Los clientes de correo electrónico no bloquean los PDFs con tanta frecuencia como los archivos ejecutables, pero sucede y, cuando sucede, el mensaje de error generalmente no es muy claro sobre el motivo. Las causas se dividen en dos categorías: el archivo es realmente sospechoso o el servidor o cliente tiene una política de seguridad inusual que detectó un archivo normal. Cada uno tiene una solución diferente.
Límites de tamaño del archivo adjunto
La razón más común por la que un correo electrónico no se entrega con un archivo adjunto PDF no es la seguridad, sino el tamaño. Gmail limita los archivos adjuntos a 25 MB. Muchos servidores de correo electrónico corporativo establecen límites de 10 MB o incluso menos. Cuando el correo electrónico rebota o el archivo adjunto se elimina, el mensaje de error a veces dice "archivo adjunto bloqueado". incluso cuando el verdadero problema es el tamaño del archivo.
Verifique el tamaño del archivo antes de asumir un problema de seguridad. Si tiene más de 10 MB, la compresión es el primer paso. La herramienta de compresión PDF de WukongPDF normalmente reduce el tamaño de los archivos entre un 50 y un 80 % sin pérdida visible de calidad. Un PDF de 25 MB que se comprime a 4 MB eliminará el límite de tamaño de casi cualquier servidor de correo electrónico.
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El PDF contiene ejecutables integrados o JavaScript
Los PDFs técnicamente pueden contener JavaScript incrustado, archivos adjuntos ejecutables y otro contenido activo. Estas funciones son legítimas en algunos contextos (formularios interactivos, entrega de contenido integrado), pero también se utilizan en ataques de phishing y distribución de malware. Los sistemas de seguridad del correo electrónico corporativo y los filtros de spam escanean los archivos adjuntos PDF en busca de estos elementos y bloquean los archivos que los contienen.
Si su PDF se creó a partir de una herramienta de diseño compleja, se exportó desde una aplicación web o contiene funciones interactivas, es posible que incluya JavaScript que active filtros de seguridad aunque el archivo sea legítimo. Al ejecutar el PDF a través de una herramienta de compresión u optimización se eliminan muchos de estos elementos de contenido activo, lo que a menudo produce un archivo más limpio que pasa el análisis de seguridad.
Políticas corporativas de seguridad del correo electrónico
Algunos entornos de correo corporativo utilizan plataformas de seguridad de correo electrónico que escanean cada archivo adjunto y ponen en cuarentena todo lo que coincida con ciertos patrones: no solo malware, sino archivos de fuentes específicas, archivos de cierto tamaño, archivos con metadatos particulares o archivos enviados desde dominios que no están en una lista aprobada. Estas políticas varían ampliamente entre organizaciones.
Si un destinatario le dice que su PDF fue bloqueado pero otros archivos adjuntos llegan, pregúntele a su departamento de TI cuál es la política. A veces, la solución es tan simple como incluir su dominio de correo electrónico en la lista blanca. Otras veces, el destinatario puede acceder al archivo a través de la interfaz de revisión de cuarentena de su plataforma de seguridad.
PDFs y escáneres de seguridad protegidos con contraseña
Irónicamente, proteger un PDF con contraseña puede hacer que algunos sistemas de seguridad de correo electrónico lo bloqueen. El escáner no puede abrir ni inspeccionar el contenido cifrado, por lo que trata el archivo como potencialmente sospechoso y lo pone en cuarentena. Algunas políticas de seguridad corporativas bloquean explícitamente los archivos adjuntos cifrados por este motivo.
Si su PDF protegido con contraseña está siendo bloqueado, compártalo a través de un enlace de almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox o OneDrive) y envíe el enlace por correo electrónico. El enlace en sí no es un archivo adjunto y pasa por alto el análisis de archivos adjuntos. Comparte la contraseña a través de un canal separado.
Soluciones alternativas cuando el correo electrónico sigue bloqueando el archivo
Cuando la entrega de archivos adjuntos de correo electrónico falla constantemente para un destinatario u organización específica, un enlace para compartir archivos es la alternativa más confiable. Sube a Google Drive o Dropbox y comparte un enlace. El destinatario descarga directamente desde el servicio en la nube; El correo electrónico es sólo el vehículo para el enlace, no el archivo en sí.
Para grandes volúmenes de PDF bloqueados que van a la misma organización, vale la pena mantener una conversación directa con su equipo de TI para comprender su política específica. Una entrada en la lista blanca para su dominio, o una excepción para patrones de archivos específicos, resuelve el problema de forma permanente en lugar de requerir una solución alternativa cada vez.
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