L'enregistrement d'un e-mail au format PDF est utile pour la tenue de dossiers, le partage de fils de discussion avec des personnes qui ne figuraient pas sur le fil de discussion d'origine ou pour classer la correspondance avec des documents associés. Tous les principaux clients de messagerie le prennent en charge – les étapes varient légèrement entre eux.
Comment convertir un e-mail en PDF dans Gmail
Ouvrez l'e-mail dans Gmail. Cliquez sur le menu à trois points dans le coin supérieur droit de l'e-mail (pas sur le menu du navigateur – celui de l'e-mail lui-même) et sélectionnez Imprimer. Gmail ouvre un aperçu avant impression. Dans la boîte de dialogue d'impression, modifiez la destination en Enregistrer sous PDF et cliquez sur Enregistrer. L'e-mail est enregistré au format PDF comprenant l'expéditeur, le destinataire, la date, la ligne d'objet et le corps.
Pour les fils de discussion avec plusieurs réponses, la fonction d'impression de Gmail capture l'intégralité du fil de discussion dans l'ordre dans lequel il apparaît à l'écran. Si vous souhaitez uniquement des messages spécifiques du fil de discussion, développez ces messages et réduisez les autres avant de les imprimer.
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Comment convertir un e-mail en PDF dans Outlook
Dans Microsoft Outlook sous Windows, ouvrez l'e-mail et accédez à Fichier > Imprimer. Dans la boîte de dialogue d'impression, sélectionnez Microsoft Print to PDF comme imprimante et cliquez sur Imprimer. Choisissez un emplacement de sauvegarde lorsque vous y êtes invité. Dans Outlook sur Mac, accédez à Fichier > Imprimez et utilisez la liste déroulante PDF en bas à gauche de la boîte de dialogue d'impression pour sélectionner Enregistrer sous PDF.
La sortie PDF d'Outlook inclut l'en-tête complet de l'e-mail (De, À, CC, Date, Objet) suivi du corps du message. Les pièces jointes ne sont pas incluses dans le PDF ; ils restent dans des fichiers séparés.
Conversion d'e-mails en PDF sur iPhone et Android
Sur iPhone, ouvrez l'e-mail dans Mail, appuyez sur la flèche de réponse en bas de l'écran et faites défiler vers le bas pour trouver Imprimer. Dans l'aperçu avant impression, pincez la vignette vers l'extérieur pour la convertir en vue PDF, puis appuyez sur le bouton Partager et enregistrez-la dans Fichiers.
Sur Android, ouvrez l'e-mail dans Gmail ou votre application de messagerie, appuyez sur le menu à trois points, sélectionnez Imprimer, puis choisissez Enregistrer sous PDF dans la liste déroulante de l'imprimante. Le processus fonctionne de la même manière que l’enregistrement d’une page Web au format PDF sur Android.
Y compris les pièces jointes aux e-mails dans le PDF
La conversion standard d'e-mail en PDF capture uniquement le corps de l'e-mail, pas les pièces jointes. Si vous avez besoin de l'e-mail et de ses pièces jointes dans un seul fichier, téléchargez les pièces jointes séparément, convertissez-les en PDF si ce n'est pas déjà fait, puis utilisez l'outil Merge PDF de WukongPDF pour combiner l'e-mail PDF avec les pièces jointes PDF dans le bon ordre.
Cela crée un enregistrement autonome de la correspondance et de tous les documents associés, utile pour les questions juridiques, les dossiers de conformité ou les archives de projets clients où tout ce qui concerne une communication doit être stocké ensemble.
Organisation et dénomination des e-mails PDFs
Le nom de fichier par défaut pour une exportation par courrier électronique vers PDF est généralement la ligne d'objet, qui peut être longue ou contenir des caractères qui provoquent des problèmes dans certains systèmes de fichiers. Renommez le fichier immédiatement après l'avoir enregistré sous quelque chose de cohérent : un format basé sur la date comme 2025-06-15_ClientName_Topic fonctionne bien et trie par ordre chronologique dans n'importe quel gestionnaire de fichiers.
Si l'e-mail PDF est volumineux en raison d'images en ligne, son exécution via un outil PDF Compression réduit la taille du fichier sans affecter le contenu du texte. La plupart des PDF de courrier électronique se compressent bien car les images ne sont souvent pas optimisées pour le stockage de documents.
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