PDF y XPS son formatos de documentos de diseño fijo diseñados para preservar la apariencia de un documento independientemente del software o dispositivo que lo abra. A pesar de ese propósito compartido, provienen de ecosistemas diferentes y no son intercambiables en la mayoría de los flujos de trabajo del mundo real.
¿Qué es XPS?
XPS (Especificación de papel XML) es el formato de documento de Microsoft, introducido con Windows Vista como alternativa a PDF. Utiliza XML para describir el diseño y el contenido de la página y se basa en la Convención de empaquetado abierto, la misma base que utilizan los archivos .docx y .xlsx. Windows incluye un visor XPS integrado en el sistema operativo y el controlador Microsoft Print to XPS permite que cualquier aplicación guarde documentos como archivos XPS.
Diferencias clave entre PDF y XPS
El apoyo al ecosistema es la mayor diferencia. PDF es compatible con todas las plataformas principales (Windows, Mac, Linux, iOS, Android) y prácticamente todos los navegadores, clientes de correo electrónico y aplicaciones de productividad pueden abrirlo. XPS es principalmente un formato de Windows; No existe un visor XPS nativo en Mac o iOS, y la mayoría de las aplicaciones que no son de Windows no lo admiten. Si necesita compartir un documento con alguien fuera del entorno Windows, PDF es la única opción práctica.
Las características también difieren. PDF admite elementos interactivos: formularios que se pueden completar, multimedia integrado, JavaScript, firmas digitales con verificación basada en certificados y opciones de seguridad sofisticadas. XPS admite firmas digitales pero carece de la mayoría de las capacidades interactivas de PDF. PDF tiene un ecosistema de herramientas más rico: existen miles de herramientas para editar, convertir, comprimir y manipular PDFs, mientras que las herramientas XPS son escasas.
Cuándo se puede utilizar XPS
XPS se utiliza principalmente en procesos de impresión de Windows y flujos de trabajo de archivo de documentos dentro de organizaciones que se ejecutan completamente en la infraestructura de Windows. La cola de impresión de Windows utiliza XPS internamente. Algunos sistemas de gestión de documentos empresariales creados con tecnología Windows aceptan XPS como formato de archivo.
Fuera de esos contextos específicos, la adopción de XPS ha sido limitada. La propia Microsoft desvió el foco de XPS con Windows 10, y el formato ve poco desarrollo hoy en día.
Conversión de XPS a PDF
Si tiene un archivo XPS que necesita compartirse o procesarse, convertirlo a PDF suele ser la decisión correcta. En Windows, abra el archivo XPS en el Visor XPS integrado y luego use Archivo > Imprima y seleccione Microsoft Print en PDF como destino. Esto lo convierte en un PDF estándar que cualquier herramienta puede abrir.
Una vez que el archivo esté en formato PDF, tendrá acceso a la gama completa de herramientas PDF: puede comprimirlo con una herramienta de compresión PDF para reducir el tamaño del archivo, editarlo con un editor PDF, fusionarlo con otros documentos o agregar seguridad. XPS no ofrece ninguna de esas opciones posteriores.
¿Cuál debería utilizar?
Para cualquier documento destinado a ser compartido, distribuido o archivado para acceso a largo plazo: PDF. Tiene un soporte más amplio, funciones más completas y un ecosistema mucho más grande de herramientas compatibles. Solo vale la pena considerar XPS si está trabajando dentro de un sistema empresarial específico solo de Windows que lo requiere explícitamente, e incluso entonces, convertir a PDF para su distribución fuera de ese sistema es el enfoque práctico.