Una hoja de cálculo de Excel que abarca veinte columnas y quinientas filas no se imprime limpiamente en formato Excel a PDF con la configuración predeterminada. El resultado se distribuye en varias páginas, las columnas se cortan en límites de página arbitrarios y el diseño impreso se parece poco a los datos cuidadosamente organizados visibles en la pantalla. Exportar rangos de filas y columnas específicos a PDF requiere configurar el área de impresión, las opciones de escala y los ajustes de diseño de página antes de ejecutar la operación de exportación.
Controlar qué filas y columnas aparecen en la salida PDF consiste en presentar el subconjunto de datos correcto a cada audiencia. Un analista financiero que necesita rastrear cada transacción necesita las quinientas filas de un PDF con capacidad de búsqueda. Un miembro de la junta que revisa el desempeño trimestral solo necesita las filas de resumen y los totales en una sola página limpia. La misma hoja de cálculo sirve a ambas audiencias de manera eficaz cuando el rango de salida se configura adecuadamente para cada distribución.
Las herramientas PDF Export de WukongPDF aceptan archivos Excel y producen resultados con rangos de impresión configurables y configuraciones de diseño que brindan un control preciso sobre qué datos aparecen en el documento final.
Configurar el área de impresión para definir el rango de salida
La configuración del Área de impresión en Excel define exactamente qué celdas se incluyen cuando la hoja se imprime o exporta a PDF. Seleccione el rango de celdas que desea incluir, como A1 a G45, haciendo clic y arrastrando por el área deseada. Vaya a la pestaña Diseño de página en la cinta, haga clic en Área de impresión y elija Establecer área de impresión. Excel dibuja un borde discontinuo alrededor de las celdas seleccionadas. Cuando la hoja se exporta a PDF, solo las celdas dentro de ese borde aparecen en el resultado, independientemente de cuántos otros datos existan en la misma hoja de trabajo.
En la práctica, el área de impresión persiste en el libro. Después de guardar y volver a abrir el archivo, el área de impresión permanece definida y activa. Esta persistencia significa que puede configurar áreas de impresión para varias hojas, guardar el libro y semanas o meses después exportar los mismos rangos sin redefinirlos. Para informes recurrentes donde se exporta el mismo rango de datos cada período, el área de impresión es una configuración única que sirve indefinidamente.
Para hojas de cálculo donde el rango de datos cambia de manera predecible con cada nuevo período, como un registro de transacciones que agrega nuevas filas diariamente, use un área de impresión dinámica. Excel puede definir un área de impresión basada en un rango con nombre que se expande automáticamente a medida que se agregan datos. Defina el rango con nombre usando la función DESPLAZAMIENTO combinada con CONTARA para contar filas no vacías, luego configure el área de impresión para que haga referencia a ese rango con nombre en lugar de a una dirección de celda fija.
Ajustar la salida para ajustarse a un número objetivo de páginas
Las opciones de escala de Excel en Diseño de página controlan cómo se dimensiona el contenido para que se ajuste a la página de salida PDF. El grupo Escalar para ajustar incluye configuraciones de Ancho y Alto que determinan cuántas páginas abarca la salida. Establezca Ancho en 1 página para forzar que todas las columnas tengan un solo ancho de página, independientemente de cuántas columnas existan en el área de impresión. Establezca Alto en 1 página para forzar que todas las filas tengan una sola longitud de página. La combinación de Ancho en 1 página y Alto establecido en Automático produce resultados que tienen exactamente una página de ancho y tantas páginas de alto como lo requieran los datos.
Escalar para ajustar es conveniente para informes de descripción general, pero puede hacer que el texto sea ilegiblemente pequeño cuando el área de impresión contiene muchas columnas. Un rango con quince columnas escaladas para ajustarse al ancho de una sola página puede mostrar texto en seis o siete puntos, que es legible en la pantalla cuando se hace zoom, pero apenas legible cuando se imprime en papel. Para hojas con gran cantidad de datos, limite el área de impresión a las columnas más esenciales en lugar de escalar un rango excesivamente amplio. Un subconjunto de ocho columnas de los campos más importantes, impreso en tamaño legible, se comunica de manera más efectiva que las quince columnas impresas a escala microscópica.
En la práctica, el porcentaje de escala que se muestra en el campo Escala se actualiza automáticamente a medida que se ajustan las configuraciones de Ancho y Alto. El escalado manual también está disponible y, a menudo, produce mejores resultados que las opciones automáticas. Una configuración manual del 70 por ciento reduce todo el contenido al setenta por ciento de su tamaño original, lo que puede ser suficiente para colocar una columna adicional en cada página sin dificultar la lectura del texto.
Controlar los saltos de página dentro de la salida
Excel inserta automáticamente saltos de página según el tamaño del papel, la configuración de los márgenes y el porcentaje de escala. Estos saltos automáticos pueden dividir una fila de datos en dos páginas o colocar una fila de encabezado de columna en la parte inferior de una página con sus datos correspondientes comenzando en la página siguiente. Utilice Vista previa de salto de página en la pestaña Ver para ver exactamente dónde se producirán los saltos automáticos y arrástrelos a posiciones más lógicas que mantengan juntos los datos relacionados.
Inserte saltos de página del manual donde deberían aparecer los límites de las secciones. Seleccione la fila donde debe comenzar una nueva página, vaya a Diseño de página, Saltos y elija Insertar salto de página. Para informes de varias secciones, coloque saltos de página en cada límite de sección para que cada sección comience en la parte superior de una página nueva. Los saltos de página manuales anulan los saltos automáticos en esas posiciones, lo que brinda un control preciso sobre la paginación.
Desde una perspectiva práctica, en los flujos de trabajo de documentos, para hojas de cálculo con filas de encabezado que deben repetirse en la parte superior de cada página impresa, use la configuración Imprimir títulos en Diseño de página. Establezca Filas para repetir en la parte superior en la fila o filas que contienen encabezados de columna. Las filas de encabezado designadas se imprimen en la parte superior de cada página del resultado PDF, lo que garantiza que los datos de la página siete permanezcan tan claramente etiquetados como los datos de la página uno.
Exportar a PDF con los ajustes configurados
Después de configurar el área de impresión, la escala, los saltos de página y repetir las filas del encabezado, exporte a PDF. Vaya a Archivo, Exportar, Crear documento PDF/XPS. En el cuadro de diálogo de exportación, haga clic en el botón Opciones para revisar todas las configuraciones antes de generar la salida. Confirme que la hoja activa esté seleccionada para exportar, que se respete el área de impresión y que las propiedades del documento y las opciones de cumplimiento de PDF/A estén configuradas según sea necesario.
Haga clic en Publicar y elija un nombre de archivo y una ubicación para guardar el PDF. Excel genera la salida utilizando todas las configuraciones de impresión configuradas. Abra el PDF inmediatamente después de la creación y verifique tres cosas: que aparezcan las filas y columnas correctas en el resultado, que los saltos de página se produzcan en posiciones lógicas que mantienen juntos los datos relacionados y que la escala produzca texto que permanezca legible en tamaño de visualización normal. Si alguna de estas comprobaciones falla, ajuste la configuración correspondiente en Excel y vuelva a exportar.
Exportar rangos de filas y columnas específicos de Excel a PDF transforma una extensa hoja de cálculo multipropósito en un documento enfocado y apropiado para la audiencia. El área de impresión define el alcance del contenido incluido. La configuración de escala controla la presentación visual. El resultado es un PDF que comunica exactamente los datos correctos con el nivel de detalle adecuado para cada destinatario.
Agregar encabezados, pies de página y marcas de tiempo a la salida PDF
El PDF exportado se beneficia de información a nivel de página que proporciona contexto para los datos que contiene. Configure encabezados y pies de página en Excel a través de la pestaña Diseño de página y el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página. Agregue el título del informe al encabezado para que cada página del PDF identifique el documento al que pertenece. Agregue números de página al pie de página en el formato Página 1 de N para que los destinatarios puedan confirmar que han recibido el documento completo. Agregue una marca de tiempo que muestre la fecha y hora de exportación para que los destinatarios sepan exactamente cuándo se tomó la instantánea de los datos.
En términos generales, en los flujos de trabajo de documentos, para los informes distribuidos según un cronograma recurrente, la marca de tiempo es particularmente importante. Un PDF exportado el lunes por la mañana contiene los datos de cierre del viernes. La marca de tiempo comunica esta moneda de datos al destinatario sin requerir un correo electrónico separado o una nota de presentación que explique cuándo se extrajeron los datos. Estandarice el formato de encabezado y pie de página en todos los informes recurrentes para que los destinatarios sepan dónde encontrar el título del documento, el número de página y la marca de tiempo en cada PDF que reciben.
Los encabezados y pies de página configurados en Excel se incluyen en la exportación de PDF y aparecen en cada página del resultado. Añaden un toque profesional a lo que de otro modo sería un volcado de datos sin procesar y proporcionan los metadatos que los destinatarios necesitan para utilizar el documento con confianza.
Manejo de grandes conjuntos de datos que superan el recuento práctico de páginas PDF
Una hoja de cálculo con cincuenta mil filas, incluso cuando se formatea de manera eficiente, puede producir cientos de páginas PDF. A esa escala, un PDF resulta poco práctico para revisar. Considere si el destinatario realmente necesita un PDF en lugar del archivo Excel original. Un PDF es apropiado cuando los datos deben presentarse en un formato fijo y no editable por razones de cumplimiento, legales o de presentación. Cuando el destinatario necesita filtrar, ordenar o analizar los datos, el archivo Excel es el mejor formato.
Para conjuntos de datos muy grandes que deben entregarse como PDF, divida la exportación en secciones lógicas. Exporte el resumen y los totales como un PDF. Exporte cada departamento o categoría como archivos PDF separados con nombres para identificar su contenido. Un conjunto de cinco archivos PDF específicos de veinte páginas es más útil que un solo PDF de cien páginas que abruma al destinatario. Incluya una portada con cada PDF que explique qué subconjunto de datos contiene y cómo obtener el conjunto de datos completo en formato Excel si es necesario.