Pasaste una hora seleccionando las fuentes perfectas para tu documento de Word. Los títulos están escritos en un limpio sans-serif. El texto del cuerpo es una serif legible. Los subtítulos utilizan un tipo de letra condensado distintivo. Exportas a PDF, abres el resultado y las fuentes cuidadosamente elegidas han sido reemplazadas. Los títulos ahora están en Calibri. El cuerpo del texto es Times New Roman. Los títulos no se parecen en nada a lo que diseñaste. El PDF convirtió sus opciones de fuente en sustitutos genéricos y el documento parece un borrador en lugar de una pieza terminada.
La fidelidad de la fuente durante la conversión de Word a PDF se controla mediante una única configuración: incrustación de fuente. Cuando las fuentes están incrustadas, el PDF lleva una copia de cada forma de carácter utilizada en el documento. Cuando las fuentes no están incrustadas, el PDF hace referencia a la fuente por su nombre y depende del sistema operativo del visor para proporcionar una fuente coincidente. Si el visor no tiene la fuente instalada, la sustituye por la más cercana disponible. Esta sustitución es la razón por la cual su documento se ve diferente en la computadora de otra persona que en la suya.
Por qué la incrustación de fuentes no siempre es automática
Word no incorpora todas las fuentes de forma predeterminada por dos motivos. Primero, el tamaño del archivo. Las fuentes incrustadas agregan los datos de la fuente al PDF, lo que puede aumentar significativamente el tamaño del archivo para familias de fuentes grandes con muchas variantes de caracteres. Un documento que utilice una fuente OpenType completa con miles de glifos podría agregar de 2 a 5 MB de datos de fuentes incrustados al PDF. En segundo lugar, restricciones de licencia. Algunas fuentes comerciales tienen restricciones de incrustación en sus licencias que impiden que los datos de la fuente se incluyan en un PDF. Word respeta estas marcas de licencia y no incrustará una fuente que su licencia prohíba incrustar.
Puede comprobar si una fuente permite la incrustación observando sus propiedades. En Windows, abra la carpeta Fuentes en el Panel de control, haga clic derecho en el archivo de fuente y seleccione Propiedades. Busque el campo Incrustabilidad de fuentes. Si dice "Instalable" o "Editable" la fuente se puede incrustar en un PDF sin restricciones. Si dice "Vista previa/Imprimir" o "Restringido" Word no lo incrustará. Si dice algo más, Word puede incrustar sólo un subconjunto de los caracteres realmente utilizados en el documento, lo que suele ser suficiente pero puede causar problemas si alguien intenta editar el texto PDF más adelante.
Cómo forzar la incrustación de fuentes en la configuración de exportación de Word a PDF
En Microsoft Word, la configuración de incrustación de fuentes está oculta en las opciones de exportación de PDF. Vaya a Archivo, Guardar como y elija PDF en el menú desplegable de tipo de archivo. Antes de hacer clic en Guardar, haga clic en el botón Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones, en la sección "Incluir información no imprimible" marque la casilla denominada "Cumple con ISO 19005-1 (PDF/A)". Esto obliga a Word a incrustar todas las fuentes utilizadas en el documento. La compatibilidad con PDF/A requiere la incrustación de fuentes, por lo que seleccionar esta opción garantiza que todos los caracteres de la fuente se incluyan en el archivo de salida.
Hay una compensación. La compatibilidad con PDF/A también desactiva algunas funciones interactivas como JavaScript y los hipervínculos externos. Si su documento se basa en esas características, no utilice la opción PDF/A. En su lugar, confíe en el comportamiento de incrustación de fuentes predeterminado, que incrusta fuentes TrueType y OpenType cuando su licencia lo permite, y verifique manualmente que las fuentes personalizadas que haya comprado o descargado sean compatibles con la incrustación antes de diseñar su documento en torno a ellas. Una fuente que no se puede incrustar no debe ser el tipo de letra principal en un documento destinado a la distribución PDF. Elija una alternativa integrable.
Verificar que las fuentes sobrevivieron a la exportación
Después de exportar a PDF, abra el archivo y verifique las fuentes. En Adobe Acrobat, vaya a Archivo, Propiedades y seleccione la pestaña Fuentes. La lista muestra todas las fuentes a las que se hace referencia en el documento. Junto al nombre de cada fuente, busque el texto "Incrustado" o "Subconjunto integrado". "Integrado" significa que se incluye la fuente completa. "Subconjunto integrado" significa que sólo se incluyen los caracteres realmente utilizados en el documento, lo que suele ser suficiente. Si una fuente no muestra ninguna etiqueta, no está incrustada. El PDF hace referencia a él por su nombre y depende del visor para proporcionarlo. Esta es la fuente que será sustituida en los ordenadores que no la tengan instalada.
La pestaña Fuentes también muestra la codificación de cada fuente. Si una fuente muestra una codificación personalizada en lugar de Identity-H, es posible que la fuente no se muestre correctamente en todos los sistemas. Identity-H es la codificación estándar para archivos PDF modernos e indica que la fuente utiliza la asignación de caracteres Unicode estándar. Las codificaciones personalizadas pueden hacer que los caracteres aparezcan como glifos diferentes en diferentes sistemas porque la asignación entre códigos de caracteres y glifos no está estandarizada.
En la herramienta PDF Export de WukongPDF, la verificación de incrustación de fuentes está integrada en la vista previa de exportación. Después de cargar un documento de Word y convertirlo, la vista previa muestra un informe de fuentes que enumera cada fuente en el resultado y su estado de incrustación. Las fuentes marcadas como no incrustadas se pueden solucionar antes de finalizar la exportación ajustando la configuración de conversión o reemplazando las fuentes problemáticas en el documento de origen.
Usar fuentes estándar como estrategia de compatibilidad universal
La forma más segura de evitar problemas de fuentes en los archivos PDF es utilizar fuentes que estén instaladas prácticamente en todas las computadoras. Se garantiza que las fuentes PDF base 14 estarán disponibles en todos los visores de PDF: Times New Roman, Helvetica, Courier y Symbol en sus variantes regular, negrita, cursiva y negrita-cursiva. Un documento configurado íntegramente con estas fuentes se mostrará de manera idéntica en todos los dispositivos sin necesidad de incrustar fuentes. La desventaja es la variedad tipográfica limitada. Estas son fuentes de trabajo, no opciones de diseño avanzado, pero para documentos donde la representación confiable importa más que la distinción visual, son la opción más segura disponible.
Para documentos que necesitan más personalidad tipográfica, elija fuentes de la biblioteca de Google Fonts. Las fuentes de Google son de código abierto y no tienen restricciones de inserción. Se pueden incrustar libremente en cualquier PDF. Un documento diseñado con Google Fonts como Open Sans, Lora o Montserrat se puede exportar con incrustación completa de fuentes, lo que garantiza una representación consistente y ofrece mucha más flexibilidad de diseño que la base 14. Las Fuentes PDF que elijas definen la identidad visual del documento. La elección de fuentes incrustables garantiza que la identidad sobreviva al viaje desde su computadora hasta cada destinatario.
Un paso práctico para solucionar problemas cuando una fuente específica se niega a incrustarse: abra la carpeta Fuentes en el Panel de control de Windows o la aplicación Libro de fuentes en Mac, busque la fuente problemática y verifique sus propiedades. Algunas fuentes tienen un botón "Vista previa/Imprimir". bandera de incrustación establecida por el diseñador de fuentes. Este indicador indica a las aplicaciones que la fuente se puede utilizar para visualización en pantalla e impresión en la máquina del creador, pero no se puede incrustar en un documento para su distribución. Si una fuente tiene esta bandera y la necesitas en un PDF, tienes tres opciones. Comuníquese con la fundición de fuentes para obtener una licencia que permita la incrustación, generalmente una licencia de escritorio comercial en lugar de una licencia de uso personal. Sustituya una fuente incrustable que sea visualmente similar, como usar Adobe Garamond Pro en lugar de una variante restringida de Garamond. O convierta el texto usando esa fuente en contornos en un programa de edición de vectores, que integra las formas de las letras en el PDF como rutas en lugar de texto, preservando la apariencia visual a costa de hacer que el texto no se pueda buscar ni seleccionar. La ruta de conversión del esquema es apropiada para logotipos y títulos cortos. No es práctico para el cuerpo del texto porque hace que el texto sea inaccesible para los lectores de pantalla y de búsqueda.