la frustration de perdre 20 minutes de données. Exécutez-le sur le premier formulaire de chaque nouvelle source. Les formulaires de différentes organisations utilisent différents outils de création dotés de différentes fonctionnalités. Un visualiseur qui enregistre un formulaire ne peut pas en enregistrer un autre.
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