Une transmission par fax ajoute une ligne d'en-tête à chaque page. Le numéro de fax de l'expéditeur. Le numéro de fax du destinataire. La date et l'heure de transmission. Le numéro de page, généralement au format « Page 02 sur 15 ». Ces en-têtes sont gravés dans l'image de la page pendant le processus de télécopie. Lorsque le fax est ensuite numérisé ou enregistré au format PDF, les en-têtes deviennent un contenu permanent. Ils servent à quelque chose lors de la transmission mais deviennent un encombrement visuel une fois le document reçu et archivé. Pour les supprimer, il faut recadrer la partie supérieure de chaque page.
Les en-têtes de télécopie sont uniformes en termes de position et de taille. Cette uniformité en fait des candidats idéaux pour la culture en lots. Chaque page a le même en-tête au même endroit. Vous mesurez une fois et appliquez le même recadrage à toutes les pages. La cohérence qui rend les en-têtes de télécopie visuellement ennuyeux est exactement ce qui les rend faciles à supprimer.
L'opération Recadrer le PDF pour les en-têtes de télécopie est une opération de précision. Retirez-en trop peu et des fragments de l'en-tête restent. Supprimez-en trop et vous coupez le contenu du document. La ligne de recadrage doit se situer exactement entre l'en-tête et le contenu.
Mesure de la hauteur de l'en-tête du fax
Ouvrez le PDF télécopié et effectuez un zoom avant sur le haut de la première page. L'en-tête de la télécopie occupe généralement le demi-pouce supérieur à un pouce de la page. Mesurez la hauteur exacte depuis le bord supérieur jusqu'au point où commence le contenu du document. Cette mesure correspond à votre distance de culture. Ajoutez une petite marge de sécurité, environ un huitième de pouce, pour garantir un retrait complet. La ligne de recadrage doit se trouver dans l'espace blanc entre l'en-tête et le contenu.
Mesurez l'en-tête sur plusieurs pages pour confirmer la cohérence. La plupart des en-têtes de télécopie ont la même taille sur chaque page, mais les télécopies de plusieurs pages peuvent avoir un en-tête légèrement plus grand sur la première page car il inclut les informations de la page de garde. Mesurez la première page séparément des pages suivantes. Appliquez une distance de recadrage différente à la première page si nécessaire.
L’étape de mesure Crop PDF est la base de toute l’opération. Une mauvaise mesure produit un mauvais recadrage sur chaque page.
Essayez de recadrer le PDF
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Application du recadrage à toutes les pages
Utilisez un outil de recadrage PDF basé sur un navigateur qui prend en charge l'application du même recadrage à toutes les pages. Entrez la distance de recadrage à partir du bord supérieur. L'outil réduit cette distance de chaque page. Prévisualisez le résultat sur au moins trois pages : la première page, une page du milieu et la dernière page. Confirmez que l'en-tête de la télécopie est complètement supprimé sur chacun d'entre eux et qu'aucun contenu du document n'a été coupé.
Si le document comporte également des pieds de page de télécopie, généralement une ligne ou un numéro de page répété en bas, appliquez également un recadrage inférieur. Le processus est identique : mesurez la hauteur du pied de page et recadrez à partir du bord inférieur. Les cultures supérieures et inférieures peuvent être appliquées au cours de la même opération dans la plupart des outils de culture.
Les outils de recadrage WukongPDF prennent en charge le recadrage de pages par lots. L'opération Recadrer le PDF pour les en-têtes de télécopie s'applique uniformément sur toutes les pages.
Vérification du document recadré
Après le recadrage, faites défiler l'ensemble du document. Vérifiez le haut de chaque page. Sur certaines pages, le contenu du document peut commencer plus haut que sur d'autres. Une distance de recadrage qui fonctionne pour la plupart des pages peut réduire le contenu de quelques-unes. Si vous trouvez des pages dont le contenu a été coupé, retraitez ces pages avec une distance de recadrage plus petite.
La vérification des pages PDF après la suppression de l'en-tête de la télécopie confirme que chaque page est propre et complète. Le document doit donner l’impression qu’il n’a jamais été faxé.
Que faire lorsque les en-têtes de télécopie sont irréguliers
Certains systèmes de télécopie ajoutent des en-têtes à différentes positions sur différentes pages ou ajoutent des marquages supplémentaires à côté de la ligne d'en-tête standard. Les en-têtes irréguliers nécessitent un ajustement de recadrage par page. Traitez le document page par page ou regroupez les pages avec des positions d'en-tête similaires et appliquez le même recadrage à chaque groupe. Les en-têtes irréguliers prennent plus de temps à supprimer mais le processus est le même : mesurer, recadrer, vérifier.
L'approche Recadrer PDF pour les en-têtes de télécopie irréguliers demande plus de main-d'œuvre que le recadrage uniforme, mais produit le même résultat net.
Restauration des numéros de page après la suppression de l'en-tête de télécopie
Les en-têtes de télécopie incluent souvent des numéros de page. La suppression de l'en-tête supprime le numéro de page. Après le recadrage, ajoutez de nouveaux numéros de page au document. Les nouveaux nombres commencent à 1 et s'exécutent séquentiellement.
La renumérotation des pages PDF après la suppression de l'en-tête de télécopie rétablit la navigabilité du document.
Appliquez les nouveaux numéros de page après le recadrage. Le recadrage modifie les dimensions de la page. L'outil de numérotation utilise les dimensions recadrées.
Gestion des en-têtes de télécopie couleur par rapport au noir et blanc
Les en-têtes de télécopie couleur peuvent laisser des résidus colorés sur la ligne de coupe si celle-ci ne s'étend pas suffisamment loin. Les en-têtes de télécopie en noir et blanc sont rognés proprement. Vérifiez plus attentivement le recadrage des documents de télécopie couleur.
La suppression de l'en-tête de télécopie couleur Recadrage PDF peut nécessiter une distance de recadrage légèrement plus grande pour tenir compte des franges de couleur au bord de l'en-tête.
Testez le recadrage sur une seule page avant de l'appliquer à toutes les pages. Les artefacts en couleur sont plus visibles que les artefacts en noir et blanc.
Conversion de PDF faxés en texte consultable après le recadrage
Après avoir supprimé les en-têtes de télécopie, le contenu du document est propre. Si le fax a été numérisé sous forme d'image, exécutez l'OCR pour ajouter un calque de texte consultable. Le document recadré, avec désormais des pages propres, est prêt pour le traitement OCR.
Le flux de travail PDF numérisé pour les documents faxés est le recadrage en premier, puis l'OCR. Le recadrage supprime le bruit de la plateforme. L'OCR traite uniquement le contenu.
Un document télécopié qui a été recadré et OCRed est transformé d'un artefact de transmission en un document numérique utilisable.
Archivage du document original faxé
Après le recadrage et le traitement, archivez le PDF original faxé. L'original conserve les métadonnées de transmission, y compris les en-têtes complets. Pour des raisons juridiques, de conformité ou d'archivage, l'original peut être exigé comme preuve.
Le principe PDF Archive s’applique aux documents faxés comme à tout document traité. Gardez l'original. Distribuez la version traitée.
La version courte est destinée à un usage quotidien. L'original est pour mémoire.
Recadrage des pages de garde de télécopie différemment des pages de contenu
La page de garde du fax comporte un en-tête plus grand et peut inclure des notes sur l'expéditeur et des informations de routage. Recadrez-le séparément des pages de contenu.
Le recadrage de type Crop PDF par page pour les fax gère les différences structurelles entre les pages de couverture et de contenu.
Traitement par lots de documents faxés provenant du même expéditeur
Si vous recevez régulièrement des fax du même expéditeur, le format de l'en-tête est cohérent. Créez un préréglage avec les mesures de recadrage. Appliquez-le à chaque nouveau fax.
Le préréglage de recadrage de télécopie des pages PDF pour les expéditeurs récurrents élimine l'étape de mesure pour chaque nouveau document.
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