Votre document Word comporte une table des matières, des références croisées vers des figures et des sections, des notes de bas de page qui renvoient et des hyperliens vers des sites Web externes. Vous l'exportez au format PDF, ouvrez le résultat et cliquez sur une référence croisée indiquant « Voir la section 3.2 à la page 14 ». Rien ne se passe. La référence est un texte mort. La structure cliquable qui rendait la navigation dans le document Word facile n'a pas survécu à la conversion.
Les références croisées, les hyperliens et les entrées de table des matières peuvent tous survivre à la conversion Word en PDF, mais uniquement lorsque les paramètres d'exportation appropriés sont activés et que le document utilise les fonctionnalités intégrées de Word plutôt que des solutions de contournement manuelles. La différence entre un PDF où chaque référence est un lien fonctionnel et un autre où chaque référence est du texte mort se résume à une poignée de paramètres dont la vérification prend quelques secondes.
Le principe de base : utiliser les fonctionnalités intégrées de Word, pas le formatage manuel
Chaque fonctionnalité de Word qui crée un lien cliquable lors de la conversion Word en PDF dépend du document utilisant les outils automatisés de Word plutôt que la saisie manuelle du texte. Une table des matières créée avec Insérer, Table des matières sera exportée sous forme d'entrées cliquables. Une table des matières saisie manuellement en texte brut sera exportée sous forme de texte mort. Les références croisées insérées via Insérer, les références croisées seront exportées sous forme de liens cliquables. Texte que vous avez saisi manuellement sous la forme « Voir page 14 » sera exporté sous forme de texte mort car Word n'a aucun moyen de savoir qu'il est censé être une référence.
Ce principe s'étend à chaque élément de navigation. Utilisez Insérer, Lien hypertexte pour les URL externes plutôt que de taper "www.example.com". sous forme de texte brut et en s'appuyant sur le formatage automatique de Word pour le faire ressembler à un lien. Utilisez Insérer, Signet pour créer des points d’ancrage pour la navigation interne. Utilisez les styles de titre intégrés de Word, Titre 1, Titre 2, Titre 3, plutôt que de formater manuellement le texte pour qu'il ressemble à des titres avec des modifications en gras et en taille de police. Chaque fonctionnalité intégrée génère des données structurées dans le document que le moteur d'exportation PDF peut convertir en liens PDF, signets et références croisées fonctionnels.
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Configuration des paramètres d'exportation PDF pour les liens de travail
Lorsque vous exportez de Word vers PDF à l’aide de Fichier, Enregistrer sous, PDF ou Fichier, Exporter, Créer PDF, les paramètres par défaut ne préservent pas toujours les éléments interactifs. Cliquez sur le bouton Options dans la boîte de dialogue Enregistrer au format PDF pour ouvrir les paramètres d'exportation. Sous Inclure les informations non imprimables, vérifiez que l'option "Créer des signets à l'aide de titres" est sélectionnée. est vérifié. Cela convertit vos styles de titre en signets PDF. Vérifiez que les « Propriétés du document » est cochée si vous souhaitez que les métadonnées PDF incluent le titre et l'auteur du document Word. Dans la section Options PDF, cochez « Conforme à la norme ISO 19005-1 (PDF/A) ». uniquement si vous avez besoin d'une conformité d'archivage PDF/A et comprenez que ce paramètre peut désactiver certaines fonctionnalités interactives.
Le paramètre le plus critique pour les références croisées ne se trouve pas du tout dans la boîte de dialogue Options. C'est dans les principales préférences de Word. Accédez à Fichier, Options, Avancé et faites défiler jusqu'à la section Afficher le contenu du document. Vérifiez que "Afficher les codes de champ au lieu de leurs valeurs" n'est pas coché. Si les codes de champ sont affichés, l'exportation PDF exportera le texte brut du code de champ, quelque chose comme "{ REF _Ref12345 \h }" au lieu du texte de référence résolu. Le PDF exporté affichera les codes de champ au lieu des numéros de page et des titres de section, ce qui est bien pire que des liens morts.
Comment vérifier que les références croisées ont survécu à la conversion
Après avoir exporté le PDF, ne présumez pas que tout a fonctionné. Ouvrez le PDF et testez méthodiquement quelques liens. Cliquez sur une entrée de la table des matières. Il devrait passer au titre correspondant. Cliquez sur une référence croisée telle que « Voir la figure 3 à la page 7 ». Il devrait passer à la figure 3. Cliquez sur un lien hypertexte externe. Il devrait ouvrir l'URL dans votre navigateur par défaut. Si l'un de ces éléments échoue, les paramètres d'exportation doivent être ajustés ou le document source utilise un formatage manuel au lieu de fonctionnalités intégrées.
Les notes de bas de page et de fin méritent une attention particulière car elles impliquent des liens bidirectionnels. Cliquez sur un numéro de référence de note de bas de page dans le corps du texte. Il faut passer à la note de bas de page en bas de la page. Recherchez ensuite un lien de retour dans la note de bas de page elle-même qui renvoie au point de référence dans le corps du texte. Word exporte à la fois les liens descendants et ascendants si le document utilise Insérer, Note de bas de page plutôt que des numéros en exposant saisis manuellement. Les numéros de notes de bas de page manuels sont morts aux deux extrémités.
Que faire en cas de rupture des références croisées lors de l'exportation
Si les références croisées sont rompues dans le PDF exporté, le correctif se trouve dans le document Word source et non dans le PDF. Revenez dans Word et vérifiez que chaque référence croisée a été créée avec Insertion, Référence croisée, et non saisie manuellement. Mettez à jour tous les champs en appuyant sur Ctrl+A pour tout sélectionner, puis sur F9 pour mettre à jour tous les champs. Cela oblige Word à recalculer chaque référence croisée, entrée de table des matières et code de champ. Les caches de champs obsolètes peuvent faire pointer les références vers des pages incorrectes ou afficher un texte d'erreur au lieu de la référence prévue. Après la mise à jour, réexportez au format PDF et vérifiez à nouveau les liens.
Si la mise à jour des champs ne résout pas le problème, le document peut contenir des codes de champ défectueux. Appuyez sur Alt+F9 pour basculer l’affichage du code de champ. Recherchez les champs de références croisées qui affichent des messages d'erreur tels que « Erreur ! Source de référence introuvable." Ces références brisées doivent être recréées dans Word avant que le document puisse produire un PDF Export propre. Supprimez la référence croisée rompue, accédez à l'emplacement cible, insérez un signet, revenez à l'emplacement de référence et insérez une nouvelle référence croisée pointant vers ce signet. Ce processus de réparation manuelle est fastidieux, mais c'est le seul moyen fiable de réparer une référence croisée cassée.
Conversion avec Google Docs et autres traitements de texte
Google Docs gère les Liens PDF et les références croisées différemment de Word. Lorsque vous téléchargez un document Google au format PDF, les hyperliens vers des URL externes sont conservés et restent cliquables. Les titres formatés avec les styles de titres intégrés de Google Docs deviennent automatiquement des signets PDF. Cependant, Google Docs ne prend pas en charge les références croisées à des sections ou à des numéros de page spécifiques comme le fait Word. Si votre document Google contient une navigation interne, utilisez Insérer, Signet pour créer des ancres et Insérer, Lien pour créer des liens vers ces signets. Ces liens de signets survivent à l'exportation PDF et produisent une navigation interne fonctionnelle dans le PDF résultant.
Apple Pages gère l'exportation PDF de la même manière. Les hyperliens externes sont conservés. Une table des matières générée par la fonctionnalité Insertion, Table des matières de Pages s'exporte sous forme d'entrées cliquables. Les références croisées entre les sections ne sont pas prises en charge de manière native dans Pages, de sorte que les documents qui nécessitent des références croisées internes sont mieux rédigés dans Word, qui possède le système de références croisées le plus abouti parmi les traitements de texte traditionnels. L'outil de conversion Word-to-PDF de WukongPDF traite les documents avec leur structure de références croisées intacte, et pour les documents pour lesquels les paramètres d'exportation ont été manqués au moment de la création, les outils d'édition PDF peuvent ajouter des hyperliens manuellement pour remplacer les références brisées, bien que l'ajout manuel de liens soit beaucoup plus lent que d'obtenir les bons paramètres d'exportation du premier coup.
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