Los límites de archivos adjuntos de correo electrónico (normalmente entre 10 y 25 MB, según el proveedor) toman a las personas con la guardia baja con más frecuencia de lo que deberían. La buena noticia es que existen varias formas confiables de enviar PDF de gran tamaño y la mayoría de ellas son gratuitas.
Comprime primero, luego decide
Antes de buscar métodos de entrega alternativos, verifique si el archivo realmente necesita ser tan grande. Una herramienta de compresión PDF puede reducir la mayoría de los PDF entre un 50 % y un 80 % sin pérdida visible de calidad: un archivo de 30 MB a menudo se comprime a 5-6 MB, que se envía por correo electrónico sin ninguna solución alternativa. Tarda aproximadamente un minuto y vale la pena intentarlo primero.
Los casos en los que la compresión no ayuda mucho: PDFs que ya están bien optimizados o archivos cuyo contenido es principalmente fotografías de alta resolución que no se pueden reducir más sin una degradación visible. Para ellos, un método de entrega diferente es la respuesta correcta.
Intente comprimir PDF
No se necesita instalación. Funciona directamente en su navegador.
Enlace de almacenamiento en la nube: la opción más práctica
Sube el PDF a Google Drive, Dropbox o OneDrive y comparte un enlace. El destinatario hace clic en el enlace y lo descarga directamente: sin límites de tamaño de correo electrónico, sin esperar a que se transfiera un archivo adjunto de gran tamaño, ni mensajes devueltos. Google Drive permite hasta 5 TB por archivo, por lo que el tamaño no es una limitación.
Cuando comparta documentos confidenciales de esta manera, configure los permisos de enlace de manera adecuada. "Cualquiera que tenga el enlace" es conveniente, pero significa que cualquiera a quien se le reenvíe ese enlace también puede acceder al archivo. Para documentos confidenciales, limítelos a direcciones de correo electrónico específicas o establezca una fecha de vencimiento del enlace si la plataforma lo admite.
WeTransfer para transferencias únicas
El nivel gratuito de WeTransfer permite archivos de hasta 2 GB sin necesidad de cuenta. Cargue el archivo, ingrese la dirección de correo electrónico del destinatario y WeTransfer le enviará un enlace de descarga. El archivo está disponible durante 7 días antes de ser eliminado. Es una buena opción cuando necesitas enviar un archivo grande a alguien que no tiene Google Drive o Dropbox y no quieres lidiar con la configuración del almacenamiento en la nube.
Cuando el destinatario tiene un límite de tamaño por su parte
Algunos sistemas de correo electrónico corporativo rechazan archivos adjuntos entrantes de gran tamaño independientemente de lo que permita el proveedor del remitente. Si la organización de un destinatario tiene un límite de archivos adjuntos de 10 MB y usted envía 8 MB, es posible que aún rebote dependiendo de la sobrecarga del servidor de correo electrónico. Un enlace en la nube evita esto por completo: el correo electrónico en sí es pequeño (solo una URL) y la transferencia de archivos real ocurre fuera del sistema de correo electrónico.
Si envías regularmente archivos grandes a las mismas personas, establecer una carpeta compartida en Google Drive o Dropbox es más limpio que enviar enlaces individuales cada vez. Coloque los archivos en la carpeta y estarán disponibles de inmediato, sin necesidad de enviarlos.
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