Pourquoi le simple fait de dessiner des cases noires sur du texte sensible ne fonctionne pas
L'erreur la plus courante et la plus dangereuse dans la rédaction de PDF consiste à dessiner des rectangles noirs sur du texte sensible et à supposer que le texte est masqué. Une boîte noire dessinée sous forme d'annotation se trouve visuellement au-dessus du texte mais ne supprime pas le texte du fichier PDF.
Quiconque reçoit le PDF peut sélectionner le texte derrière la boîte noire, le copier, le coller dans un éditeur de texte et lire chaque mot censé avoir été expurgé. La boîte noire donne l’illusion de sécurité sans aucune protection réelle.
La véritable rédaction supprime définitivement le contenu du fichier, tandis que l'annotation le cache simplement derrière une boîte colorée.
La différence entre ces deux approches a provoqué de véritables violations de données lorsque les organisations ont choisi la mauvaise méthode.
True Rédaction PDF supprime définitivement le contenu sensible du fichier PDF. L'outil de rédaction supprime les caractères de texte du flux de contenu du document et les remplace par un remplissage uni. Après rédaction, le texte sensible n’existe nulle part dans le fichier. Il ne peut pas être sélectionné, copié, recherché ou récupéré. Le résultat visuel peut ressembler à une annotation de boîte noire, mais le fichier sous-jacent est fondamentalement différent.
La différence PDF Security entre annotation et rédaction a causé un réel préjudice. Les agences gouvernementales ont accidentellement publié des documents comportant des annotations en boîte noire au lieu d'expurgations appropriées, exposant ainsi des informations classifiées, des données personnelles et des détails d'enquête. Les agences de presse ont publié des documents judiciaires avec des expurgations basées sur des annotations que les lecteurs ont rapidement appris à contourner en copiant et en collant le texte. Comprendre la différence technique entre masquer du texte et supprimer du texte est essentiel pour toute personne manipulant des documents sensibles.
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Comment rédiger correctement un PDF à l'aide d'outils professionnels
Adobe Acrobat Pro comprend un outil de rédaction dédié qui supprime définitivement le contenu sélectionné. Ouvrez le PDF et sélectionnez l'outil Rédiger dans le menu Outils. Marquez le texte ou les zones que vous souhaitez expurger. Les zones marquées apparaissent avec un contour coloré. Examinez toutes les zones marquées pour confirmer qu’elles couvrent le contenu prévu et rien de plus. Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur Appliquer pour exécuter les rédactions. L'outil supprime le contenu marqué, remplit la zone de noir ou de la couleur de votre choix et enregistre le PDF expurgé.
Le processus de rédaction dans Acrobat peut également rechercher et rédiger des mots ou des modèles spécifiques dans l’ensemble du document. Au lieu de marquer manuellement chaque occurrence d'un nom, d'un numéro de téléphone ou d'un numéro de compte, utilisez la fonction Rechercher et rédiger pour localiser toutes les instances et les marquer pour rédaction en une seule opération. Cette approche basée sur la recherche est plus approfondie que le marquage manuel et risque moins de manquer des occurrences sur des pages que vous n'avez pas vérifiées attentivement.
Après avoir appliqué les expurgations, Acrobat vous invite à enregistrer le document expurgé sous un nouveau nom de fichier. N’écrasez jamais le fichier original non expurgé par la version expurgée. Conservez l’original dans vos dossiers, sécurisé de manière appropriée, et partagez uniquement la copie expurgée. La séparation des versions originales et expurgées est une pratique courante dans le traitement des documents juridiques, médicaux et gouvernementaux.
Les outils PDF Privacy de WukongPDF incluent une fonction de rédaction qui supprime définitivement le contenu des PDF. Téléchargez le document, sélectionnez le texte ou les zones à expurger et téléchargez le fichier expurgé en toute sécurité. L'outil basé sur un navigateur traite le document en mémoire et applique une véritable rédaction qui supprime le contenu du fichier, et non un masquage basé sur des annotations qui laisse le contenu récupérable.
Rédaction de types spécifiques d'informations sensibles
Différents types d’informations sensibles nécessitent différentes approches de rédaction. Les noms et identifiants personnels doivent être expurgés partout où ils apparaissent, y compris dans les en-têtes, les pieds de page, les numéros de page et les métadonnées intégrées. Les numéros de sécurité sociale, les numéros de compte et les numéros de téléphone suivent des modèles prévisibles que la suppression basée sur la recherche peut trouver automatiquement. Les adresses e-mail et les adresses physiques nécessitent des recherches de modèles qui tiennent compte de la variété de formats qu'elles peuvent prendre.
Les informations financières dans les fichiers PDF présentent des défis de rédaction uniques. Les chiffres dans les tableaux devront peut-être être expurgés tout en gardant la structure du tableau intacte et les chiffres restants lisibles. Les numéros de compte bancaire, les numéros de carte de crédit et les montants des transactions dans les états financiers sont des cibles de biffure courantes. La rédaction doit couvrir les chiffres exacts sans masquer les en-têtes de colonnes ou les étiquettes de lignes qui donnent le contexte aux données restantes.
Les images contenues dans des PDF peuvent également contenir des informations sensibles nécessitant une rédaction. Une photographie d'une personne peut nécessiter que le visage soit masqué. Un document numérisé peut comporter une note manuscrite dans la marge qui doit être supprimée. La rédaction d'images nécessite de sélectionner la zone de l'image à rédiger et de la remplacer par un remplissage uni, tout comme la rédaction de texte. La zone d'image expurgée est définitivement modifiée dans le fichier et ne peut pas être récupérée.
La rédaction des métadonnées est une étape souvent négligée. Les fichiers PDF peuvent contenir des propriétés de document telles que le nom de l'auteur, le nom de l'entreprise, l'historique des modifications et les dates de création qui peuvent révéler des informations sensibles même après que tout le texte visible a été rédigé. Exécutez une étape de suppression des métadonnées ou de nettoyage du document après la rédaction du texte et des images pour nettoyer les propriétés du document. Cette étape finale garantit que le PDF ne contient aucune information sensible récupérable dans aucune partie du fichier.
Vérifier que la rédaction a été correctement effectuée avant le partage
Après avoir appliqué les expurgations, vérifiez-les avant que le document ne quitte votre contrôle. Ouvrez le PDF expurgé et essayez de sélectionner du texte dans les zones expurgées. Rien ne doit être sélectionnable. Essayez de copier le texte du document et de le coller dans un éditeur de texte. Le texte collé ne doit contenir aucune information expurgée. Recherchez dans le document les mots-clés qui auraient dû être expurgés. La recherche ne devrait trouver aucun résultat.
Vérifiez les propriétés du document pour les métadonnées qui auraient dû être supprimées. Dans la plupart des visionneuses PDF, le panneau Propriétés du document ou Informations sur le fichier affiche l'auteur, le titre, le sujet et la date de création.
Confirmez que ces champs ne contiennent aucune information sensible. Certaines visionneuses PDF affichent également un historique des révisions ou un journal des modifications. Vérifiez que ce journal ne contient pas d'extraits du contenu rédigé avant l'application de la rédaction.
Envoyez le PDF expurgé à un collègue pour un deuxième examen si la sensibilité du document le justifie. Un regard neuf détecte souvent les échecs de rédaction que le critique initial a manqués parce qu'il savait ce que disait le texte et a vu ce qu'il s'attendait à voir. Le deuxième réviseur doit aborder le document comme le ferait le destinataire prévu, en essayant de trouver toute information sensible restante.
Les échecs de rédaction ont des conséquences qui vont au-delà de l’embarras. En 2023, un grand cabinet d’avocats a accidentellement déposé auprès d’un tribunal fédéral un document non expurgé révélant les montants confidentiels des règlements des clients. L'entreprise avait dessiné des cases noires sur les chiffres à l'aide d'un outil d'annotation PDF basique, pensant que les chiffres étaient cachés. La partie destinataire a simplement sélectionné le texte derrière les cases et l'a copié, révélant chaque chiffre soi-disant expurgé. Le tribunal a sanctionné l'entreprise pour cette divulgation. Ce type d’échec se produit parce que la personne qui effectue la rédaction n’a pas compris la différence entre annoter et rédiger.
Pour les organisations soumises à des réglementations sur la protection des données telles que le RGPD, le CCPA ou la HIPAA, une rédaction appropriée n'est pas facultative. Ces réglementations exigent que les données personnelles soient définitivement supprimées des documents avant leur divulgation à des parties non autorisées. Une annotation en boîte noire ne satisfait pas à cette exigence car les données personnelles restent dans le fichier et peuvent être récupérées. Les sanctions réglementaires en cas de rédaction inappropriée peuvent être sévères, et démontrer que les outils et procédures de rédaction appropriés ont été utilisés constitue une partie importante de la documentation de conformité.
Le flux de travail de rédaction doit inclure une étape de vérification finale au cours de laquelle une deuxième personne examine le document rédigé de manière indépendante. L'examinateur ne doit pas avoir vu l'original non expurgé et doit aborder le document comme le ferait le destinataire prévu, en essayant de trouver toute information sensible restante. Cet examen indépendant détecte les échecs de rédaction que le rédacteur d'origine avait manqués parce qu'il savait ce que contenait le document et avait vu ce qu'il s'attendait à voir, et non ce qui restait réellement dans le dossier.
La rédaction s'applique également aux métadonnées intégrées au document. Un PDF peut contenir des informations sur le moment où il a été créé, qui l'a créé, quel logiciel a été utilisé et quelles modifications ont été apportées. Ces métadonnées peuvent révéler des détails sensibles même lorsque tout le contenu visible a été correctement rédigé. L'exécution d'une passe de désinfection du document après la rédaction du texte et de l'image supprime ces métadonnées et garantit que le fichier PDF lui-même ne divulgue pas d'informations via ses propriétés. Les outils de rédaction du WukongPDF incluent la désinfection des métadonnées dans le cadre du flux de travail de rédaction.
L'outil de rédaction que vous utilisez doit produire un certificat ou un journal de rédaction qui documente ce qui a été rédigé et quand. Ce certificat sert d’enregistrement du processus de rédaction à des fins de conformité et d’audit. Il doit inclure le nom du document, la date et l'heure de la rédaction, le type d'informations rédigées et la méthode utilisée. Pour les organisations soumises à une surveillance réglementaire, la conservation de ces certificats de rédaction est aussi importante que l'exécution correcte des rédactions.
De nombreuses organisations incluent désormais une formation à la rédaction dans le cadre de leurs procédures standard de traitement des documents, reconnaissant qu'un seul échec de rédaction peut entraîner des sanctions réglementaires, des dommages à la réputation ou une responsabilité juridique qui dépasse de loin le coût de la formation de chaque employé manipulant des documents sensibles. Une séance de formation de 15 minutes sur la différence entre une annotation et une véritable rédaction évite l’erreur de rédaction la plus courante et la plus dommageable.
La méthode de vérification de rédaction la plus fiable consiste à ouvrir le PDF rédigé et à tenter de récupérer le contenu rédigé en utilisant les mêmes techniques qu'un destinataire pourrait essayer. Sélectionnez tout le texte et copiez-le dans un éditeur de texte. Recherchez dans le document les mots-clés qui auraient dû être expurgés. Essayez de déplacer ou de supprimer les zones de rédaction si elles sont basées sur des annotations plutôt que de véritables rédactions. Si l'un de ces tests récupère du contenu sensible, la rédaction n'a pas été effectuée correctement et doit être refaite à l'aide d'un outil de rédaction approprié.
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