Un documento de Word utiliza un conjunto específico de fuentes para tener el aspecto que tiene. Cuando ese documento se convierte a PDF sin incrustar esas fuentes, el PDF depende de que el destinatario tenga las mismas fuentes instaladas. Si no es así, el visor de PDF sustituye diferentes fuentes, cambiando la apariencia del texto, los saltos de línea y, potencialmente, el recuento de páginas. Convertir Word a PDF con todas las fuentes incrustadas hace que el documento sea autónomo. Cada forma de carácter necesaria para mostrar el documento correctamente viaja dentro del archivo PDF. La exportación Word a PDF con incrustación completa de fuentes marca la diferencia entre un PDF que se ve igual en todas partes y uno que se ve diferente en cada computadora.
Cómo funciona la incrustación de fuentes en la exportación de PDF
Cuando Word exporta un documento a PDF con la incrustación de fuentes habilitada, copia los archivos del programa de fuentes en el PDF. Cada fuente utilizada en el documento se incluye en la estructura del archivo PDF como un flujo de fuentes incrustado. El visor de PDF lee estas fuentes incrustadas para representar el texto. El espectador no necesita buscar las fuentes instaladas en el sistema porque las fuentes ya están dentro del documento.
La incrustación de fuentes puede ser completa o en subconjunto. La incrustación completa incluye la fuente completa, cada carácter en cada estilo. Una fuente completamente incrustada agrega el archivo de fuente completo al PDF. La incrustación de subconjuntos incluye solo los caracteres que realmente se utilizan en el documento. Si el documento contiene sólo las letras de la A a la Z en Arial, el subconjunto incluye sólo esos veintiséis caracteres. La incrustación de subconjuntos produce archivos PDF más pequeños, pero puede causar problemas si el PDF se edita posteriormente para agregar caracteres que no estaban en el subconjunto original. La opción de incrustación PDF Fonts afecta tanto al tamaño del archivo como a la capacidad de edición futura.
Configuración de Word para incrustación completa de fuentes
Abra el documento de Word. Vaya a Archivo, luego Opciones. En la sección Guardar, busque la configuración Preservar fidelidad al compartir este documento. Marque la casilla denominada Insertar fuentes en el archivo. Aparecen dos subopciones. Desmarque Insertar solo los caracteres utilizados en el documento para incrustar la fuente completa, no solo el subconjunto. Marque Incrustar fuentes comunes del sistema aunque puedan estar disponibles en el sistema. Esto garantiza que incluso fuentes como Arial y Times New Roman estén integradas, lo cual es importante para la compatibilidad multiplataforma entre Windows y Mac.
Después de configurar estos ajustes, primero guarde el documento de Word. Luego exporte a PDF usando Archivo, Exportar, Crear PDF. La exportación de PDF utiliza la configuración de incrustación de fuentes de las opciones de Guardar. Verifique la incrustación abriendo el PDF resultante y revisando la lista de fuentes. En Adobe Acrobat, vaya a Archivo, Propiedades del documento, Fuentes. Cada fuente debe mostrarse como Incrustada o Subconjunto incrustado. Una fuente que aparece como No incrustada no se incluyó en la exportación. Regrese a Word y confirme la configuración de incrustación. WukongPDF admite la conversión de Word a PDF con incrustación de fuentes al procesar documentos a través de la plataforma basada en navegador.
Manejo de restricciones de licencia de fuentes
No todas las fuentes se pueden incrustar legalmente en un PDF. Los proveedores de fuentes establecen permisos de incrustación en el propio archivo de fuente. Una fuente con permiso de incrustación instalable se puede incrustar completamente. Una fuente con permiso de incrustación editable se puede incrustar como un subconjunto. Una fuente con permiso de incrustación de Impresión y Vista previa no se puede incrustar en absoluto. Word respeta estos permisos. Si una fuente en su documento tiene permisos de incrustación restringidos, Word no la incrustará independientemente de su configuración.
Para comprobar si se puede incrustar una fuente, abra las propiedades del archivo de fuente en Windows. Haga clic derecho en el archivo de fuente, elija Propiedades y mire la pestaña Detalles. El campo Incrustabilidad de fuentes muestra el nivel de permiso. Si no se puede incrustar una fuente crítica, tiene dos opciones. Compre una versión de la fuente con derechos de incrustación más amplios del proveedor de fuentes. O reemplace la fuente del documento con una fuente similar que permita la incrustación. El resultado visual de PDF Export puede diferir ligeramente con una fuente de reemplazo, pero el documento será independiente.
Verificación de la incrustación de fuentes en todas las plataformas
Un PDF creado en Windows con fuentes integradas debería mostrarse idénticamente en Mac, Linux, iOS y Android. Pruebe esto abriendo el PDF en al menos un dispositivo desde una plataforma diferente a aquella en la que se creó. Compruebe que todo el texto se muestre correctamente, sin sustituciones de fuentes. Compruebe que los caracteres especiales, los símbolos y las escrituras no latinas se representen correctamente.
Preste especial atención a las fuentes que comparten nombres entre plataformas pero que tienen diseños ligeramente diferentes. Arial en Windows y Arial en Mac son similares pero no idénticos. Si el PDF se basa en el sistema Arial en lugar del Arial incrustado, la apariencia del texto cambia sutilmente. La incrustación completa de fuentes elimina esta ambigüedad. La fuente incrustada es la versión definitiva.
Solución de problemas de caracteres que faltan después de la exportación
Si el PDF muestra cuadrados en blanco o caracteres incorrectos donde deberían aparecer símbolos específicos, el subconjunto de fuentes incrustadas no incluía esos caracteres. Este es el modo de falla más común en la incrustación de subconjuntos. El documento original usaba un símbolo que no estaba incluido en el subconjunto, quizás un carácter que se agregó en una edición posterior después de que se configuraron los ajustes iniciales de exportación de PDF.
Vuelva a exportar el PDF con la fuente completa incrustada en lugar de la incrustación de subconjuntos. El tamaño de archivo más grande de la incrustación completa es un pequeño precio a pagar por una representación correcta garantizada. Si le preocupa el tamaño del archivo, identifique los caracteres específicos que faltan y confirme que estén presentes en el subconjunto incrustado antes de la distribución.
Incrustar todas las fuentes en una conversión de Word a PDF es un cambio de configuración único que mejora permanentemente cada PDF que crea. Los archivos serán un poco más grandes, pero se mostrarán correctamente en todas partes, en todos los dispositivos y para todos los destinatarios.
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