Un document numérisé contient des notes manuscrites dans les marges. Commentaires ajoutés lors d'une réunion, questions griffonnées à côté de paragraphes, flèches reliant des points liés. Le document est en cours de préparation pour distribution et ces notes manuscrites contiennent des discussions internes qui ne doivent pas être partagées. La rédaction de notes manuscrites à partir d'un PDF numérisé est fondamentalement différente de la rédaction d'un texte dactylographié. Le texte saisi est stocké sous forme de caractères dans la structure PDF. Le supprimer est une opération numérique. Les notes manuscrites font partie de l'image de la page. Les supprimer est une opération d’édition d’image. Le texte n'existe pas en tant que données. Il n'existe que sous forme de pixels.
La rédaction de notes manuscrites nécessite soit de peindre numériquement les notes sur l'image numérisée, soit de rédiger physiquement le document original et de le numériser à nouveau. L’approche numérique est plus rapide. L’approche physique est plus fiable et constitue la seule méthode qui produit un résultat rédigé de manière vérifiable et adapté à des fins juridiques ou de conformité.
La Rédaction PDF de contenus manuscrits est une tâche de manipulation d'images. Ce n'est pas une tâche de suppression de texte. Les outils et techniques sont différents de la rédaction PDF standard.
Rédaction numérique : peindre sur des notes manuscrites
Ouvrez le PDF numérisé dans un éditeur PDF prenant en charge le dessin de formes opaques. Sélectionnez un outil de dessin de rectangle ou de forme libre. Définissez la couleur de remplissage sur noir ou sur une couleur unie qui correspond à l'arrière-plan de la page. Dessinez sur chaque note manuscrite en la recouvrant complètement. La note est désormais cachée sous la forme opaque. Cette méthode est rapide et fonctionne pour tout contenu manuscrit. Mais il présente une limitation critique : les pixels de la note d'origine existent toujours dans les données d'image sous la forme. Une personne possédant des compétences en édition d’images peut potentiellement récupérer le contenu caché en supprimant la superposition.
Le problème PDF Security avec la peinture numérique est qu'il s'agit d'une couverture visuelle, pas d'une véritable rédaction. Il est acceptable pour les documents internes et les contenus peu sensibles. Cela n’est pas acceptable pour les documents légaux, de conformité ou de haute sécurité. Pour ceux-ci, une rédaction physique suivie d’une nouvelle analyse est requise.
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Rédaction physique : la méthode fiable
Imprimez le document. Utilisez un marqueur noir ou du ruban adhésif opaque pour recouvrir physiquement les notes manuscrites sur les pages imprimées. Vérifiez que les notes sont complètement masquées et ne peuvent pas être lues à travers le revêtement. Numérisez les pages expurgées dans un PDF. L’analyse résultante montre uniquement le contenu non expurgé, les zones expurgées apparaissant sous forme de blocs noirs unis. Il n’y a pas de données cachées car les notes originales n’ont jamais été numérisées dans la version expurgée. Cette méthode produit une rédaction vraie et vérifiable. C'est la norme pour les documents juridiques et gouvernementaux contenant des notes manuscrites qui doivent être expurgées.
La méthode physique PDF Redaction est plus lente que la peinture numérique mais produit une sortie qui peut être certifiée correctement rédigée. Pour les documents pour lesquels un échec de rédaction aurait des conséquences juridiques ou de conformité, la méthode physique est le bon choix.
Vérification de la rédaction
Après la rédaction, que ce soit numériquement ou physiquement, vérifiez la rédaction. Ouvrez le PDF expurgé et examinez chaque page. Confirmez que toutes les notes manuscrites sont complètement masquées. Tenez la page devant une source de lumière si vous utilisez une rédaction physique, ou effectuez un zoom avant à fort grossissement si vous utilisez une rédaction numérique. Si une partie d’une note est visible, la rédaction est incomplète. Rédigez à nouveau et revérifiez. Une rédaction qui laisse le contenu lisible est une rédaction qui a échoué.
Le PDF numérisé avec des notes manuscrites pose le défi de rédaction le plus difficile. Le contenu fait physiquement partie de la page. Pour le retirer, il faut soit le recouvrir, soit modifier physiquement l'original. Choisissez la méthode qui correspond à la sensibilité du contenu et aux exigences du contexte de diffusion.
Création d'un journal de rédaction à des fins d'audit
Lorsque vous rédigez des notes manuscrites à des fins juridiques ou de conformité, créez un journal de rédaction. Le journal enregistre chaque expurgation : le numéro de page, une description de ce qui a été expurgé, la raison et la méthode utilisée. Le journal fournit une piste d'audit démontrant que les suppressions ont été effectuées délibérément et pour des raisons documentées.
Le journal de rédaction doit être conservé avec le document rédigé. Si les suppressions sont ultérieurement contestées, le journal fournit la justification. Une entrée de journal peut se lire comme suit : Page 3, note manuscrite en marge discutant de la stratégie de tarification interne, rédigée en tant qu'informations commerciales confidentielles à l'aide d'une rédaction physique et d'une nouvelle numérisation. La piste d’audit PDF Rédaction est aussi importante que la rédaction elle-même.
Rédaction numérique vs rédaction physique : choisir la bonne méthode
La rédaction numérique, c'est-à-dire la peinture sur des notes de forme opaque, est rapide et réversible si vous conservez l'original. Il convient aux documents internes, aux brouillons et au contenu peu sensible. La rédaction physique, couvrant le document imprimé et sa nouvelle numérisation, est plus lente mais produit une sortie rédigée de manière vérifiable, sans données cachées. Il est requis pour les dépôts légaux, les soumissions réglementaires et tout document pour lequel un défaut de rédaction aurait de graves conséquences.
Le choix de la méthode dépend de deux facteurs : la sensibilité du contenu rédigé et les exigences du contexte de diffusion. Les documents de travail internes contenant des commentaires internes expurgés peuvent utiliser la rédaction numérique. Les dossiers judiciaires contenant des informations personnelles expurgées doivent utiliser une expurgation physique. La méthode Rédaction PDF doit être choisie délibérément et non par défaut.
Numérisation du document physiquement expurgé pour de meilleurs résultats
Après avoir physiquement rédigé le document imprimé, numérisez-le à nouveau au format PDF à 300 DPI en niveaux de gris ou en noir et blanc. Les zones expurgées apparaîtront sous forme de rectangles noirs unis. Vérifiez l'analyse en l'ouvrant et en vérifiant que toutes les zones expurgées sont complètement noires et qu'aucun contenu visible n'apparaît. Tenez les pages numérisées devant une source de lumière ou effectuez un zoom à fort grossissement pour confirmer.
La qualité de la nouvelle numérisation affecte la convivialité du document final. Une numérisation propre à 300 DPI du document physiquement rédigé produit un PDF net, lisible et correctement rédigé. Le résultat PDF numérisé de la rédaction physique est la version rédigée définitive. Conservez-le avec le journal de rédaction pour une piste d'audit complète.
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