Un libro de Excel de varias hojas se imprime en PDF y cada hoja de trabajo produce páginas de dimensiones ligeramente diferentes. La página tres es una fracción de pulgada más ancha que la página dos. La página siete tiene márgenes que no coinciden con la página cinco. Al desplazarse por el PDF, los límites de la página saltan visiblemente de una hoja a la siguiente. Esto sucede porque Excel asigna configuraciones de tamaño de página y márgenes de forma independiente a cada hoja de trabajo, y esas configuraciones a menudo se separan durante la vida del libro a medida que diferentes personas editan diferentes hojas. Comprender por qué se producen tamaños de página que no coinciden es el primer paso para corregir la salida de Excel a PDF.
Cómo determina Excel el tamaño de página de cada hoja de trabajo
Cada hoja de cálculo de Excel mantiene su propia configuración de configuración de página, almacenada por separado de los datos de la celda. Esta configuración incluye el tamaño del papel, la orientación, el ancho de los márgenes, el contenido del encabezado y pie de página y la definición del área de impresión. Cuando imprime o exporta a PDF, Excel procesa cada hoja de trabajo de forma independiente y aplica su propia configuración de página. Si la Hoja1 está configurada para tamaño Carta con márgenes estrechos y la Hoja2 está configurada para A4 con márgenes amplios, el PDF resultante contendrá una combinación de dimensiones de página.
La configuración de página para cada hoja no es visible en la vista de cuadrícula de celdas normal. Debe cambiar a la vista Diseño de página o abrir el cuadro de diálogo Configurar página para ver la configuración actual. Esta invisibilidad es la razón por la que las configuraciones de PDF Page Size que no coinciden a menudo pasan desapercibidas hasta que se genera el PDF y alguien nota los límites de la página que saltan. Un libro de trabajo que se ha pasado entre colegas de diferentes países es particularmente vulnerable porque una persona puede haber configurado sus hojas en A4 mientras que otra usó Carta.
Comprobación y estandarización de la configuración de página en todas las hojas
La forma más confiable de identificar configuraciones de página que no coinciden es verificar cada hoja individualmente antes de exportar. Haga clic derecho en cualquier pestaña de la hoja y elija Seleccionar todas las hojas. Esto agrupa todas las hojas para que cualquier cambio en la configuración de la página que realice se aplique a todas las hojas simultáneamente. Con todas las hojas seleccionadas, abra la pestaña Diseño de página en la cinta. Haga clic en el menú desplegable Tamaño y confirme que todas las hojas utilicen el mismo tamaño de papel. Haga clic en el menú desplegable Orientación y configure todas las hojas en Vertical u Horizontal de manera consistente. Haga clic en Márgenes y seleccione el mismo margen preestablecido para cada hoja.
Después de estandarizar la configuración de la página con todas las hojas agrupadas, desagrúpelas haciendo clic derecho en la pestaña de una hoja y eligiendo Desagrupar hojas. Luego, desplácese por cada hoja en la vista Diseño de página para confirmar visualmente que los saltos de página y los márgenes se ven consistentes. Preste especial atención a las hojas con tablas anchas que pueden haberse configurado en Horizontal mientras que el resto del libro usa Vertical. Estas diferencias de orientación intencionales son válidas, pero producirán diferentes dimensiones de página en la salida PDF. Si un tamaño de página consistente es más importante que la orientación óptima para cada hoja, estandarice también la orientación.
Uso de las opciones de escala para ajustar el contenido a una página uniforme
Estandarizar el tamaño del papel y los márgenes no garantiza que el contenido encaje perfectamente en cada página. Una tabla ancha que antes se imprimía en dos hojas en orientación horizontal ahora puede sobrepasar los límites de la página en modo vertical. Utilice las opciones de escala en el cuadro de diálogo Configurar página para ajustar cómo el contenido de cada hoja se asigna a la página estandarizada. La opción Ajustar a escala la hoja completa para que quepa dentro de un número específico de páginas de ancho por un número específico de páginas de alto.
Configurar Ajustar a 1 página de ancho dejando el campo alto en blanco le indica a Excel que escale el ancho para ajustarlo a una sola página y al mismo tiempo permite que la altura se expanda a través de tantas páginas como sea necesario. Esto evita el problema común de PDF Printing donde una tabla con una columna adicional produce una segunda página mayoritariamente en blanco con una única columna estrecha de datos. Si el texto escalado se vuelve demasiado pequeño para leerlo, ajuste el área de impresión para excluir columnas no esenciales o establezca la escala en un porcentaje mínimo legible en lugar de forzar toda la hoja en una sola página.
Configuración del área de impresión para cada hoja
Un área de impresión indefinida o inconsistente es otra fuente común de variación inesperada del tamaño de página. Si una hoja tiene un área de impresión definida de A1 a K45 y otra hoja no tiene un área de impresión definida, Excel imprime todo el rango utilizado de la segunda hoja, que puede extenderse mucho más allá de lo que pretendía incluir. Antes de exportar a PDF, configure el área de impresión para cada hoja. Seleccione las celdas que deberían aparecer en el resultado, haga clic en la pestaña Diseño de página y elija Área de impresión, luego Establecer área de impresión.
Después de configurar las áreas de impresión en todas las hojas, use la pantalla Vista previa de impresión para verificar la salida de cada hoja antes de enviarla al PDF. La vista previa muestra exactamente lo que aparecerá en el PDF, incluidos los saltos de página que dividen las tablas en hojas. Resuelva cualquier salto de página incómodo ajustando la altura de las filas, el ancho de las columnas o los límites del área de impresión. Los minutos adicionales dedicados a la Vista previa de impresión evitan la frustración de generar un PDF, descubrir los problemas de diseño, solucionarlos y regenerar el archivo.
Exportar a PDF con configuraciones consistentes
Con todas las hojas configuradas con el mismo tamaño de página, orientación, márgenes y área de impresión, exporte el libro a PDF. En Excel, vaya a Archivo, luego Exportar y elija Crear PDF. En el cuadro de diálogo de opciones de exportación, en Publicar qué, seleccione Todo el libro de trabajo en lugar de Hojas activas. Esto garantiza que todas las hojas estén incluidas. Haga clic en el botón Opciones y verifique que la configuración de publicación coincida con sus opciones de estandarización. Verifique que las propiedades del documento y las etiquetas de estructura del documento para accesibilidad estén habilitadas si el PDF se distribuirá ampliamente.
Una vez generado el PDF, ábrelo y desplázate por cada página. Las dimensiones de la página ahora deberían ser consistentes de una hoja a otra. Si alguna hoja aún produce dimensiones de página diferentes, regrese a esa hoja en Excel y verifique la configuración de su página individual, que puede haber sido excluida de la selección de grupo si estaba oculta o protegida. WukongPDF puede comprimir o fusionar el PDF final si el tamaño del archivo de un libro de varias hojas excede los límites de archivos adjuntos de correo electrónico, pero estandarizar la configuración de la página de Excel antes de la exportación sigue siendo la forma más efectiva de evitar tamaños de página que no coincidan.
Manejo de libros de Excel creados en diferentes sistemas operativos
Los libros de Excel editados en computadoras Windows y Mac son especialmente propensos a tener inconsistencias en el tamaño de página porque los dos sistemas operativos usan diferentes tamaños de papel predeterminados y controladores de impresora. Windows utiliza de forma predeterminada el tamaño de papel Carta de 8,5 por 11 pulgadas. macOS también usa por defecto US Letter, pero el subsistema de impresora en Mac asigna las dimensiones de la página a través del sistema de impresión CUPS, que puede interpretar los márgenes y la escala de manera ligeramente diferente que el subsistema de impresión GDI de Windows.
Estas diferencias entre sistemas operativos pueden producir variaciones en el tamaño de página de unas pocas décimas de pulgada, que son lo suficientemente sutiles como para pasar desapercibidas en la pantalla, pero obvias cuando las páginas impresas se apilan juntas o cuando el PDF se ve en una extensión de dos páginas donde las páginas opuestas deben alinearse perfectamente. Cuando un libro de trabajo se editará en varios sistemas operativos antes de exportar el PDF, designe un sistema como la máquina de exportación final y realice toda la estandarización de la configuración de página en esa máquina antes de crear el PDF.
Antes de la exportación final, utilice WukongPDF para fusionar páginas suplementarias o para comprimir la salida si el PDF de varias hojas excede los límites de archivos adjuntos de correo electrónico. La estandarización de la configuración de la página de Excel evita tamaños no coincidentes y una herramienta PDF dedicada se encarga de la gestión de archivos posterior a la exportación.
Las filas y columnas ocultas en Excel pueden provocar un comportamiento inesperado en el tamaño de página en la salida PDF. Si una hoja de cálculo contiene columnas ocultas que se extienden más allá del área de impresión visible, Excel puede incluir el contenido oculto en el cálculo del ancho de página. Antes de exportar, muestre todas las filas y columnas temporalmente para ver la extensión completa de los datos, luego elimine el contenido oculto o ajuste el área de impresión para excluirlo explícitamente.
El controlador de impresora seleccionado en Excel puede afectar las dimensiones de la página PDF porque Excel consulta a la impresora los tamaños de papel admitidos y los márgenes predeterminados. Si la impresora seleccionada es un dispositivo físico con manejo de papel no estándar, la salida PDF puede heredar configuraciones de tamaño de página inesperadas. Para obtener una salida PDF consistente, configure la impresora predeterminada en Microsoft Print a PDF antes de abrir el archivo de Excel.
Excel para Mac y Excel para Windows manejan ciertas funciones de configuración de página de manera diferente, en particular encabezados y pies de página que incluyen gráficos. Una hoja de trabajo con el logotipo de una empresa en el encabezado puede mostrarse en dimensiones ligeramente diferentes en cada sistema operativo porque los algoritmos de escala de imagen difieren. Si el libro de trabajo se exportará a PDF en ambas plataformas, pruebe el resultado en cada una e identifique qué plataforma produce el resultado preferido para la copia de distribución final.
Al distribuir el PDF a destinatarios que puedan imprimirlo en tamaños de papel diferentes a los que utilizó para exportar, incluya una nota en el encabezado del correo electrónico o documento indicando el tamaño de papel deseado. Un PDF con formato para papel A4 impreso en formato Carta por un destinatario en Norteamérica puede tener márgenes ligeramente recortados. Configurar el tamaño de la página PDF para que coincida con el tamaño de papel más común entre sus destinatarios minimiza este problema.