Guardar correos electrónicos como PDF crea registros permanentes y portátiles que existen independientemente de cualquier plataforma de correo electrónico. Útil para preservar correspondencia importante, crear rastros en papel con fines legales o de cumplimiento, compartir hilos de correo electrónico con personas que no estaban en ellos o simplemente archivar comunicaciones antes de cambiar de proveedor de correo electrónico. El proceso es sencillo en todos los principales clientes de correo electrónico.
Por qué PDF funciona bien para archivar correos electrónicos
Los formatos de correo electrónico (.eml, .msg) requieren clientes de correo electrónico específicos para abrirse y mostrarse correctamente. Es posible que un archivo .msg de Outlook no se abra en Gmail y viceversa. Se abre un PDF Archive del mismo correo electrónico en cualquier visor de PDF en cualquier dispositivo, ahora y dentro de veinte años, sin depender de ninguna plataforma de correo electrónico que permanezca operativa ni de que su cuenta permanezca activa.
PDF también captura la apariencia visual del correo electrónico (formato, imágenes en línea, firmas) de una manera que las exportaciones de texto sin formato no lo hacen. Para fines legales, un PDF que muestre el correo electrónico completo tal como apareció es más útil como prueba que el texto extraído. Y los PDFs se pueden firmar o certificar digitalmente, agregando una capa de integridad que confirma que el contenido del correo electrónico no ha sido alterado desde que se creó el PDF.
Guardar correos electrónicos como PDF desde Gmail
La función de impresión de Gmail es la ruta más sencilla:
- Abrir el correo electrónico en Gmail
- Haga clic en el menú de tres puntos en la parte superior derecha del correo electrónico y elija Imprimir
- En el cuadro de diálogo de impresión, cambie la impresora a Guardar como PDF o Microsoft Print a PDF
- Haga clic en Guardar y elija una ubicación y un nombre de archivo.
Para un hilo de correo electrónico completo, Gmail imprime la conversación completa en un PDF. Para un solo mensaje en un hilo, haga clic en el ícono de expandir en ese mensaje antes de imprimirlo para asegurarse de que solo ese mensaje esté a la vista.
Guardar correos electrónicos como PDF desde Outlook
Microsoft Outlook tiene una opción directa para guardar PDF:
- Abra el correo electrónico en Outlook
- Vaya a Archivo > Imprimir
- Seleccione Microsoft Print to PDF como impresora
- Haga clic en Imprimir, asigne un nombre al archivo y guárdelo.
Outlook también admite guardar directamente como PDF: Archivo > Guardar como, luego elija PDF en el menú desplegable de tipo de archivo. A veces, esto produce un resultado más limpio que el método de impresión, preservando más formato y metadatos del correo electrónico en la salida.
Guardar correos electrónicos de Apple Mail
En Mac, Apple Mail utiliza el cuadro de diálogo de impresión del sistema que incluye una opción PDF:
- Abra el correo electrónico en Mail y presione Cmd+P
- En el cuadro de diálogo de impresión, haga clic en el menú desplegable PDF en la esquina inferior izquierda.
- Elija Guardar como PDF, asigne un nombre al archivo y guárdelo.
Qué sucede con los archivos adjuntos de correo electrónico
Al guardar un correo electrónico como PDF, se captura el cuerpo del correo electrónico (el texto, las imágenes en línea y el formato), pero no los archivos adjuntos. Un correo electrónico con un contrato adjunto genera un PDF del texto del correo electrónico que muestra que se adjuntó un contrato, pero el archivo del contrato en sí no está en el PDF.
Para obtener un registro completo, guarde el correo electrónico como PDF y guarde los archivos adjuntos por separado. Luego Fusione PDF el correo electrónico PDF con los PDF adjuntos para crear un único archivo completo: el correo electrónico seguido inmediatamente de sus archivos adjuntos, todo en un solo documento. Esto es particularmente útil para el archivado legal y de cumplimiento, donde es necesario conservar en conjunto el paquete de comunicación completo.
Nombrar correos electrónicos PDF para lograr una localización a largo plazo
Los clientes de correo electrónico a menudo sugieren la línea de asunto del correo electrónico como el nombre del archivo, lo cual suele ser razonable pero se beneficia al agregar la fecha. Un nombre de archivo como "2024-03-15_ContractApproval_AcmeCorp.pdf" ordena cronológicamente, identifica el contenido e incluye la contraparte: todo lo que necesitas para encontrarlo meses después sin abrirlo. Aplique PDF Compresión si el correo electrónico PDF es grande (las imágenes en línea hacen que algunos correos electrónicos sean pesados) antes de archivarlo en su archivo.