Los comentarios en un documento de Word capturan la discusión, los comentarios y las decisiones que dieron forma al texto final. Cuando ese documento se exporta a PDF, esos comentarios deben viajar con él para que los lectores puedan ver no sólo lo que se escribió sino también lo que se debatió, cuestionó y resolvió. La exportación estándar Word a PDF incluye comentarios de forma predeterminada en las versiones más recientes de Microsoft Word, pero el comportamiento exacto depende de la configuración de exportación, la versión de Word y si los comentarios se resolvieron o aún están activos. Saber qué configuraciones verificar antes de exportar garantiza que los comentarios aparezcan en el PDF exactamente como se esperaba.
Cómo maneja Word los comentarios durante la exportación de PDF
Microsoft Word 365 y Word 2021 incluyen una configuración dedicada para la visibilidad de comentarios en las exportaciones de PDF. Cuando va a Archivo, Exportar y elige Crear PDF, el cuadro de diálogo Opciones contiene una casilla de verificación denominada Documento que muestra el marcado en la sección Incluir información no imprimible. Al marcar esta casilla, se le indica a Word que incluya comentarios, seguimiento de cambios y cualquier otra marca en la salida del PDF. Los comentarios aparecen en el margen del PDF, colocados de manera similar a como aparecen en el documento de Word, con el texto del comentario y el nombre del autor visibles.
Los comentarios resueltos se comportan de manera diferente a los comentarios activos durante la exportación de PDF. Un comentario resuelto en Word es un hilo de comentarios que se ha marcado como abordado pero no eliminado. De forma predeterminada, Word no incluye comentarios resueltos en el PDF porque se consideran cerrados y ya no son relevantes para el contenido del documento. Si necesita que los comentarios resueltos aparezcan en el PDF, debe volver a abrirlos en Word antes de exportarlos. Haga clic en el comentario, elija Reabrir y el hilo volverá al estado activo. Después de volver a abrir todos los comentarios que desea incluir, ejecute la exportación de PDF con la opción Documento que muestra marcado habilitada.
Exportar con comentarios en Mac vs Windows
Word para Mac maneja la exportación de comentarios de forma ligeramente diferente a Word para Windows. En Mac, el cuadro de diálogo de exportación de PDF ofrece una casilla de verificación similar para Mostrar marcas, pero la representación de comentarios en el PDF resultante a veces los coloca en una página separada al final del documento en lugar de en el margen al lado del texto relevante. Esto sucede porque el proceso de procesamiento de PDF de Mac utiliza el motor Apple Quartz PDF, que interpreta la posición de los comentarios de manera diferente que el procesador de PDF basado en GDI de Windows.
Para evitar que se muestren comentarios en páginas separadas en Mac, use el comando Guardar como en lugar de Exportar. Elija Archivo, Guardar como y seleccione PDF en el menú desplegable de formato. En el cuadro de diálogo de guardar, haga clic en el botón Opciones y confirme que el Documento que muestra el marcado esté marcado. La ruta Guardar como a menudo produce una ubicación de comentarios más fiel en Mac porque utiliza una ruta de código de representación diferente a la del comando Exportar. Si los comentarios aún se muestran en una página separada después de intentar Exportar y Guardar como, abra el PDF resultante en una herramienta Anotación de PDF y use las funciones de comentarios o anotaciones para reposicionarlos manualmente junto a los bloques de texto relevantes.
Preservar el formato de los comentarios y la información del autor
Los comentarios en Word contienen metadatos que deberían aparecer en el PDF: el nombre del autor, la fecha y hora en que se creó el comentario y cualquier respuesta en un hilo de comentarios. Estos metadatos se conservan durante la exportación de PDF cuando las opciones Propiedades del documento y Etiquetas de estructura del documento también están habilitadas en el cuadro de diálogo de exportación. El nombre del autor que se muestra en el PDF proviene de la configuración de Nombre de usuario en Word, no de los metadatos del autor del documento. Si los comentarios en el documento muestran nombres genéricos como Autor o Usuario de Windows, el PDF mostrará esos mismos nombres.
Para estandarizar los nombres de los autores antes de la exportación, cambie el nombre de usuario en Word. En Windows, vaya a Archivo, Opciones y, en la sección General, actualice el campo Nombre de usuario. En Mac, vaya a Word, Preferencias y, en Configuración personal, actualice el Nombre de usuario. Este cambio afecta los comentarios creados en el futuro. Los comentarios existentes conservan el nombre del autor que estaba activo cuando se crearon. Para actualizar los nombres de los autores en comentarios existentes, debe editar cada comentario individualmente o usar una macro que recorra todos los comentarios y actualice la propiedad del autor.
Incluir comentarios en un PDF sin el desorden de marcas
Un PDF con todos los comentarios y cambios visibles puede resultar visualmente abrumador, especialmente para un documento que pasó por múltiples ciclos de revisión. Cuando la audiencia necesita ver los comentarios pero no necesita el desorden completo de los cambios rastreados, acepte todos los cambios rastreados antes de exportar y deje solo los comentarios visibles. En Word, haga clic en la pestaña Revisar, abra el menú desplegable Aceptar y elija Aceptar todos los cambios y detener el seguimiento. El texto del documento ahora está limpio y definitivo. Luego, exporte a PDF con el documento que muestra el marcado habilitado y solo los comentarios, no los cambios rastreados, aparecerán en el resultado.
Este enfoque selectivo produce una Exportación PDF más limpia que centra la atención del lector en el comentario sin el ruido visual del texto tachado, los subrayados de inserción y los indicadores de cambio de formato. Es particularmente apropiado para entregables finales donde la discusión sobre la toma de decisiones sigue siendo relevante pero la mecánica editorial de cómo evolucionó el texto no lo es.
Uso de una herramienta PDF cuando las opciones de exportación de Word son insuficientes
Cuando la exportación de comentarios integrada de Word no produce el resultado deseado, una herramienta PDF dedicada puede agregar la funcionalidad de comentarios después del hecho. Exporte el documento de Word a PDF sin comentarios para crear un archivo base limpio. Luego utilice un editor de PDF que admita herramientas de comentarios y anotaciones para agregar los puntos de discusión directamente al PDF. Este enfoque le brinda un control preciso sobre la ubicación, el formato y la visibilidad de los comentarios, a costa de requerir la transcripción manual de los comentarios de Word al PDF.
Para documentos donde los comentarios son extensos, este enfoque manual rápidamente se vuelve poco práctico. Herramientas como WukongPDF proporcionan Exportación de PDF y funcionalidad de anotaciones en una sola plataforma, lo que le permite convertir el documento de Word a PDF y luego agregar, editar y colocar anotaciones directamente en el navegador. El flujo de trabajo de dos pasos de exportar primero un PDF limpio y luego agregar anotaciones selectivamente produce un resultado más pulido que esperar que la configuración de exportación de Word produzca exactamente la representación de comentarios correcta.
Verificación de comentarios en el PDF antes de la distribución
Después de exportar el documento de Word a PDF con los comentarios habilitados, abra el PDF en al menos dos visores diferentes. Adobe Acrobat Reader muestra comentarios en un panel de comentarios dedicado en el lado derecho de la ventana. Los visores de PDF basados en navegador pueden mostrar los comentarios de forma diferente, a veces como pequeños iconos de burbujas de discurso en los que se debe hacer clic para revelar el texto. Las aplicaciones PDF móviles tienen sus propias convenciones de visualización de comentarios. Verifique que los comentarios sean visibles, legibles y estén asociados correctamente con el texto relevante en cada entorno de visualización que sus destinatarios probablemente utilicen.
Desplácese por cada página y confirme que todos los comentarios esperados estén presentes. Un problema común de exportación es que los comentarios en la última página de una sección o en el contenido dentro de cuadros de texto y objetos flotantes no se representan en el PDF. Verifique estas ubicaciones específicamente. Si faltan comentarios, regrese a Word y verifique que los comentarios estén activos, no resueltos y que la opción Documento que muestra marcas esté habilitada para la exportación.
Manejo de comentarios en documentos colaborativos con seguimiento de cambios
Los documentos que han pasado por varias rondas de revisión a menudo contienen comentarios y seguimiento de cambios simultáneamente. La densidad visual del texto tachado en rojo, los subrayados de inserción azules y los globos de comentarios en el margen pueden abrumar al lector que intenta comprender el estado actual del documento. Antes de exportar a PDF con comentarios visibles, considere aceptar todos los cambios rastreados solo de formato y dejar activos los cambios sustanciales de contenido y los comentarios.
Las opciones de filtro de Word en la pestaña Revisar le permiten mostrar u ocultar tipos específicos de marcas. Haga clic en Mostrar marcado y desmarque Formato para ocultar los indicadores de cambio de estilo, espaciado y fuente. Desmarque Inserciones y eliminaciones para centrarse solo en los comentarios. Estos filtros se aplican a la exportación de PDF cuando el Documento que muestra marcas está habilitado, por lo que puede controlar la densidad visual de la salida sin aceptar y rechazar cambios individuales manualmente.
Al exportar un documento que contiene comentarios de varios revisores, es posible que el código de color de los comentarios que distingue a los revisores en Word no se transfiera al PDF. Verifique el resultado en PDF para confirmar que cada comentario sea claramente atribuible a su autor, ya sea a través del nombre del autor que se muestra en el comentario o mediante una combinación de colores consistente. Si se pierde el código de colores, considere agregar las iniciales del revisor al comienzo de cada comentario antes de exportarlo.
Un último consejo para documentos con hilos de comentarios extensos: exporte el PDF en dos versiones. Una versión incluye todos los comentarios para el equipo de revisión interna. La otra versión es una exportación limpia sin comentarios para distribución externa. Este enfoque de exportación dual mantiene el historial de debates accesible para quienes lo necesitan y, al mismo tiempo, presenta un documento limpio y profesional a los lectores externos.
Cuando el documento forma parte de un paquete de informes más grande que incluye varios archivos PDF, combine las versiones comentada y limpia utilizando una herramienta de combinación de PDF después de la exportación en lugar de intentar administrar la visibilidad de los comentarios durante el proceso de combinación.