La impresión de un PDF que ha sido revisado con notas adhesivas, resaltados y comentarios de texto debe incluir esas anotaciones en la página impresa. La configuración de impresión predeterminada en la mayoría de los lectores de PDF suprime las anotaciones, lo que produce una impresión limpia que omite todos los comentarios. Habilitar la impresión PDF Annotation requiere cambiar una configuración en el cuadro de diálogo de impresión, pero la ubicación de esa configuración varía según los lectores de PDF. Tomarse un momento para configurar esta configuración antes de cada trabajo de impresión garantiza que el resultado impreso coincida con lo que ve en la pantalla. Por motivos de accesibilidad, tenga en cuenta que es posible que los comentarios impresos no cumplan con los mismos estándares de accesibilidad que el contenido del documento. El texto del comentario generalmente se imprime en una fuente más pequeña que el texto del cuerpo, y la conexión visual entre un ícono de comentario en la página y su texto en el margen puede ser difícil de seguir para los lectores con discapacidad visual. Si el documento anotado necesita ser completamente accesible cuando se imprima, considere incorporar los comentarios directamente en el texto del documento en lugar de depender de los comentarios impresos.
Conclusiones clave
Las anotaciones de PDF, incluidas notas adhesivas, comentarios de texto, resaltados y marcas de dibujo, se almacenan en una capa separada del contenido de la página. El cuadro de diálogo de impresión tiene una opción "Documento y anotaciones". o "Documentos y Sellos" opción que incluye esta capa. La configuración predeterminada imprime solo el contenido del documento y omite silenciosamente todas las anotaciones. Cambiar esta configuración lleva unos segundos y se aplica a todo el trabajo de impresión.
Habilitar impresión de anotaciones en Adobe Acrobat
La opción de resumen de comentarios también puede exportar comentarios a un archivo PDF separado en lugar de imprimirlos. Esto crea un documento independiente que contiene todos los comentarios con sus referencias de página. El PDF del resumen de comentarios se puede enviar por correo electrónico a los revisores que no tienen acceso al documento original. Pueden leer todos los comentarios sin necesidad del archivo fuente.
Para documentos revisados por varias personas, imprima un resumen de comentarios separado para cada revisor. Esto le brinda a cada revisor una lista enfocada de sus propios comentarios para abordar sin ver los comentarios de otros revisores. El enfoque filtrado es particularmente útil en procesos de revisión formales donde cada revisor es responsable de un aspecto diferente del documento y la retroalimentación entre revisores crea confusión.
Abra el cuadro de diálogo Imprimir con Ctrl+P. En la parte superior del cuadro de diálogo, busque la opción "Comentarios y formularios". menú desplegable. La configuración predeterminada es "Documento". que imprime solo el contenido de la página. Cámbielo a "Documentos y anotaciones". incluir todas las anotaciones en las páginas impresas. Haga clic en Imprimir. Cada nota adhesiva, resaltado, comentario de texto y marca de dibujo aparece en la impresión exactamente como aparece en la pantalla.
Al imprimir un documento con muchos comentarios, la salida impresa puede resultar desordenada porque cada comentario agrega un elemento visual a la página. Ajuste la configuración de visualización de comentarios antes de imprimir. En Acrobat, vaya a Editar, Preferencias, Comentarios y ajuste el panel de comentarios y el comportamiento de las ventanas emergentes. Reducir el tamaño de fuente de los comentarios impresos o cambiar a un formato de visualización de comentarios condensados puede incluir más comentarios en cada página impresa sin sobrecargar el contenido del documento.
La sección "Documento y Marcas" La opción imprime anotaciones en su estado actual. Las notas adhesivas abiertas se imprimen como íconos de nota con el texto de la nota en una leyenda. Las notas adhesivas cerradas se imprimen como pequeños íconos sin el texto de la nota. Para imprimir el texto completo de todas las notas adhesivas, ábralas todas antes de imprimir. En Acrobat, haga clic con el botón derecho en el panel Comentarios y seleccione "Expandir todo". para abrir cada nota adhesiva. Luego imprima con "Documentos y marcas" seleccionado. El texto completo de cada nota aparece en la página impresa. Esto es particularmente importante al imprimir un documento para alguien que necesita leer y responder a todos los comentarios sin acceso al archivo digital.
Imprimir el resumen de comentarios como una página separada
Adobe Acrobat puede imprimir un resumen de comentarios como una página de apéndice junto al documento. En el cuadro de diálogo Imprimir, haga clic en el botón "Resumir comentarios". botón. Aparece un cuadro de diálogo con opciones para imprimir un resumen de comentarios que enumera cada comentario con su número de página, autor, fecha y texto. Elija imprimir el resumen solo o imprimir el documento con el resumen adjunto como última página. El formato de resumen es útil para revisiones legales y regulatorias donde el historial de comentarios debe documentarse como parte del registro.
El resumen del comentario se puede filtrar por autor, tipo o fecha antes de imprimir. Si el documento tiene comentarios de varios revisores, filtre para mostrar solo los comentarios de un revisor específico. Esto produce un resumen enfocado para que el revisor lo aborde sin la distracción de los comentarios de otras personas. Los resúmenes filtrados también son útiles al distribuir comentarios a diferentes equipos responsables de diferentes secciones del documento. Las funciones PDF Printing de WukongPDF admiten la impresión de anotaciones con opciones de resumen configurables, para que los revisores puedan producir impresiones limpias y anotadas directamente desde el navegador.
Imprimir PDF con anotaciones en otros lectores de PDF
Los visores de PDF en dispositivos móviles manejan la impresión de anotaciones de manera diferente que los visores de escritorio. Las opciones de impresión en dispositivos móviles suelen ser más limitadas. Si necesita imprimir un PDF con anotaciones desde un teléfono o tableta, utilice una aplicación de PDF dedicada en lugar del visor integrado. Es más probable que las aplicaciones de PDF dedicadas incluyan la opción de impresión de anotaciones que los visores integrados omiten.
En Foxit Reader, abra el cuadro de diálogo Imprimir y busque la opción "Imprimir qué". menú desplegable. Seleccione "Documento y anotaciones". En PDF-XChange Editor, la opción tiene la etiqueta "Imprimir marcas". y es una casilla de verificación en el cuadro de diálogo Imprimir. En Vista previa en Mac, abra el cuadro de diálogo Imprimir, haga clic en "Mostrar detalles" y haga clic en "Mostrar detalles". y marque "Imprimir anotaciones". En todos los casos, la configuración se encuentra en el cuadro de diálogo Imprimir, no en las preferencias de la aplicación, y debe habilitarse cada vez que imprima. No existe una preferencia persistente por la impresión de anotaciones en la mayoría de los lectores.
Los visores de PDF basados en navegador manejan la impresión de anotaciones de manera inconsistente. El visor de PDF integrado de Chrome no imprime ninguna anotación. PDF.js de Firefox imprime algunos tipos de anotaciones pero no otros. Si la impresión de anotaciones es importante, descargue el PDF y ábralo en un lector dedicado en lugar de imprimir desde el navegador. El paso adicional de descargar y abrir en un lector garantiza una salida de anotaciones consistente.
Si imprime regularmente archivos PDF anotados para reuniones de revisión, considere utilizar el formato de resumen de comentarios en lugar de imprimir las páginas anotadas. El resumen enumera todos los comentarios en un formato de tabla compacto que es más fácil de revisar en una reunión que pasar páginas en busca de íconos de comentarios. Distribuya el documento limpio y el resumen de comentarios como dos folletos separados en lugar de un documento anotado desordenado.
Preguntas frecuentes
¿Las anotaciones manuscritas en tinta agregadas en una tableta se imprimen de la misma manera que las notas adhesivas escritas a máquina? La mayoría de los lectores de PDF tratan las anotaciones manuscritas como marcas de dibujo. Se imprimen cuando la configuración de impresión incluye marcas, pero su apariencia en el papel puede diferir de su apariencia en la pantalla. Los trazos de tinta que se ven suaves en la pantalla de una tableta de alta resolución pueden imprimirse con pixelación visible si la entrada del lápiz se almacenó en una resolución más baja que la salida de la impresora. Realice una prueba de impresión de una página con anotaciones en tinta antes de imprimir el documento completo.
¿Puedo imprimir un PDF para que los comentarios se impriman en los márgenes en lugar de superponerse al contenido de la página? Algunos lectores de PDF admiten un diseño de impresión de 'Comentarios en los márgenes' que mueve todo el texto de los comentarios a márgenes de página ampliados, dejando el contenido del documento sin obstrucciones. Consulte el cuadro de diálogo Imprimir para ver una opción de diseño denominada "Comentarios en los márgenes" o "Área de comentarios separada". Este diseño es más legible que el diseño de superposición predeterminado cuando el documento tiene muchos comentarios.
¿Puedo configurar mi visor de PDF para que siempre imprima anotaciones de forma predeterminada, de modo que no tenga que cambiar la configuración cada vez? La mayoría de los lectores de PDF no ofrecen un valor predeterminado persistente para la impresión de anotaciones. La configuración se restablece a Sólo documento cada vez que abre el cuadro de diálogo Imprimir. Esto tiene como objetivo evitar que los usuarios impriman accidentalmente documentos con comentarios internos visibles. Si necesita imprimir muchos documentos con anotaciones, las herramientas de procesamiento por lotes pueden aplicar la configuración de impresión de anotaciones a varios archivos automáticamente.
¿Puedo imprimir sólo las anotaciones sin el contenido del documento?
La función de resumen de comentarios de Adobe Acrobat puede imprimir una lista de todos los comentarios sin las páginas del documento. Esto es útil para crear un documento de comentarios independiente. El resumen incluye la referencia de la página, el texto del comentario, el autor y la fecha de cada anotación. No muestra el contenido del documento al que hace referencia el comentario, por lo que el destinatario necesita acceso al documento para comprender el contexto de cada comentario.
¿Por qué mis resaltados se imprimen como bloques negros sólidos en lugar de superposiciones transparentes?
Este es un problema con el controlador de la impresora. Algunas impresoras procesan superposiciones de resaltado transparentes como bloques opacos. Cambie la configuración de impresión de "Documentos y anotaciones" a "Documentos y anotaciones". para imprimir el documento únicamente y se omitirán los aspectos destacados. Si necesita que los aspectos destacados aparezcan correctamente, imprima primero en una impresora PDF virtual, que maneja la transparencia correctamente, y luego imprima el PDF resultante en la impresora física.
¿Se imprimen los comentarios si uso la impresora virtual Microsoft Print to PDF?
No. La impresora Microsoft Print to PDF aplana el documento y normalmente omite las anotaciones. Para conservar las anotaciones al crear un PDF a partir de otro PDF, utilice Guardar como en lugar de Imprimir. Guardar como conserva la capa de anotación. Imprimir en PDF crea un nuevo documento sin anotaciones.