Un rapport trimestriel finalisé doit être distribué à cinquante parties prenantes de l'organisation et aux partenaires externes. Chaque destinataire doit pouvoir ouvrir et lire le document complet sans aucune barrière. Chaque destinataire doit pouvoir imprimer une copie physique pour ses dossiers personnels ou pour l'annoter à la main si telle est sa méthode de travail préférée. Absolument aucun destinataire, en aucun cas, ne devrait être en mesure de modifier un seul caractère du contenu, de modifier un chiffre d'affaires dans un tableau récapitulatif financier, de supprimer un paragraphe gênant ou d'ajouter une annotation de commentaire que les autres destinataires verraient alors comme si elle faisait partie du document original.
Les paramètres d'autorisation de sécurité PDF offrent un contrôle indépendant et granulaire sur chaque catégorie d'action qu'un destinataire peut effectuer sur le document. Les autorisations de modification et les autorisations d'impression sont des commutateurs complètement distincts qui peuvent être activés ou désactivés individuellement pour créer précisément le profil d'accès qui correspond aux exigences de distribution spécifiques du document.
Verrouiller un document PDF Security pour empêcher toute forme d'édition tout en autorisant explicitement l'impression signifie configurer un mot de passe propriétaire avec un profil d'autorisation spécifique : édition et modification complètement désactivées, impression haute résolution explicitement activée et capacités de copie et d'annotation de contenu contrôlées indépendamment. Les outils PDF Mot de passe de WukongPDF prennent en charge les paramètres d'autorisation granulaires et configurables indépendamment, et la configuration ci-dessous crée un document entièrement lisible et imprimable mais totalement non modifiable.
Définition des autorisations granulaires des documents à l'aide d'un mot de passe propriétaire
Dans Adobe Acrobat Pro, ouvrez le menu Fichier, sélectionnez Propriétés du document et accédez à l'onglet Sécurité. Dans le menu déroulant Méthode de sécurité, choisissez Sécurité par mot de passe pour ouvrir la boîte de dialogue de configuration des autorisations. Dans la boîte de dialogue Paramètres de sécurité par mot de passe, cochez la case intitulée Restreindre la modification et l'impression du document pour activer les contrôles d'autorisation. Entrez un mot de passe de propriétaire fort et mémorable, également intitulé Modifier le mot de passe des autorisations, dans le champ désigné. Il s'agit du mot de passe que vous, en tant que propriétaire et contrôleur du document, utiliserez à l'avenir si jamais vous devez modifier les paramètres d'autorisation, modifier les restrictions ou supprimer complètement toute sécurité du document.
Sous les champs de saisie du mot de passe, le menu déroulant Impression autorisée contrôle toutes les formes de sortie d'impression physique et virtuelle. Réglez-le sur Haute résolution pour autoriser les destinataires à imprimer à la pleine résolution native de leur imprimante, produisant ainsi des copies papier de qualité professionnelle adaptées au classement, à la signature ou à l'archivage. Réglez-le sur Basse résolution pour permettre l'impression, mais uniquement avec une qualité délibérément réduite, généralement plafonnée à 150 DPI, ce qui produit un texte toujours lisible mais des images et des détails fins visiblement dégradés. La liste déroulante Modifications autorisées contrôle toutes les formes de modification de document. Réglez-le sur Aucun pour empêcher complètement l'édition, l'annotation, le remplissage de formulaires, la signature, l'extraction de pages et toute autre forme de modification de document.
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Configuration indépendante des paramètres de copie de contenu et d'accessibilité
La case à cocher intitulée Activer la copie du texte, des images et d'autres contenus contrôle si les destinataires peuvent sélectionner du texte sur la page à l'aide de l'outil de sélection de texte et le copier dans le presse-papiers du système pour le coller dans d'autres applications. Cette autorisation fonctionne de manière totalement indépendante de la restriction d'édition. Un document peut être verrouillé contre toute modification tout en permettant la copie de texte à des fins de référence légitimes, comme un rapport dans lequel les destinataires doivent citer des passages de leurs propres documents. Décochez la case pour bloquer toute copie de texte et d’image.
La case à cocher intitulée Activer l'accès au texte pour les lecteurs d'écran pour les malvoyants contrôle si les applications de technologie d'assistance peuvent accéder au contenu textuel du document pour le lire à haute voix aux utilisateurs malvoyants. Ce paramètre doit rester activé dans pratiquement toutes les circonstances pour garantir que le document est conforme aux exigences d'accessibilité et ne crée pas de barrière inutile pour les utilisateurs qui dépendent des lecteurs d'écran. La désactivation de l’accès au texte pour les technologies d’assistance n’offre aucune sécurité supplémentaire significative, car un acteur malveillant utiliserait des outils d’extraction techniques plutôt qu’un lecteur d’écran.
Test de la configuration complète des autorisations avant distribution
Après avoir appliqué tous les paramètres de sécurité au document, enregistrez le fichier, fermez-le complètement pour effacer tout état d'autorisation mis en cache et rouvrez-le comme le ferait un destinataire, sans saisir le mot de passe du propriétaire. Vérifiez que chaque outil d'édition de l'interface est grisé et complètement non fonctionnel. Vérifiez que la fonction Imprimer fonctionne correctement en envoyant une page de test à une imprimante physique. Vérifiez que la copie de contenu se comporte conformément à vos paramètres configurés, soit activée pour la sélection de texte, soit entièrement bloquée.
Ouvrez les propriétés du document et inspectez l'onglet Sécurité. Le panneau Récapitulatif des restrictions de document doit afficher exactement le profil d'autorisation que vous avez configuré : Impression : Autorisée en haute résolution, Édition de document : Non autorisée et l'état approprié pour la copie de contenu et l'accès au texte pour les lecteurs d'écran. Ce résumé est précisément ce que chaque destinataire verra lorsqu'il vérifiera les propriétés de sécurité du document.
| Paramètre d'autorisation | Ce qu'il contrôle | Recommandation |
|---|---|---|
| Impression : Haute résolution | Impression en pleine qualité sur n'importe quelle imprimante | Activer pour les documents destinés à être imprimés et conservés |
| Impression : basse résolution | Sortie de qualité réduite, environ 150 DPI | À utiliser lorsque les destinataires ont besoin de lire sur papier mais pas de reproduire |
| Modifications : Aucune | Empêche toute édition, annotation et modification | Activer pour tous les documents finaux distribués en externe |
| Activer la copie du contenu | Contrôle la sélection de texte et la copie du presse-papiers | Activer sauf si le contenu doit être complètement verrouillé |
Communication de la configuration des autorisations aux destinataires
Les destinataires qui ne connaissent pas les autorisations de sécurité PDF peuvent être confus ou frustrés lorsqu'ils découvrent qu'ils ne peuvent pas modifier, annoter ou commenter le document. Incluez de manière proactive une brève note explicative sur la page de couverture du document ou dans le corps de l'e-mail de distribution : ce document est distribué sous forme de version finalisée. L'impression est activée pour votre commodité de référence. L'édition a été intentionnellement restreinte pour préserver l'intégrité du document et garantir que tous les destinataires examinent le contenu identique.
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