Qué significa aplanar un formulario PDF y por qué debería hacerlo
Al aplanar un documento PDF Forms se fusionan los campos del formulario que se pueden completar en el contenido de la página, lo que convierte los datos ingresados en una parte permanente del PDF. Después de aplanarlos, los campos del formulario ya no son interactivos. Los datos que ingresó no se pueden cambiar. Las casillas de verificación están bloqueadas en su estado seleccionado. El campo de firma pasa a formar parte de la imagen de la página.
El aplanamiento tiene dos propósitos principales. Primero, finaliza el documento. Un formulario aplanado muestra exactamente lo que se envió, sin posibilidad de modificación posterior. El destinatario ve el formulario completado como un documento estático, no como un formulario editable donde se pueden cambiar los datos. En segundo lugar, el aplanamiento garantiza que los datos del formulario se muestren correctamente en todos los visores de PDF. Algunos visores de PDF no admiten campos de formulario interactivos y los muestran como cuadros vacíos incluso cuando se han ingresado datos. El aplanamiento garantiza que los datos sean visibles en todas partes.
El aspecto PDF Security del aplanamiento evita la manipulación de los datos del formulario completado. Se puede abrir un formulario desacoplado en cualquier editor de PDF y se pueden modificar los campos del formulario. Un formulario aplanado no tiene campos editables. Los datos son tan permanentes como la página impresa. Para documentos legales, formularios financieros y solicitudes, el aplanamiento una vez completados es una práctica estándar.
Las herramientas PDF Editor para aplanar van desde funciones de aplanamiento dedicadas en aplicaciones profesionales de PDF hasta el método de impresión a PDF que aplana como efecto secundario de la creación de un nuevo PDF.
Cómo aplanar un formulario PDF usando Adobe Acrobat y otras herramientas
Adobe Acrobat Pro incluye una función de aplanamiento dedicada. Abra el formulario completo, vaya al menú Herramientas y seleccione Producción de impresión. Elija Vista previa del aplanador y aplique el aplanamiento. Acrobat combina todos los campos de formulario, anotaciones y capas en el contenido de la página. Guarde el documento aplanado con un nuevo nombre de archivo.
Adobe Acrobat Reader, la versión gratuita, no incluye una función de aplanamiento directo, pero el método de impresión a PDF logra el mismo resultado. Abra el formulario completo en Acrobat Reader, vaya a Archivo, Imprimir, seleccione Adobe PDF o Microsoft Print to PDF como impresora e imprima. El PDF resultante tiene todos los campos del formulario aplanados. Este método funciona para cualquier PDF que se pueda abrir e imprimir.
La herramienta de aplanamiento basada en navegador de WukongPDF procesa formularios PDF y produce resultados aplanados. Cargue el formulario completo, ejecute la operación de aplanamiento y descargue el documento finalizado. El enfoque basado en navegador funciona en cualquier sistema operativo sin instalar software.
Algunos editores de PDF ofrecen una opción de aplanamiento selectivo que le permite aplanar campos de formulario específicos mientras mantiene otros interactivos. Esto es útil para formularios en los que algunos campos deben permanecer editables para el siguiente destinatario, mientras que otros campos deben bloquearse después de su entrada.
Acoplamiento de un formulario PDF en Mac y iPhone
En Mac, Vista previa puede aplanar formularios PDF mediante el método de impresión a PDF. Abra el formulario completo en Vista previa, vaya a Archivo, Imprimir, haga clic en el botón PDF en la esquina inferior izquierda y seleccione Guardar como PDF. El PDF resultante se aplana. Este método funciona para cualquier formulario PDF que la Vista previa pueda abrir y mostrar correctamente.
PDF Expert en Mac incluye un comando Aplanar en sus herramientas de formulario. Abra el formulario, complete los campos y seleccione Aplanar en el menú del formulario. La operación se completa en un solo paso y no requiere la solución alternativa de impresión.
En iPhone, las herramientas de marcado integradas no incluyen la función de aplanar. Para aplanar un formulario PDF en iPhone, abra el formulario completo en la aplicación Archivos o en cualquier visor de PDF, use la hoja compartida para imprimir, pellizca hacia afuera en la vista previa de impresión y guárdelo como un nuevo PDF. El nuevo PDF está aplanado. Este método funciona pero requiere varios pasos.
Las aplicaciones de PDF de terceros para iPhone, incluidas Adobe Acrobat Reader y PDF Expert, ofrecen funciones de aplanamiento directo en sus versiones pagas. Para los usuarios de iPhone que completan y finalizan formularios PDF con regularidad, una de estas aplicaciones simplifica el flujo de trabajo de aplanamiento.
Antes de aplanar, verifique que todos los campos del formulario estén completados correctamente. El aplanamiento es irreversible. Una vez que el formulario se aplana, los datos no se pueden cambiar a través de los campos del formulario. Haga una copia del formulario sin completar o parcialmente completado si necesita conservar la capacidad de editar.
Verificar que el formulario aplanado esté completo y correcto
Después de aplanar, abra el PDF aplanado y verifique que todos los datos del formulario estén visibles y colocados correctamente. Compruebe que los campos de texto muestren el texto ingresado completo, sin truncamiento en los límites del campo. Compruebe que las casillas de verificación y los botones de opción muestren las selecciones correctas. Verifique que los campos de firma muestren las firmas aplicadas.
Desplácese por cada página del documento aplanado. El proceso de aplanamiento no debe cambiar el diseño de la página ni la apariencia del contenido sin formato. El texto, las imágenes y el formato fuera de los campos del formulario no deben modificarse.
Imprima una página de prueba si el formulario aplanado se enviará en papel. La salida impresa debe coincidir con la visualización en pantalla. Los datos del formulario que se ven correctos en la pantalla pueden imprimirse de manera diferente si el proceso de aplanamiento cambió el color o la posición del contenido del campo del formulario.
Guarde el documento aplanado con un nombre de archivo que lo distinga del formulario rellenable original. Un nombre de archivo como Aplicación-Completada-Aplanada.pdf indica tanto el contenido como el estado de procesamiento. Conserve el formulario rellenable original hasta que haya confirmado que la versión simplificada es correcta y ha sido aceptada por el destinatario.
El aplanamiento es una práctica estándar en industrias que procesan formularios a escala. Los reclamos de seguros, las solicitudes de préstamos, los formularios de beneficios gubernamentales y los formularios de admisión médica se completan digitalmente y se aplanan antes de ingresar al sistema de procesamiento. El formulario aplanado se convierte en el registro oficial de lo que se presentó.
Algunos formularios requieren aplanarse antes de cargarlos en un portal de documentos o sistema de envío. El sistema puede rechazar formularios con campos activos porque el contenido interactivo presenta un riesgo de seguridad. Aplanar antes de cargar garantiza la aceptación.
Después de aplanar un lote de formularios, organícelos con nombres de archivo descriptivos que incluyan el tipo de formulario, el nombre del remitente y la fecha. Una convención de nomenclatura coherente facilita la localización de un formulario específico entre cientos de envíos simplificados.
El formulario aplanado conserva la apariencia visual del formulario rellenable original pero pierde los campos del formulario interactivo. El formulario ya no se puede completar digitalmente. Sólo se puede imprimir y rellenar a mano. Este es el resultado deseado cuando desea que el formulario sirva como un registro final en lugar de un documento de entrada de datos continuo.
Algunas organizaciones exigen que los formularios enviados se aplanen para evitar su manipulación. El aplanamiento proporciona la seguridad de que los datos recibidos son los datos que se enviaron, sin modificaciones posteriores al envío. Este requisito es común en adquisiciones gubernamentales, presentaciones legales y servicios financieros.
Después de aplanar un formulario, no quedan elementos interactivos. JavaScript, los cálculos de formularios y las validaciones de campos ya no funcionan. El formulario es un documento estático. Esta pérdida de interactividad es permanente e irreversible.
Para los formularios procesados por sistemas de documentos automatizados, el aplanamiento garantiza que los datos se capturen en un formato que el sistema pueda manejar. Es posible que los sistemas automatizados no procesen correctamente los campos de formulario interactivo y los lean como vacíos incluso cuando estén llenos. El aplanamiento elimina este problema de procesamiento.
El método de aplanamiento de impresión a PDF funciona universalmente porque depende del sistema de impresión del sistema operativo en lugar de una función específica de la aplicación PDF. Cualquier PDF que se pueda imprimir se puede aplanar con este método.
Aplanar un formulario es el último paso antes de enviarlo a la mayoría de los portales en línea y sistemas de gestión de documentos. Se acepta el formato aplanado porque no contiene contenido activo que pueda suponer un riesgo de seguridad para el sistema receptor.
Para formularios con varias páginas, el acoplamiento se aplica a todas las páginas o a un rango de páginas seleccionado. Puede aplanar solo la página de firma y dejar otras páginas con campos activos si el flujo de trabajo requiere una edición continua en esas páginas.
Antes de aplanar, elimine los datos o metadatos ocultos del formulario que no deberían estar en el documento final. Algunos editores de PDF pueden eliminar metadatos y contenido oculto como parte del proceso de aplanamiento o desinfección.
El proceso de aplanamiento también desactiva cualquier JavaScript que estuviera incrustado en el formulario para realizar cálculos o validación. Después de aplanarlo, el formulario es un documento estático sin código ejecutable.
Al preparar un lote de formularios para aplanarlos, procéselos en grupos organizados por tipo de formulario o fecha de envío. Esta organización facilita la verificación de que todos los formularios de un lote se hayan procesado correctamente.
Los formularios aplanados también tienen un tamaño de archivo más pequeño que sus contrapartes rellenables porque los datos del campo interactivo y JavaScript se eliminan durante el proceso de aplanamiento, lo que hace que el documento sea más eficiente para almacenar y compartir.
Para los formularios enviados a agencias gubernamentales o instituciones financieras, el aplanamiento suele ser un paso requerido especificado en las instrucciones de envío para garantizar que los datos del formulario no puedan modificarse después del envío.
Para las organizaciones que procesan miles de formularios mensualmente, el aplanamiento automatizado mediante scripts o herramientas de procesamiento por lotes ahorra un tiempo enorme en comparación con aplanar cada formulario individualmente. El enfoque por lotes garantiza un procesamiento coherente en todos los documentos.
El aplanamiento es el paso final de garantía de calidad antes del envío del documento, lo que confirma que los datos del formulario están permanentemente comprometidos en el documento y nadie que maneje el archivo no puede cambiarlos después de que deje su control.