Une feuille de calcul Excel qui s'étend sur vingt colonnes et cinq cents lignes ne s'imprime pas proprement au format Excel au format PDF avec les paramètres par défaut. La sortie s'étend sur plusieurs pages, les colonnes sont coupées à des limites de page arbitraires et la mise en page imprimée ne ressemble guère aux données soigneusement organisées visibles à l'écran. L'exportation de plages de lignes et de colonnes spécifiques au format PDF nécessite la configuration de la zone d'impression, des options de mise à l'échelle et des paramètres de mise en page avant d'exécuter l'opération d'exportation.
Contrôler quelles lignes et colonnes apparaissent dans la sortie PDF consiste à présenter le bon sous-ensemble de données à chaque public. Un analyste financier qui doit retracer chaque transaction a besoin des cinq cents lignes d'un PDF consultable. Un membre du conseil d’administration examinant les performances trimestrielles n’a besoin que des lignes récapitulatives et des totaux sur une seule page propre. La même feuille de calcul sert efficacement les deux publics lorsque la plage de sortie est configurée de manière appropriée pour chaque distribution.
Les outils PDF Export de WukongPDF acceptent les fichiers Excel et produisent une sortie avec des plages d'impression configurables et des paramètres de mise en page qui donnent un contrôle précis sur les données qui apparaissent dans le document final.
Définition de la zone d'impression pour définir la plage de sortie
Le paramètre Zone d'impression dans Excel définit exactement quelles cellules sont incluses lorsque la feuille est imprimée ou exportée au format PDF. Sélectionnez la plage de cellules à inclure, par exemple A1 à G45, en cliquant et en faisant glisser sur la zone souhaitée. Accédez à l’onglet Mise en page du ruban, cliquez sur Zone d’impression et choisissez Définir la zone d’impression. Excel dessine une bordure en pointillés autour des cellules sélectionnées. Lorsque la feuille est exportée au format PDF, seules les cellules situées à l'intérieur de cette bordure apparaissent dans la sortie, quelle que soit la quantité d'autres données présentes sur la même feuille de calcul.
En pratique, la zone d'impression persiste avec le classeur. Après avoir enregistré et rouvert le fichier, la zone d'impression reste définie et active. Cette persistance signifie que vous pouvez définir des zones d'impression pour plusieurs feuilles, enregistrer le classeur et, des semaines ou des mois plus tard, exporter les mêmes plages sans les redéfinir. Pour les rapports récurrents dans lesquels la même plage de données est exportée à chaque période, la zone d'impression est une configuration unique qui sert indéfiniment.
Pour les feuilles de calcul dans lesquelles la plage de données change de manière prévisible à chaque nouvelle période, comme un journal de transactions qui ajoute de nouvelles lignes quotidiennement, utilisez une zone d'impression dynamique. Excel peut définir une zone d'impression basée sur une plage nommée qui s'agrandit automatiquement à mesure que des données sont ajoutées. Définissez la plage nommée à l'aide de la fonction OFFSET combinée avec COUNTA pour compter les lignes non vides, puis définissez la zone d'impression pour référencer cette plage nommée plutôt qu'une adresse de cellule fixe.
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Mise à l'échelle de la sortie pour l'adapter à un nombre cible de pages
Les options de mise à l'échelle d'Excel sous Mise en page contrôlent la façon dont le contenu est dimensionné pour s'adapter à la page de sortie PDF. Le groupe Ajuster à l'échelle comprend les paramètres de largeur et de hauteur qui déterminent le nombre de pages que couvre la sortie. Définissez la largeur sur 1 page pour forcer toutes les colonnes sur une seule largeur de page, quel que soit le nombre de colonnes présentes dans la zone d'impression. Définissez la hauteur sur 1 page pour forcer toutes les lignes sur une seule longueur de page. La combinaison de la largeur sur 1 page et de la hauteur définie sur Automatique produit une sortie d'exactement une page de largeur et autant de pages de hauteur que les données l'exigent.
La mise à l'échelle est pratique pour les rapports de synthèse, mais peut rendre le texte illisible lorsque la zone d'impression contient de nombreuses colonnes. Une plage de quinze colonnes dimensionnée pour s'adapter à une seule largeur de page peut afficher du texte en six ou sept points, qui est lisible à l'écran lors d'un zoom mais à peine lisible lorsqu'il est imprimé sur papier. Pour les feuilles riches en données, limitez la zone d'impression aux colonnes les plus essentielles plutôt que de mettre à l'échelle une plage trop large. Un sous-ensemble de huit colonnes des champs les plus importants, imprimés à une taille lisible, communique plus efficacement que les quinze colonnes imprimées à une échelle microscopique.
En pratique, le pourcentage de mise à l'échelle affiché dans le champ Échelle se met automatiquement à jour à mesure que les paramètres de largeur et de hauteur sont ajustés. La mise à l'échelle manuelle est également disponible et produit souvent de meilleurs résultats que les options automatiques. Un réglage manuel de 70 pour cent réduit tout le contenu à soixante-dix pour cent de sa taille d'origine, ce qui peut être juste suffisant pour insérer une colonne supplémentaire sur chaque page sans rendre le texte difficile à lire.
Contrôle des sauts de page dans la sortie
Excel insère automatiquement des sauts de page en fonction du format du papier, des paramètres de marge et du pourcentage de mise à l'échelle. Ces sauts automatiques peuvent diviser une ligne de données sur deux pages ou placer une ligne d'en-tête de colonne au bas d'une page avec ses données correspondantes commençant sur la page suivante. Utilisez l'aperçu des sauts de page sous l'onglet Affichage pour voir exactement où les sauts automatiques se produiront et faites-les glisser vers des positions plus logiques qui maintiennent les données associées ensemble.
Insérez des sauts de page manuels là où les limites de section doivent apparaître. Sélectionnez la ligne où une nouvelle page doit commencer, accédez à Mise en page, Sauts et choisissez Insérer un saut de page. Pour les rapports multi-sections, placez des sauts de page au niveau de chaque limite de section afin que chaque section commence en haut d'une nouvelle page. Les sauts de page manuels remplacent les sauts de page automatiques à ces positions, offrant ainsi un contrôle précis sur la pagination.
D'un point de vue pratique, dans les flux de travail de documents, pour les feuilles de calcul dont les lignes d'en-tête doivent se répéter en haut de chaque page imprimée, utilisez le paramètre Imprimer les titres sous Mise en page. Définissez Lignes à répéter en haut sur la ou les lignes contenant les en-têtes de colonnes. Les lignes d'en-tête désignées s'impriment en haut de chaque page de la sortie PDF, garantissant que les données de la page sept restent aussi clairement étiquetées que les données de la première page.
Exportation au format PDF avec les paramètres configurés
Après avoir configuré la zone d'impression, la mise à l'échelle, les sauts de page et la répétition des lignes d'en-tête, exportez au format PDF. Accédez à Fichier, Exporter, Créer un document PDF/XPS. Dans la boîte de dialogue d'exportation, cliquez sur le bouton Options pour vérifier tous les paramètres avant de générer la sortie. Confirmez que la feuille active est sélectionnée pour l'exportation, que la zone d'impression sera respectée et que les propriétés du document et les options de conformité PDF/A sont configurées selon les besoins.
Cliquez sur Publier, choisissez un nom de fichier et enregistrez l'emplacement pour le PDF. Excel génère la sortie en utilisant tous les paramètres d'impression configurés. Ouvrez le PDF immédiatement après la création et vérifiez trois choses : que les lignes et les colonnes correctes apparaissent dans la sortie, que les sauts de page se produisent à des positions logiques qui maintiennent les données associées ensemble et que la mise à l'échelle produit un texte qui reste lisible à une taille d'affichage normale. Si l’une de ces vérifications échoue, ajustez les paramètres correspondants dans Excel et réexportez.
L'exportation de plages de lignes et de colonnes spécifiques d'Excel vers PDF transforme une feuille de calcul polyvalente tentaculaire en un document ciblé et adapté au public. La zone d'impression définit l'étendue du contenu inclus. Les paramètres de mise à l'échelle contrôlent la présentation visuelle. Le résultat est un PDF qui communique exactement les bonnes données au bon niveau de détail pour chaque destinataire.
Ajout d'en-têtes, de pieds de page et d'horodatages à la sortie PDF
Le PDF exporté bénéficie d'informations au niveau de la page qui fournissent un contexte pour les données qu'il contient. Configurez les en-têtes et les pieds de page dans Excel via l'onglet Mise en page et la boîte de dialogue En-tête et pied de page. Ajoutez le titre du rapport à l'en-tête afin que chaque page du PDF identifie le document auquel il appartient. Ajoutez des numéros de page au pied de page au format Page 1 sur N afin que les destinataires puissent confirmer qu'ils ont reçu le document complet. Ajoutez un horodatage indiquant la date et l'heure d'exportation afin que les destinataires sachent exactement quand l'instantané de données a été pris.
D'une manière générale, dans les flux de travail documentaires, pour les rapports distribués selon un calendrier récurrent, l'horodatage est particulièrement important. Un PDF exporté lundi matin contient les données de clôture de vendredi. L'horodatage communique cette devise de données au destinataire sans nécessiter un e-mail séparé ou une note de couverture expliquant quand les données ont été extraites. Standardisez le format d'en-tête et de pied de page dans tous les rapports récurrents afin que les destinataires sachent où trouver le titre du document, le numéro de page et l'horodatage sur chaque PDF qu'ils reçoivent.
Les en-têtes et pieds de page configurés dans Excel sont inclus dans l'export PDF et apparaissent sur chaque page de la sortie. Ils ajoutent une touche professionnelle à ce qui serait autrement un vidage de données brutes et fournissent les métadonnées dont les destinataires ont besoin pour utiliser le document en toute confiance.
Gestion de grands ensembles de données qui dépassent le nombre pratique de pages PDF
Une feuille de calcul comportant cinquante mille lignes, même formatée efficacement, peut produire des centaines de pages PDF. À cette échelle, un fichier PDF devient peu pratique à réviser. Déterminez si le destinataire a réellement besoin d’un PDF plutôt que du fichier Excel original. Un PDF est approprié lorsque les données doivent être présentées dans un format fixe et non modifiable pour des raisons de conformité, juridiques ou de présentation. Lorsque le destinataire doit filtrer, trier ou analyser les données, le fichier Excel est le meilleur format.
Pour les ensembles de données très volumineux qui doivent être livrés au format PDF, divisez l'exportation en sections logiques. Exportez le résumé et les totaux en un seul PDF. Exportez chaque département ou catégorie sous forme de fichiers PDF distincts nommés pour identifier leur contenu. Un ensemble de cinq PDF ciblés de vingt pages est plus utilisable qu’un seul PDF de cent pages qui submerge le destinataire. Incluez une page de couverture avec chaque PDF expliquant quel sous-ensemble de données il contient et comment obtenir l'ensemble de données complet au format Excel si nécessaire.
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