Un document Word utilise un ensemble spécifique de polices pour afficher son apparence. Lorsque ce document est converti en PDF sans intégrer ces polices, le PDF devient dépendant du fait que le destinataire ait installé les mêmes polices. Si ce n'est pas le cas, la visionneuse PDF remplace différentes polices, modifiant ainsi l'apparence du texte, les sauts de ligne et potentiellement le nombre de pages. La conversion de Word en PDF avec toutes les polices intégrées rend le document autonome. Chaque forme de caractère nécessaire à l'affichage correct du document se déplace à l'intérieur du fichier PDF. L'exportation Word vers PDF avec intégration complète des polices fait la différence entre un PDF qui a le même aspect partout et un autre qui est différent sur chaque ordinateur.
Comment fonctionne l'intégration de polices dans l'exportation PDF
Lorsque Word exporte un document au format PDF avec l'incorporation de polices activée, il copie les fichiers du programme de polices dans le PDF. Chaque police utilisée dans le document est incluse dans la structure du fichier PDF en tant que flux de polices intégré. La visionneuse PDF lit ces polices intégrées pour restituer le texte. Le visualiseur n'a pas besoin de rechercher les polices installées sur le système car les polices se trouvent déjà dans le document.
L'intégration de polices peut être complète ou sous-ensemble. L'intégration complète inclut la police entière, chaque caractère dans chaque style. Une police entièrement intégrée ajoute le fichier de police complet au PDF. L'incorporation de sous-ensembles inclut uniquement les caractères réellement utilisés dans le document. Si le document contient uniquement les lettres A à Z en Arial, le sous-ensemble ne comprend que ces vingt-six caractères. L'intégration de sous-ensembles produit des fichiers PDF plus petits, mais peut entraîner des problèmes si le PDF est modifié ultérieurement pour ajouter des caractères qui ne figuraient pas dans le sous-ensemble d'origine. Le choix d'intégration Polices PDF affecte à la fois la taille du fichier et la possibilité de modification future.
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Configuration de Word pour l'intégration complète des polices
Ouvrez le document Word. Allez dans Fichier, puis Options. Dans la section Enregistrer, recherchez les paramètres Préserver la fidélité lors du partage de ce document. Cochez la case intitulée Intégrer les polices dans le fichier. Deux sous-options apparaissent. Décochez Incorporer uniquement les caractères utilisés dans le document pour intégrer la police complète, pas seulement le sous-ensemble. Cochez Intégrer les polices système communes même si elles peuvent être disponibles sur le système. Cela garantit que même les polices comme Arial et Times New Roman sont intégrées, ce qui est important pour la compatibilité multiplateforme entre Windows et Mac.
Après avoir configuré ces paramètres, enregistrez d'abord le document Word. Exportez ensuite au format PDF en utilisant Fichier, Exporter, Créer un PDF. L'exportation PDF utilise les paramètres d'incorporation de polices des options d'enregistrement. Vérifiez l'intégration en ouvrant le PDF résultant et en vérifiant la liste des polices. Dans Adobe Acrobat, accédez à Fichier, Propriétés du document, Polices. Chaque police doit s'afficher comme Embedded ou Embedded Subset. Une police affichant la mention Non intégrée n'a pas été incluse dans l'exportation. Revenez à Word et confirmez les paramètres d’intégration. WukongPDF prend en charge la conversion Word en PDF avec intégration de polices lors du traitement de documents via la plate-forme basée sur un navigateur.
Gestion des restrictions de licence de police
Toutes les polices ne peuvent pas être légalement intégrées dans un PDF. Les fournisseurs de polices définissent les autorisations d'intégration dans le fichier de police lui-même. Une police avec l’autorisation d’intégration installable peut être entièrement intégrée. Une police avec l'autorisation d'intégration modifiable peut être intégrée en tant que sous-ensemble. Une police avec l’autorisation d’intégration Imprimer et Aperçu ne peut pas du tout être intégrée. Word respecte ces autorisations. Si une police de votre document dispose d'autorisations d'intégration restreintes, Word ne l'intégrera pas, quels que soient vos paramètres.
Pour vérifier si une police peut être intégrée, ouvrez les propriétés du fichier de police sous Windows. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier de police, choisissez Propriétés et regardez l'onglet Détails. Le champ Intégration des polices affiche le niveau d'autorisation. Si une police critique ne peut pas être intégrée, vous disposez de deux options. Achetez une version de la police avec des droits d'intégration plus étendus auprès du fournisseur de polices. Ou remplacez la police du document par une police similaire permettant l'intégration. Le résultat visuel PDF Export peut différer légèrement avec une police de remplacement, mais le document sera autonome.
Vérification de l'intégration des polices sur toutes les plates-formes
Un PDF créé sous Windows avec des polices intégrées doit s'afficher de la même manière sur Mac, Linux, iOS et Android. Testez cela en ouvrant le PDF sur au moins un appareil à partir d'une plate-forme différente de celle sur laquelle il a été créé. Vérifiez que tout le texte s'affiche correctement, sans substitution de police. Vérifiez que les caractères spéciaux, les symboles et les scripts non latins s'affichent correctement.
Portez une attention particulière aux polices qui partagent des noms sur plusieurs plates-formes mais qui ont des conceptions légèrement différentes. Arial sur Windows et Arial sur Mac sont similaires mais pas identiques. Si le PDF s'appuie sur le système Arial plutôt que sur l'Arial intégré, l'apparence du texte change subtilement. L'intégration complète des polices élimine cette ambiguïté. La police intégrée est la version définitive.
Dépannage des caractères manquants après l'exportation
Si le PDF affiche des carrés vides ou des caractères incorrects là où des symboles spécifiques doivent apparaître, le sous-ensemble de polices intégré n'incluait pas ces caractères. Il s’agit du mode de défaillance le plus courant lors de l’intégration de sous-ensembles. Le document d'origine utilisait un symbole qui n'était pas inclus dans le sous-ensemble, peut-être un caractère ajouté lors d'une modification ultérieure après la configuration des paramètres d'exportation PDF initiaux.
Réexportez le PDF avec l'intégration complète des polices plutôt que l'intégration de sous-ensembles. La taille de fichier plus grande de l’intégration complète est un petit prix à payer pour un rendu correct garanti. Si la taille du fichier pose problème, identifiez les caractères spécifiques manquants et confirmez qu'ils sont présents dans le sous-ensemble intégré avant la distribution.
L'intégration de toutes les polices dans une conversion Word vers PDF est un changement de configuration unique qui améliore de manière permanente chaque PDF que vous créez. Les fichiers seront légèrement plus volumineux, mais ils s'afficheront correctement partout, sur chaque appareil, pour chaque destinataire.
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