Qué es un PDF rellenable y en qué se diferencia de un PDF normal
Un PDF rellenable es un documento PDF que contiene campos de formulario interactivos donde puede escribir texto, seleccionar opciones de listas desplegables, casillas de verificación y elegir botones de opción. A diferencia de un PDF estático normal que sólo puede leer e imprimir, un PDF rellenable le permite ingresar información directamente en el documento usando el teclado y el mouse o el dedo en una pantalla táctil.
La funcionalidad PDF Forms en archivos PDF rellenables transforma los formularios en papel en flujos de trabajo digitales. Un formulario de solicitud que antes requería impresión, escritura a mano y escaneo ahora se puede completar completamente en una computadora o teléfono. El formulario completo se puede guardar, enviar por correo electrónico o enviar electrónicamente sin siquiera tocar el papel.
Los formularios PDF interactivo también pueden incluir capacidades de cálculo. Un formulario de pedido que se puede completar puede multiplicar automáticamente la cantidad por el precio unitario y mostrar el total de la línea. Un informe de gastos que se puede completar puede resumir todas las entradas de gastos y mostrar el total general. Estos cálculos se realizan en tiempo real a medida que el usuario ingresa datos, lo que reduce los errores y ahorra el trabajo manual de sumar cifras.
Un PDF rellenable transforma un formulario estático en un documento interactivo que los destinatarios pueden completar por completo en sus dispositivos.
Los campos del formulario que agregue determinan cómo interactuarán los usuarios con el documento y qué tipo de datos pueden ingresar.
Un PDF rellenable parece un PDF normal cuando se imprime, pero en la pantalla, los campos del formulario son visibles como áreas resaltadas que responden a los clics del mouse y a la entrada del teclado. Los campos pueden tener etiquetas, instrucciones y texto de marcador de posición que guían al usuario a través del proceso de finalización del formulario. Cuando se completa y guarda el formulario, los datos ingresados pasan a formar parte del PDF y aparecen cuando se abre o imprime el documento.
Cómo crear un formulario PDF rellenable
Adobe Acrobat Pro incluye una herramienta de creación de formularios que puede convertir un PDF estático en un formulario que se puede completar. Abra el PDF y seleccione Preparar formulario en el menú Herramientas. Acrobat detecta automáticamente campos potenciales del formulario según el diseño del documento. Busca líneas que sugieran áreas de entrada de texto, cuadros que sugieran casillas de verificación y círculos que sugieran botones de opción.
Revise los campos detectados automáticamente y corrija los que se hayan identificado incorrectamente. Agregue campos que la detección automática omitió. Elimine campos que en realidad no sean campos de formulario. Establezca las propiedades del campo, incluido el nombre del campo, el tipo de campo, si el campo es obligatorio y cualquier regla de validación para los datos ingresados.
Guarde el formulario preparado como un PDF rellenable. Los campos del formulario ahora están activos. Cualquiera que abra el PDF en un visor compatible puede hacer clic en los campos e ingresar datos. El formulario puede distribuirse electrónicamente, ser completado por el destinatario y devuelto. Los datos introducidos en el formulario se pueden extraer y procesar automáticamente.
Para los usuarios que no tienen Acrobat Pro, las herramientas de creación de formularios de WukongPDF pueden agregar campos rellenables a archivos PDF a través de una interfaz basada en navegador. Cargue el PDF, agregue campos de texto, casillas de verificación y otros elementos del formulario, y descargue la versión para completar. El enfoque basado en navegador hace que la creación de formularios sea accesible sin necesidad de adquirir un software PDF profesional.
Microsoft Word también puede crear formularios que se pueden completar y exportarlos a PDF conservando los campos del formulario. Utilice la pestaña Desarrollador de Word para insertar controles de formulario, incluidos campos de texto, casillas de verificación y listas desplegables. Proteja el documento para restringir la edición solo a los campos del formulario. Exporte a PDF y los campos del formulario seguirán siendo interactivos.
Tipos de campos de formulario disponibles en archivos PDF rellenables
Los campos de texto son el elemento de formulario más común. Aceptan texto escrito por el usuario. Puede configurar campos de texto para aceptar formatos específicos, como fechas, números, direcciones de correo electrónico o números de teléfono. Puede establecer una longitud máxima de caracteres. Puede mostrar texto de marcador de posición que le muestra al usuario qué escribir.
Las casillas de verificación se utilizan para opciones binarias. Un acuerdo de términos y condiciones utiliza una única casilla de verificación. Una lista de opciones donde se permiten múltiples selecciones utiliza múltiples casillas de verificación. Cada casilla de verificación es independiente. Marcar uno no afecta a los demás.
Los botones de opción se utilizan para opciones mutuamente excluyentes. Un grupo de botones de opción comparte un nombre común. Al seleccionar un botón de opción en el grupo, se anula automáticamente la selección de todos los demás en el mismo grupo. Los botones de opción son apropiados cuando solo se puede seleccionar una opción.
Las listas desplegables presentan un menú de opciones entre las que el usuario puede seleccionar una. Los menús desplegables son apropiados cuando la lista de opciones es lo suficientemente larga como para mostrarlas todas como botones de opción ocuparía demasiado espacio en el formulario.
Los campos de firma digital permiten al usuario aplicar su firma digital al formulario en una ubicación designada. El campo de firma se puede configurar para bloquear el formulario después de firmarlo, evitando cambios adicionales en los datos completados. Los campos de firma se utilizan para formularios que requieren la certificación o autorización del usuario.
Los campos de cálculo realizan aritmética sobre los valores ingresados en otros campos. Un formulario de pedido con campos de cantidad y precio unitario puede incluir un campo de cálculo que muestra el total de la línea. El cálculo se actualiza automáticamente cuando cambian los valores de entrada.
Distribuir y recopilar datos de archivos PDF rellenables
Distribuya el PDF rellenable por correo electrónico, compartiendo archivos o mediante un enlace de descarga web. El destinatario abre el PDF en cualquier visor compatible, completa los campos del formulario, guarda el formulario completo y lo devuelve. La mayoría de los visores de PDF, incluidos lectores gratuitos como Adobe Acrobat Reader, admiten el llenado de formularios.
Recoger los formularios cumplimentados y extraer los datos. Adobe Acrobat Pro puede exportar datos de formularios de varios archivos PDF completos a una hoja de cálculo. Cada formulario completado se convierte en una fila en la hoja de cálculo. Cada campo del formulario se convierte en una columna. Esta extracción de datos automatiza lo que de otro modo sería la entrada manual de datos desde formularios en papel.
Para formularios distribuidos a una gran cantidad de destinatarios, considere utilizar un servicio de formularios en línea que proporcione una interfaz basada en web en lugar de distribuir archivos PDF. Servicios como Google Forms, Microsoft Forms y plataformas de encuestas dedicadas recopilan datos a través de formularios web y proporcionan una compilación automática de datos. El enfoque de formulario web elimina la necesidad de que los destinatarios tengan un software PDF.
Después de recopilar los datos del formulario, verifique que los datos estén completos y sean precisos. Verifique que los campos obligatorios hayan sido completados.
Verifique que los datos de los campos formateados, como fechas y números de teléfono, sigan el formato esperado. Comuníquese con el encuestado para corregir cualquier problema antes de que los datos ingresen a su sistema de procesamiento.
La transición de formularios en papel a archivos PDF rellenables representa una de las mejoras de productividad más importantes en el procesamiento de documentos. Lo que antes requería imprimir, escribir a mano, enviar por correo e ingresar datos manualmente ahora sucede completamente en el ámbito digital. El formulario se distribuye por correo electrónico, se completa en una computadora o teléfono y se devuelve electrónicamente. Los datos se extraen automáticamente a una base de datos.
Al diseñar un formulario PDF que se pueda completar, considere la experiencia del usuario al completarlo. Coloque los campos en orden lógico para que el usuario pueda pasar de un campo al siguiente en la secuencia de lectura natural. Etiquete los campos claramente. Utilice tipos de campo apropiados para los datos esperados. Un campo de fecha debe aceptar fechas. Un campo de número de teléfono no debe aceptar letras. Un buen diseño de formulario reduce los errores y acelera la finalización.
Pruebe minuciosamente el formulario rellenable antes de distribuirlo. Complete el formulario usted mismo utilizando diferentes visores de PDF.
Intente ingresar datos inesperados para ver si la validación funciona correctamente. Pruebe el formulario tanto en un teléfono como en una computadora. Muchos destinatarios completarán el formulario en un dispositivo móvil y el formulario debe funcionar correctamente en ambas plataformas.
La accesibilidad de los archivos PDF rellenables es una consideración de diseño importante. Los campos del formulario deben incluir etiquetas descriptivas que los lectores de pantalla puedan anunciar. El orden de tabulación debe seguir la secuencia lógica del formulario. Los campos obligatorios deben marcarse como obligatorios tanto visual como programáticamente. Un formulario accesible garantiza que todos los usuarios puedan completarlo independientemente de cómo interactúen con el documento.
Los archivos PDF rellenables se pueden guardar con los datos completados incrustados, lo que permite al destinatario guardar una copia completa del formulario. Esto resulta útil cuando el formulario sirve como registro, como una solicitud o un acuerdo. La copia guardada muestra exactamente lo que se envió, incluidos todos los datos ingresados y la fecha de finalización.
Para formularios que serán completados por muchas personas diferentes, distribuya el formulario en blanco como una plantilla en lugar de un PDF rellenable que ya contiene datos. Una plantilla es un PDF que se puede completar con todos los campos vacíos, listo para que cada destinatario complete su propia información. La distribución de un formulario precargado crea confusión y puede dar lugar a que los destinatarios envíen formularios con datos de otra persona.
Los archivos PDF rellenables admiten varios idiomas en las etiquetas e instrucciones de los campos del formulario. Un formulario diseñado para una audiencia internacional puede incluir etiquetas de campo en varios idiomas, y se muestra la etiqueta adecuada según la configuración de idioma del usuario.
Para formularios que requieren firmas, combine campos rellenables para información escrita con campos de firma para firmas digitales. El formulario cumplimentado contiene tanto los datos mecanografiados como las firmas aplicadas en un único documento.
Los datos recopilados de archivos PDF rellenables pueden ingresar directamente a bases de datos, hojas de cálculo y otros sistemas de procesamiento. Este flujo de datos directo elimina la entrada manual de datos y los errores asociados. Los datos extraídos de un formulario completado son exactamente los que ingresó el encuestado.
El cambio de formularios en papel a archivos PDF rellenables es una de las mejoras más importantes en el flujo de trabajo de documentos disponibles para cualquier organización. El tiempo ahorrado al eliminar la impresión, la escritura manual, el escaneo y la entrada de datos en cada formulario procesado.