PDF/A es una versión del formato PDF diseñada específicamente para el archivado a largo plazo. Si trabaja en derecho, gobierno, atención médica, finanzas o cualquier campo donde los documentos deban seguir siendo legibles y reproducibles dentro de décadas, vale la pena conocer PDF/A.
Qué hace que PDF/A sea diferente del PDF normal
PDF/A (la A significa Archivo) es un estándar ISO que restringe ciertas funciones de PDF para garantizar que el archivo permanezca autónomo y legible sin dependencias externas. Un archivo PDF/A incorpora todas las fuentes, perfiles de color y metadatos necesarios para representarlo correctamente, por lo que no depende de fuentes instaladas en el sistema del visor ni de recursos externos que podrían no existir en el futuro.
PDF/A también prohíbe funciones que reducen la confiabilidad a largo plazo: cifrado (protección con contraseña), JavaScript, incrustación de audio y video y referencias a contenido externo como URL que podrían volverse inaccesibles. Lo que ve en el documento está completamente contenido dentro del propio archivo.
PDF/A Versiones: PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3
Hay tres versiones principales de PDF/A, cada una basada en una versión diferente del estándar PDF básico. PDF/A-1 (basado en PDF 1.4) es el más conservador y ampliamente aceptado; es la opción más segura cuando no se sabe qué versión admite un sistema receptor. PDF/A-2 (basado en PDF 1.7) agrega soporte para compresión JPEG 2000, capas de transparencia y archivos adjuntos en formato PDF/A. PDF/A-3 amplía PDF/A-2 al permitir cualquier tipo de archivo como archivo adjunto, lo que resulta útil para incrustar archivos de origen, como hojas de cálculo, junto con el PDF de archivo.
Cada versión también tiene niveles de conformidad: el nivel A incluye requisitos de accesibilidad como estructura etiquetada y mapeo de texto Unicode; El nivel B (básico) requiere los requisitos de reproducción visual sin la capa de accesibilidad. PDF/A-1b y PDF/A-2b son las especificaciones requeridas con mayor frecuencia.
Quién usa PDF/A y por qué
PDF/A es obligatorio para muchas agencias gubernamentales, tribunales e industrias reguladas precisamente porque resuelve el problema de legibilidad a largo plazo. El sistema judicial federal de EE. UU. (PACER) exige PDF/A para las presentaciones electrónicas. El estándar de facturación electrónica de la Unión Europea utiliza PDF/A-3. Muchos archivos y bibliotecas nacionales han estandarizado el PDF/A para colecciones digitalizadas. En el sector privado, las compañías de seguros, los bancos y los sistemas de salud lo utilizan para registros que deben ser recuperables y auténticos décadas después.
Cómo saber si un PDF es compatible con PDF/A
Adobe Acrobat Reader muestra una barra de información azul en la parte superior de un archivo PDF/A cuando lo abre, indicando que el archivo se está viendo en modo PDF/A y que la edición está restringida. En Acrobat Pro, el cuadro de diálogo Propiedades del documento (Archivo > Propiedades > Descripción) muestra el nivel de conformidad de PDF/A en la sección Información de PDF.
También puede validar un archivo con herramientas como VeraPDF (gratuita, de código abierto) o la función de validación PDF/A en Acrobat Pro, que compara el archivo con el estándar ISO correspondiente e informa cualquier problema de no conformidad que deba resolverse antes de que el archivo pueda considerarse un archivo PDF/A válido.