La plupart des gens font régulièrement la conversion de fichiers Excel en PDF : partager une feuille de calcul sans autoriser les modifications, créer un rapport imprimable ou envoyer des données à quelqu'un qui n'a pas installé Excel. La méthode que vous choisissez affecte la façon dont la mise en page de la feuille de calcul se traduit en un document de page fixe.
Comment convertir Excel en PDF dans Microsoft Excel
Ouvrez la feuille de calcul dans Excel. Accédez à Fichier > Enregistrer sous et choisissez PDF dans la liste des formats de fichier. Avant d'enregistrer, cliquez sur Options pour définir s'il faut exporter la feuille active, l'intégralité du classeur ou une plage de cellules sélectionnée. Vous pouvez également spécifier s'il convient d'inclure les zones d'impression que vous avez définies dans la feuille.
Vous pouvez également accéder à Fichier > Exporter > Créez PDF/XPS, qui vous offre une boîte de dialogue légèrement différente avec des options de qualité standard ou de taille minimale. Standard est le bon choix pour la plupart des objectifs de partage ; la taille minimale compresse les images de manière plus agressive.
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Contrôle de la mise en page avant l'exportation
Le plus gros problème avec la conversion Excel vers PDF est la mise en page. Les feuilles de calcul sont conçues pour les écrans avec un espace horizontal illimité ; Les pages PDF ont des dimensions fixes. Les feuilles larges sont souvent coupées sur le bord droit ou les colonnes sont réduites à une taille illisible.
Avant d'exporter, accédez à Mise en page dans Excel et vérifiez l'orientation, l'échelle et la zone d'impression. Le passage à l'orientation Paysage et l'utilisation de l'option Ajuster la feuille sur une page sous Ajuster à l'échelle garantissent que la feuille de calcul entière s'imprime sur chaque page PDF. Pour les feuilles très larges, pensez à masquer les colonnes les moins importantes ou à diviser l’export en plusieurs sections.
Comment convertir Excel en PDF en ligne
Si Microsoft Excel n'est pas installé, le convertisseur Excel vers PDF de WukongPDF gère les fichiers .xlsx et .xls directement dans le navigateur. Téléchargez le fichier, convertissez-le et téléchargez le PDF. Ceci est également utile pour convertir rapidement des fichiers sans ouvrir Excel, en particulier sur les appareils sur lesquels Excel n'est pas disponible.
Google Sheets est une autre voie pour les utilisateurs sans Excel. Téléchargez le fichier .xlsx sur Google Drive, ouvrez-le avec Google Sheets et accédez à Fichier > Télécharger > Document PDF. La boîte de dialogue de téléchargement vous propose des options d'orientation, de format de papier, de mise à l'échelle et de saut de page avant de générer le PDF.
Conversion de plusieurs feuilles en une seule PDF
L'option Enregistrer sous PDF d'Excel vous permet d'exporter l'intégralité du classeur, qui place chaque feuille sur son propre ensemble de pages dans un seul PDF. Les feuilles apparaissent dans le même ordre de tabulation que dans le classeur. Si vous n'avez besoin que de feuilles spécifiques, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur les onglets de feuille souhaités avant d'exporter : Excel exporte uniquement les feuilles sélectionnées.
Si vous avez exporté des feuilles séparément et que vous devez les combiner, l'outil Excel vers PDF de WukongPDF associé à une étape de fusion gère cela proprement : convertissez chaque feuille en PDF, puis utilisez l'outil Fusionner PDF pour les combiner dans le bon ordre.
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