No todos los archivos PDF se crean de la misma manera porque no todos los programas crean archivos PDF de la misma manera. Un PDF exportado desde Microsoft Word almacena texto como contenido fluido con saltos de párrafo limpios y fuentes incrustadas. Un PDF exportado desde Adobe InDesign puede convertir texto en contornos vectoriales para un control visual preciso, sacrificando la capacidad de edición por la fidelidad del diseño. Un PDF generado por una herramienta de conversión basada en navegador estructura el archivo de manera diferente a uno producido por una aplicación de escritorio. Un PDF de un escáner no contiene ningún texto, solo imágenes de páginas. Cuando abre estos archivos en un editor de PDF, la experiencia de edición varía drásticamente según el software que creó originalmente el archivo.
Comprender cómo el origen de un PDF afecta su capacidad de edición establece expectativas realistas antes de comenzar a editar. Intentar realizar ediciones de texto precisas en un PDF de diseño donde el texto se ha convertido en contornos fallará independientemente de la herramienta de edición que utilice. Saber esto de antemano ahorra la frustración de descubrirlo después de diez minutos de intentarlo. La herramienta de edición que elijas importa. El software que creó el PDF es más importante.
La experiencia de PDF Editor varía más según la aplicación de creación que según la herramienta de edición. Un costoso editor de escritorio no puede editar texto convertido en esquemas por InDesign más de lo que puede hacerlo una herramienta gratuita basada en navegador. La estructura del archivo establece el límite de las posibilidades de edición.
Archivos PDF desde aplicaciones de Word y Office
Microsoft Word exporta archivos PDF con objetos de texto bien estructurados, fuentes incrustadas y un formato de párrafo limpio que refleja fielmente el documento original. Estos archivos PDF son el tipo más editable que encontrará. En cualquier editor competente basado en navegador, puede hacer clic en un bloque de texto, modificar las palabras, cambiar el tamaño de fuente y ajustar el estilo. Las imágenes se pueden seleccionar, mover y cambiar de tamaño. Las páginas se pueden reordenar arrastrando miniaturas. La estructura interna que crea Word durante la exportación de PDF es sencilla, cumple con los estándares y es fácil de editar.
Las exportaciones de Excel y PowerPoint son historias diferentes. Los archivos PDF de Excel pueden dividir tablas anchas en los límites de las páginas e incrustar gráficos como imágenes estáticas, lo que hace que los datos subyacentes sean inaccesibles para su edición. Los PDF de PowerPoint almacenan cada diapositiva como una imagen de página completa en muchas configuraciones de exportación, especialmente cuando la presentación utiliza fuentes personalizadas, animaciones complejas o tamaños de diapositiva no estándar. Editar texto en un PDF de PowerPoint a menudo significa editar el texto dentro de una imagen de diapositiva, lo que no es edición de texto en absoluto. Requiere OCR para extraer el texto primero, momento en el cual estás editando la salida de OCR, no el contenido de la diapositiva original.
Archivos PDF de software de diseño: belleza a costa de la editabilidad
Adobe InDesign, Illustrator y herramientas de diseño profesionales similares producen archivos PDF optimizados para lograr la perfección visual y la precisión de la producción de impresión. Estas aplicaciones pueden exportar texto como objetos de texto editables, pero también pueden convertir texto en contornos, que son formas vectoriales que se ven exactamente como los caracteres originales pero que no contienen información sobre cuáles son realmente esos caracteres. Para un editor de PDF, el texto delineado es sólo una colección de curvas. No hay letras que editar, ni palabras que seleccionar, ni fuentes que cambiar.
Si recibe un PDF de diseño y necesita editar el texto, el primer paso es determinar si el texto está vivo o delineado. Intente seleccionar una palabra con la herramienta de selección de texto. Si puede resaltar caracteres individuales, el texto estará vivo y será editable. Si al hacer clic en el texto se selecciona toda la página o no se hace nada, es probable que el texto esté delineado o que la página sea una imagen. La estructura PDF Format de los archivos PDF de diseño también puede incluir capas, perfiles de color, marcas de sangrado y otros elementos de producción de impresión que confunden a los editores básicos.
Archivos PDF desde escáneres y cámaras de teléfonos
Los archivos PDF de escáner y cámara son imágenes de páginas empaquetadas en un contenedor de PDF. No hay texto para editar. El documento parece texto para un lector humano pero es una fotografía para la computadora. Antes de que sea posible realizar cualquier edición, se debe ejecutar OCR para agregar una capa de texto a las imágenes de la página. Después del OCR, el texto se puede seleccionar, buscar y editar, pero la imagen de la página subyacente permanece sin cambios. Si elimina el texto OCR y escribe un reemplazo, el texto escaneado original aún será visible detrás de su edición porque la capa de imagen no se ha modificado.
Para realizar ediciones limpias en documentos escaneados, primero ejecute OCR para extraer el texto, convertir el PDF a formato Word, realizar las ediciones en Word y convertir el documento editado nuevamente a PDF. Este flujo de trabajo reemplaza la imagen escaneada con un documento digital limpio que incorpora sus cambios. Las PDF Tools de WukongPDF admiten esta canalización desde OCR hasta la conversión a la edición y la exportación final.
Hacer coincidir el enfoque de edición con el tipo de PDF
Los archivos PDF generados en Word se pueden editar directamente en un editor de navegador con buenos resultados. Los archivos PDF del software de diseño deben editarse en la aplicación fuente original siempre que sea posible, reservando la edición a nivel de PDF para las correcciones más pequeñas. Los archivos PDF escaneados requieren OCR y conversión de formato antes de que sea posible realizar una edición significativa. Aplicar el enfoque correcto a cada tipo de PDF evita la frustración de luchar contra el formato de archivo y produce mejores resultados que intentar forzar que cada PDF pase por el mismo flujo de trabajo de edición.
El archivo que se abre sin esfuerzo y se edita sin problemas probablemente se creó en Word. El archivo que se defiende probablemente fue creado en un software de diseño. El archivo que no se puede editar en absoluto probablemente sea un escaneo. Identificar el origen lleva unos segundos y le indica qué estrategia de edición utilizar antes de perder el tiempo en una que no puede funcionar.
Identificar el origen de un PDF cuando se desconoce el origen
Cuando reciba un PDF sin indicación de cómo se creó, abra las propiedades del documento. Los campos Aplicación y Productor identifican el software que creó el PDF. Microsoft Word aparece como el nombre de la aplicación para las exportaciones de Word. Adobe InDesign, Illustrator o Photoshop aparecen para las exportaciones de software de diseño. El nombre del fabricante del escáner o un valor genérico indican un documento escaneado. El método de creación se registra en el propio archivo.
Conocer el origen antes de comenzar a editar evita la frustración de edición más común: intentar editar texto en un PDF donde el texto se ha convertido en contornos. Intenta seleccionar una sola palabra. Si puede resaltar caracteres individuales, el texto es editable. Si al hacer clic en el texto aparente se selecciona la página completa o no se hace nada, el texto está delineado o la página es una imagen. Esta prueba dura dos segundos.
Preservar la editabilidad al crear archivos PDF para editarlos en el futuro
Si está creando un PDF que usted u otra persona probablemente necesitará editar más adelante, elija opciones durante la exportación que maximicen la capacidad de edición futura. Exporte desde Word con la incrustación de fuentes habilitada y sin convertir texto en contornos. Evite el flujo de trabajo de impresión a PDF, que rasteriza el contenido en imágenes de página. Utilice la función Guardar como PDF o Exportar a PDF, que conserva el texto como texto y mantiene la estructura del documento. Estas opciones no cuestan nada en el momento de la creación y ahorran un esfuerzo significativo cuando es necesario editar el documento más adelante. WukongPDF conserva las características de editabilidad de los archivos PDF que procesa.